文書檔案管理的特點(diǎn)與創(chuàng)新策略的相關(guān)研究

王靜 石家莊學(xué)院文學(xué)與傳媒學(xué)院

針對(duì)于文書檔案管理這一工作來說，其本身就具有著較強(qiáng)的客觀性，可以將企業(yè)在實(shí)際發(fā)展中的生產(chǎn)經(jīng)營、管理強(qiáng)化、研究開發(fā)、科學(xué)決策等方面的成果詳細(xì)、直觀的展現(xiàn)出來，將對(duì)企業(yè)本身的發(fā)展產(chǎn)生直接的影響。因此，在當(dāng)前的新時(shí)期下，針對(duì)這一技術(shù)性、政治性、服務(wù)性并存的工作，也應(yīng)對(duì)其的特點(diǎn)與創(chuàng)新路徑進(jìn)行研究，以此來適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，使得管理成效得到持續(xù)性的提升。

一、文書檔案管理的主要特點(diǎn)

(一)綜合性

在通常情況下，檔案管理都是要由內(nèi)部機(jī)構(gòu)加以綜合管理的。從檔案類型上入手，可以將其劃分成基礎(chǔ)檔案、設(shè)備檔案、人事檔案、黨務(wù)檔案、科學(xué)研究檔案等；從來源上看，也包含著上級(jí)印發(fā)文件、單位制定文件等，這些文件本身都具有著較強(qiáng)的政策性、業(yè)務(wù)性、指導(dǎo)性及規(guī)章性。因此，針對(duì)于文書檔案管理這一工作來說，其綜合性的特點(diǎn)是非常明顯的[1]。

(二)專業(yè)性

在工作實(shí)踐的開展中，文書檔案的形成可以將工作的實(shí)際情況直接的反映出來，所以對(duì)于檔案內(nèi)容來說，其本身也具有著專業(yè)性這一特點(diǎn)，比如，單位實(shí)際的發(fā)展計(jì)劃、業(yè)務(wù)拓展計(jì)劃等，專業(yè)性這一特點(diǎn)都是非常強(qiáng)的。

(三)保密性

在企業(yè)的發(fā)展中，檔案管理這項(xiàng)工作是非常重要的，其能對(duì)各項(xiàng)工作的實(shí)際開展起到一個(gè)幫助、指導(dǎo)的作用，因此一般都是供企業(yè)內(nèi)部人員應(yīng)用的，保密性非常強(qiáng)。

(四)階段性

除了以上三點(diǎn)之外，針對(duì)于文書檔案管理這一工作來說，其本身也具有著較強(qiáng)的階段性[2]。在現(xiàn)階段，在大部分的事業(yè)單位當(dāng)中，行政管理的科室都是非常多的，并且在文書檔案這一方面比較松散，為了保障文件所具有的連續(xù)性和完整性，也會(huì)以一年或半年為周期進(jìn)行管理，具有著階段性這一特點(diǎn)。

二、文書檔案管理的創(chuàng)新策略研究

(一)創(chuàng)新管理觀念，提供正確導(dǎo)向

在文書檔案管理這一工作當(dāng)中，管理人員本身的素質(zhì)、水平，將對(duì)最終的管理成效產(chǎn)生直接的影響。因此，在現(xiàn)階段，要想實(shí)現(xiàn)該管理工作的創(chuàng)新，首先要做的就是制定出完善的管理制度，對(duì)管理人員的管理觀念加以扭轉(zhuǎn)等，使其能深刻的感知到該項(xiàng)工作的重要性，為管理工作的實(shí)際開展提供正確的導(dǎo)向。

例如，在時(shí)代的高速發(fā)展中，信息技術(shù)和信息已經(jīng)成為影響企業(yè)發(fā)展、管理中非常重要的一項(xiàng)因素，而對(duì)于文書檔案來說，其所承載的信息價(jià)值，在企業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程中的作用也得到了越來越重要的彰顯。因此，針對(duì)于該項(xiàng)管理工作而言，相關(guān)的管理者一定要不斷更新自身的管理思想、觀念等，也可以通過一些專業(yè)化的培訓(xùn)，來不斷的提升自身的管理技能、水平等，為管理工作的開展提供正確的觀念導(dǎo)向，促使該項(xiàng)管理工作得到真正的創(chuàng)新。

