淺析辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用

徐博 四平市財(cái)政票據(jù)管理中心

一、分析在辦公自動(dòng)化中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

(一)辦公自動(dòng)化

基于社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，以及科技信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步。人們對(duì)于辦公的方式逐漸有了新的要求，辦公自動(dòng)化就是利用新型技術(shù)，來(lái)優(yōu)化和減少辦公的步驟，提高辦公效率的同時(shí)還能減輕員工的工作壓力，因而受到了人們的廣泛喜愛(ài)。此外，辦公自動(dòng)化技術(shù)有效減少了工作中的失誤問(wèn)題，給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供了科學(xué)的數(shù)據(jù)支持，達(dá)到了促進(jìn)企業(yè)良性健康發(fā)展的目的。

(二)計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

對(duì)于辦公自動(dòng)化來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)技術(shù)是其最基本的核心驅(qū)動(dòng)力。只有在其中融入計(jì)算機(jī)技術(shù)，才能真正的實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。計(jì)算機(jī)技術(shù)基于網(wǎng)絡(luò)龐大的信息資源庫(kù)，以及便捷的信息處理渠道的優(yōu)勢(shì)。在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行辦公時(shí)，能夠使企業(yè)內(nèi)部員工實(shí)時(shí)在線交流辦公數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)資源的共享，從而避免由于信息傳遞不及時(shí)而導(dǎo)致工作數(shù)據(jù)出現(xiàn)誤差。同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)大的信息存儲(chǔ)功能可以有效防止存儲(chǔ)或者看管不當(dāng)導(dǎo)致的辦公重要數(shù)據(jù)丟失的問(wèn)題。相關(guān)工作人員還可以隨時(shí)隨地搜索到需要查找的資料內(nèi)容，因此，辦公自動(dòng)化與計(jì)算機(jī)技術(shù)的融合對(duì)于企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步有著積極的促進(jìn)作用。

二、辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的具體應(yīng)用

(一)數(shù)據(jù)整理與存儲(chǔ)

在日常辦公過(guò)程中最基礎(chǔ)，也是最為重要的環(huán)節(jié)就是對(duì)數(shù)據(jù)的收集、分類以及整理的工作。同時(shí)，數(shù)據(jù)整理工作也是最為枯燥復(fù)雜，工作量繁重，并且容易出錯(cuò)的地方。在傳統(tǒng)的辦公方式下，這項(xiàng)工作一直是員工比較頭疼的項(xiàng)目。而辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用就有效的解決了這個(gè)問(wèn)題，為員工的日常工作提供了極大的便利。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自身具備存儲(chǔ)以及記錄的功能，能夠?qū)T工的操作過(guò)程進(jìn)行記錄。企業(yè)可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立工作的核心系統(tǒng)，并對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行設(shè)置，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)功能。然后通過(guò)專業(yè)的工作軟件可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的數(shù)據(jù)整理和分類，有效減輕了員工的工作負(fù)擔(dān)。

具備數(shù)據(jù)信息整理功能的計(jì)算機(jī)軟件種類有很多，包括對(duì)文字、圖表以及視頻等內(nèi)容的整理。比較常見(jiàn)的是Word、Photoshop、3Dmax 等等。此外，計(jì)算機(jī)技術(shù)還具備為辦公數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和恢復(fù)的功能，當(dāng)員工誤刪數(shù)據(jù)信息之后，可以通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)手段找出備份數(shù)據(jù)，從而確保工作的順利進(jìn)行。

(二)信息安全防護(hù)

辦公自動(dòng)化基于網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境復(fù)雜多變的大背景下，信息安全問(wèn)題一直是工作人員重點(diǎn)研究的問(wèn)題之一。例如，由于人員操作不當(dāng)而導(dǎo)致的信息數(shù)據(jù)丟失，或者由于網(wǎng)絡(luò)防護(hù)技術(shù)出現(xiàn)漏洞等導(dǎo)致數(shù)據(jù)受到病毒和不法分子的攻擊而使數(shù)據(jù)損毀。而在辦公自動(dòng)化當(dāng)中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)就可以有效解決這個(gè)問(wèn)題，相關(guān)技術(shù)人員可以通過(guò)給計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備升級(jí)，并定期進(jìn)行維護(hù)來(lái)對(duì)信息的安全進(jìn)行防護(hù)，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)防護(hù)軟件設(shè)置自動(dòng)監(jiān)控和攔截的功能。同時(shí)，在處理以及傳輸一些重要信息文件時(shí)，技術(shù)人員還可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將這些信息進(jìn)行加密處理，防止在傳輸過(guò)程中被其他人竊取。從而更好的保證了信息的安全性，為辦公自動(dòng)化的全面推廣應(yīng)用奠定了良好的基礎(chǔ)。

(三)信息傳遞和接收

計(jì)算機(jī)技術(shù)最基礎(chǔ)的功能就是對(duì)信息進(jìn)行傳遞和接收，它可以保證信息傳遞的及時(shí)性以及互動(dòng)性。在辦公自動(dòng)化當(dāng)中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以通過(guò)建立企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)平臺(tái)，為企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間建立聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息的內(nèi)部共享功能。從而有效提升工作效率，減少由于信息傳遞不及時(shí)導(dǎo)致的數(shù)據(jù)核算失誤，也有效合并了許多重復(fù)性的工作，為員工減輕工作負(fù)擔(dān)。同時(shí)，這種方式也方便管理者在決策時(shí)，能夠全方位的分析決策的可行性。并且，各個(gè)企業(yè)也可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與市場(chǎng)外部環(huán)境建立聯(lián)系。比如，將產(chǎn)品放在網(wǎng)上進(jìn)行銷售。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行產(chǎn)品銷售的方式，打破了地域上的限制，有效拓寬企業(yè)經(jīng)營(yíng)渠道，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)利益的穩(wěn)步增長(zhǎng)。

(四)技術(shù)知識(shí)演示

在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)需要一個(gè)重要的條件，那就是要保證員工具備使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行辦公的能力。因此，為了保證計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠真正發(fā)揮作用，相關(guān)管理人員必須要對(duì)員工進(jìn)行全面、系統(tǒng)的培訓(xùn)。安排專家為員工講解新技術(shù)的優(yōu)勢(shì)以及具體的操作方法，而在實(shí)際的講解過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)也可以起到一定的作用。比如，在培訓(xùn)課程上通過(guò)使用計(jì)算機(jī)技術(shù)將基礎(chǔ)知識(shí)點(diǎn)制作成PPT、表格等等，從而方便員工理解。此外，企業(yè)在進(jìn)行產(chǎn)品推廣宣傳、企業(yè)文化宣傳等等都可以使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)豐富講座的效果，增強(qiáng)對(duì)受眾的吸引力。

三、結(jié)論

企業(yè)必須意識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)辦公自動(dòng)化起到的重要作用，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)自身的優(yōu)勢(shì)，在實(shí)際的數(shù)據(jù)整理、存儲(chǔ)與備份工作中進(jìn)行應(yīng)用。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)保證數(shù)據(jù)的安全性，有效提升數(shù)據(jù)傳遞和接收的效率。還可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行技術(shù)知識(shí)的演示，幫助員工更好的理解計(jì)算機(jī)的使用方式，達(dá)到辦公自動(dòng)化的目的，從而為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展提供充足的動(dòng)力。