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      試析如何精細化管理養(yǎng)老保險業(yè)務檔案

      2018-03-28 00:48:06靳美榮
      陜西檔案 2018年1期
      關鍵詞:經辦養(yǎng)老保險精細化

      文/靳美榮

      如何精細化管理養(yǎng)老保險業(yè)務檔案,需要從制度、人員、技術、考核、安全、利用等方面制定專業(yè)性、規(guī)范性、科學性的管理措施,從而全面提高養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理質量和水平,增強養(yǎng)老保險業(yè)務檔案服務質量。

      精細化管理是建立在常規(guī)管理的基礎上,并將常規(guī)管理引向深入的管理模式和基本思想,是基于專業(yè)化、規(guī)范化和科學化的原則,并借助信息化等技術所開展的管理手段。精細化管理養(yǎng)老保險檔案,不僅能夠拓展養(yǎng)老保險業(yè)務檔案利用渠道和利用效能,提升管理和服務水平,還能夠保證檔案信息的完整性和安全性,更好地利用細致詳實的養(yǎng)老保險檔案資源,推動養(yǎng)老保險事業(yè)不斷發(fā)展。

      一、養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理現存的問題

      (一)管理水平低

      從當前養(yǎng)老保險檔案管理實際來說,很多經辦機構對檔案管理工作重要性認識不夠到位,沒有把檔案管理工作提高到養(yǎng)老保險工作發(fā)展的戰(zhàn)略高度,輕視檔案管理工作。比如,沒有設置獨立的業(yè)務檔案管理機構,簡單安排與其他部門聯合辦公,由其他職務人員兼職管理。同時,兼職管理人員專業(yè)化程度不高,僅僅知道立卷歸檔的基本知識,檔案管理水平難以提升。經辦機構對于檔案管理經費的投入不足,也使檔案管理工作受到基礎設施的限制。由于缺乏足夠重視,無論是組織機構、管理水平,還是基礎設施等方面都十分薄弱,無法支撐檔案管理工作的高效開展,是造成養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理水平較低的重要基礎原因。

      (二)利用效率低

      目前養(yǎng)老保險業(yè)務檔案的管理與利用都較為粗糙,方式落后,管理質量不高,利用效率低下。養(yǎng)老保險業(yè)務檔案是養(yǎng)老保險管理工作的重要業(yè)務載體,然而,實際上由于管理制度和職責劃分不夠明晰,由于單位合并、拆分、新設、改制,或者人員調動,都很容易使檔案資料散落遺失,影響檔案信息的連貫性與完整性。此外,養(yǎng)老保險檔案管理觀念落后,方式陳舊,以紙質檔案管理為主,檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式,較少運用現代化管理手段,致使檔案管理質量低,查找速度慢,使用效率低,利用價值不能充分體現。

      二、精細化管理養(yǎng)老保險業(yè)務檔案的應用策略

      (一)制度精細化管理

      現階段,養(yǎng)老保險業(yè)務經辦機構開展養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作,依據《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定(試行)》(人社部令3號)和養(yǎng)老保險相關規(guī)定,完善檔案管理制度,規(guī)范化管理檔案信息采集和整理等工作。由于各部門業(yè)務工作內容不同,所承擔的檔案管理職責和內容存在著差異,所以要做好制度精細化,實施精細化管理。

      在制定檔案管理規(guī)章制度時,需要管理者高度重視,成立專門的工作小組負責此項工作。制度編制小組開展工作時,要擬定工作計劃,上報領導小組進行審核,獲得審批后再開展制度編制工作。在制定工作制度時,要積極借鑒相關經驗,結合業(yè)務工作自身實際情況完善現有的制度。完成規(guī)章制度制定后,要組織相關人員召開論證會,做好條目修改工作,保證制度的可操作性以及合理性。制定明確的養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理制度并加以完善,以此指導各項工作的開展,使精細化管理有了制度方面的支撐,促進各項業(yè)務經辦管理工作更加有序。