(二)創(chuàng)新管理方法，提高管理成效

除了管理人員管理觀念的創(chuàng)新外，檔案組卷方法的創(chuàng)新，也是當(dāng)前檔案管理中非常重要的一個(gè)問題，該方法的創(chuàng)新，可以對(duì)一直以來檔案信息較為重復(fù)、分散、混雜不清的情況起到一個(gè)改善的作用，是實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新中的有效路徑。因此，在當(dāng)前的新形勢(shì)下，在開展檔案管理這項(xiàng)工作的過程中，也應(yīng)注重對(duì)該管理方法的創(chuàng)新，促使管理成效得到進(jìn)一步的增強(qiáng)。

首先，負(fù)責(zé)檔案管理的辦公室應(yīng)在此方面發(fā)揮出自身的效用，應(yīng)起到一個(gè)帶頭的作用，將分散在各個(gè)部門的資料進(jìn)行綜合性、完整性的整合，并要按照檔案的內(nèi)容、類型進(jìn)行合并、分類，為管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)；而在這之后，在前者的基礎(chǔ)上，就可以對(duì)這些資料進(jìn)行具體的甄別，可以按照價(jià)值參考、時(shí)間排序、事件程度、效果評(píng)價(jià)等四類進(jìn)行劃分立卷，在這一過程中，管理人員應(yīng)充分的發(fā)揮好自身的效用，對(duì)于一些無價(jià)值的文件，一定要在甄別中及時(shí)剔除，避免在后續(xù)中出現(xiàn)文件重復(fù)、混亂的情況。在這樣創(chuàng)新方法的導(dǎo)向下，可以最大化的保障檔案的便于查閱、主題突出、整潔、清晰等，為后續(xù)電子文件系統(tǒng)的構(gòu)建起到非常重要的基礎(chǔ)作用，使得管理工作更具創(chuàng)新性、現(xiàn)代化、實(shí)效性等。

(三)創(chuàng)新管理技術(shù)，達(dá)成管理目標(biāo)

目前，針對(duì)于企業(yè)當(dāng)中的一些檔案來說，大部分的都是交給辦公室來負(fù)責(zé)的，但辦公室在業(yè)務(wù)繁雜、工作繁忙的情況下如何實(shí)現(xiàn)管理工作的加強(qiáng)，也成為一個(gè)非常關(guān)鍵的問題。因此，在這其中，一定要促使管理技術(shù)的增強(qiáng)，保障管理目標(biāo)的達(dá)成[3]。

例如，在該項(xiàng)管理工作中，一定要全方位的運(yùn)用好電子技術(shù)，可以對(duì)一些紙質(zhì)文件進(jìn)行信息錄入，掃描、翻拍等，使其形成電子檔案。另外，也可以通過一些辦公軟件的運(yùn)用，將檔案和文件分門別類的形成系統(tǒng)，以統(tǒng)一編號(hào)進(jìn)行編程，實(shí)現(xiàn)在應(yīng)用中的快速檢索等，使得文書檔案自身的應(yīng)用價(jià)值得到顯著性的提升，使得管理成效大大提升，使得管理目標(biāo)得以達(dá)成。

三、結(jié)論

綜上所述，在現(xiàn)階段，在開展文書檔案管理這一工作的過程中，除了要加強(qiáng)對(duì)該工作的重視程度外，也應(yīng)結(jié)合實(shí)際的管理要求、工作實(shí)際等，追求管理觀念、管理技術(shù)上的創(chuàng)新，從而將該工作的內(nèi)涵、價(jià)值真正的展現(xiàn)出來，為企業(yè)本身的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。