      開展養(yǎng)老保險業(yè)務檔案精細化管理,需要相關人員來負責,因此管理人員的業(yè)務素質水平,直接影響著管理工作的開展。基于此,為提高精細化管理水平,需要加強檔案管理隊伍建設,積極組織檔案管理人員,開展技能培訓工作,提高業(yè)務水平以及工作能力。通過加強檔案人員思想教育工作,引導其愛崗敬業(yè),做好養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作。

      (二)歸檔精細化管理

      養(yǎng)老保險經辦機構在辦理養(yǎng)老保險業(yè)務過程中,直接形成具有保存價值和利用價值的檔案資料,應實行歸檔精細化管理。各部門明確責任分工,量化養(yǎng)老保險檔案歸檔任務,制定工作計劃,將檔案歸檔工作落到實處。

      養(yǎng)老保險業(yè)務經辦部門負責做好業(yè)務材料的收集、整理、立卷、歸檔等工作,可按照以下程序操作:養(yǎng)老保險業(yè)務材料收集遵循“誰經辦誰收集”的原則,按照業(yè)務檔案分類方案結合辦結時間,定期按“件”整理應歸檔的業(yè)務材料;收集整理后的業(yè)務材料及時組卷,并通過信息系統(tǒng)進行編號和編目,案卷內材料應按照案卷封面、卷內文件目錄(業(yè)務經辦明細目錄)、業(yè)務材料、卷內備考表的順序依次排列;業(yè)務檔案立卷后應定期移交到檔案管理部門集中保管。檔案管理部門嚴格履行交接、統(tǒng)計、入庫、利用、鑒定銷毀、移交和數字化處理等精細化工作,保證業(yè)務檔案真實、完整、安全和有效。整個養(yǎng)老保險業(yè)務檔案歸檔流程,做到移交資料全而準,審核嚴而精,操作細而快,不斷提高檔案歸檔入庫質量。

      (三)技術精細化管理

      實施精細化管理模式,必須實行技術精細化,提高檔案信息化管理水平。加強基礎設施建設工作,為檔案信息化管理工作的開展,奠定堅實的基礎。結合信息技術特點,做好檔案統(tǒng)籌規(guī)劃,保證檔案管理各項工作有效開展。為確保檔案信息化工作質量,要做好檔案現狀調查工作,通過系統(tǒng)化摸底調查,明確檔案信息載體、類型、數量等信息情況,力求做到心中有數,結合檔案管理實際情況,選擇信息化技術。做好技術細化管理,最大程度上發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢,進而提高檔案管理水平,提高檔案工作效率,促使檔案管理工作實現可持續(xù)發(fā)展。

      (四)考核精細化管理

      實施精細化管理,要從監(jiān)督機制入手,強化量化考核力度。經辦機構除了做好日常檢查工作外,還需要增加量化考核密度,要不定期做好規(guī)章制度執(zhí)行考核工作,從重點部位和環(huán)節(jié)等方面入手,做好監(jiān)督檢查工作。依據績效考核結果,提高養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理效能。注重細節(jié)管理把控,將規(guī)章制度執(zhí)行職責,落實到具體人員頭上,做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作。通過細化分工,明確檔案管理工作責任,實施量化考核,進而提高養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理的工作效率與質量。

      (五)安全利用精細化管理

      養(yǎng)老保險經辦機構應設置專門的檔案庫房,做好檔案防火、防盜、防蟲、防光、防潮、防污染、防塵、防鼠、防高溫“九防”工作,做好風險點排查和檔案安全生命周期的風險把控,加強風險識別、分析、控制、預警,采取風險控制措施,并且落實到位,避免發(fā)生安全事件。另外,養(yǎng)老保險是一項民生工程,圍繞民生需求,要不斷加強檔案的開發(fā)利用,主動拓寬服務渠道,提供檔案信息查詢服務,做好檔案信息的利用登記,在確保檔案和信息安全的前提下,拓展業(yè)務檔案利用渠道,提升利用效率,發(fā)揮檔案價值,服務養(yǎng)老保險業(yè)務。

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