計算機信息處理技術(shù)在人事檔案信息化進程中的應(yīng)用淺析

徐彩云

（江蘇省鹽城東臺教育局檔案室，鹽城 224200）

從現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)信息發(fā)展情況來看，這是一個知識爆炸的階段?，F(xiàn)階段，我國信息技術(shù)一直處于快速增長的狀態(tài)。在現(xiàn)有的發(fā)展過程中，有些技術(shù)淘汰率比較高，特別是在軟件使用上，逐漸呈現(xiàn)放射性拓展趨勢，其成為一項較為普通的技術(shù)，應(yīng)用該項技術(shù)，能夠為每個社會領(lǐng)域的工作帶來良好的服務(wù)和支持。

1 有關(guān)檔案信息化建設(shè)的重要意義

從我國檔案信息化建設(shè)階段來看，它不僅是提升科技水平的重要手段，同時，也是檔案管理部門中進行信息化管理的一項基本方式，所以需要不斷提高檔案管理的建設(shè)力度，進而為檔案形成的單位提供相應(yīng)的依據(jù)，奠定了堅實的基礎(chǔ)。由此一來，在檔案管理過程中，檔案中的管理人員以及檔案管理部門成為了檔案建設(shè)過程中不可缺少的因素之一。

1.1 能夠不斷降低對人員的工作量

一般而言，從檔案管理人員角度出發(fā)，在整項工作開展期間，檔案信息化建設(shè)可以在基礎(chǔ)上降低人員的工作量，對于管理人員而言，在使用信息技術(shù)的時候，其特點比較明顯，其中主要包括收集以及查詢檔案信息，這樣可以在很大程度上提高工作效率，防止出現(xiàn)時間上的浪費，最后可以達到管理工作的效果。

1.2 能夠簡化對部門服務(wù)的過程

在檔案信息化建設(shè)過程，自身所起到的作用可以幫助管理部門適當(dāng)?shù)母淖冋麄€內(nèi)部結(jié)構(gòu)和管理方式，進而可以將管理部門過程不斷簡化，有效改善管理部門對檔案信息的管理方式，最后可以為有關(guān)管理部門工作的實施提供有效的參考。

1.3 可以幫助檔案形成單位建立檔案網(wǎng)絡(luò)

在檔案形成過程中，基于信息化的建設(shè)，可以在最大程度上幫助檔案形成單位建立起有效的、穩(wěn)定的檔案網(wǎng)絡(luò)，從而可以對檔案進行規(guī)范的信息管理。不僅如此，可以根據(jù)檔案網(wǎng)絡(luò)，有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)可以隨時了解到網(wǎng)絡(luò)的目前的發(fā)展情況和對檔案的管理方式，最后使其成為確定單位發(fā)展趨勢的重要根據(jù)。

2 檔案信息化進程中存在的安全風(fēng)險

2.1 物理風(fēng)險

目前，在檔案管理系統(tǒng)中，經(jīng)常以信息技術(shù)作為載體進行操作，并且因為檔案管理信息系統(tǒng)需要足夠的時間運行，所以，多少會存在安全風(fēng)險。同樣的情況下，比如，在運行的過程可能會遇到自然風(fēng)險或者是人為因素的影響，而這些因素的影響會給檔案信息系統(tǒng)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟損失，還會在實際生活中，給系統(tǒng)內(nèi)部造成嚴(yán)重的問題，這些都會給檔案學(xué)信息化進程帶來損失。

2.2 傳輸介質(zhì)的風(fēng)險

檔案信息化系統(tǒng)在對數(shù)據(jù)進行運輸?shù)臅r候，主要是以信息系統(tǒng)為運輸載體進行傳輸，但是在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，其具有很大的缺陷，比如，開放性，而該特點在運行的過程中經(jīng)常會受到外界的入侵和病毒的危害，最后會使得網(wǎng)絡(luò)資源被盜取或者是丟失。

2.3 信息操作系統(tǒng)的風(fēng)險

其實在檔案信息系統(tǒng)管理中，很多時候因為信息操作系統(tǒng)初期運行的過程中會存在問題，這就會使得不法人員會針對信息技術(shù)操作的問題等多種方法進行入侵。需要注意的是，一旦入侵成功，會給檔案信息系統(tǒng)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟損失。

2.4 管理工作的風(fēng)險

在對檔案管理過程中，不僅僅有以上的風(fēng)險因素，比較基礎(chǔ)的一個問題是安全隱患在檔案管理過程中的風(fēng)險問題。在管理過程中，可能會因為安全教育力度的問題，會使得管理工作人員行為上散漫、工作上出現(xiàn)問題，缺少安全理念，同樣的情況下，檔案管理部門的很多體系不完善，會使其落實不到位，最后會使得檔案信息系統(tǒng)會出現(xiàn)安全風(fēng)險。

3 信息處理技術(shù)在檔案管理過程中的使用

3.1 檔案信息化系統(tǒng)的使用

在實際的信息時代發(fā)展過程中，每天會出現(xiàn)大量的數(shù)據(jù)，伴隨著數(shù)據(jù)量的不斷提升，對于我國檔案管理工作而言，這個時候變得比較復(fù)雜，除了比較重要的檔案以外，這個時候需要增加文本和圖像等多種文件對檔案進行整理，從而會使得檔案信息收錄范圍發(fā)生改變，長時間一來，可以根據(jù)人工的方法對檔案進行管理，而且還可以在滿足的前提下對檔案進行管理。另外，在應(yīng)用檔案管理信息化的時候，需要從基礎(chǔ)上幫助檔案管理工作人員不斷提高對管理工作的效率，減少時間，以此降低檔案管理人員的工作壓力。

3.2 需要專網(wǎng)專用，專人管理

從檔案管理部門角度出發(fā)，在實際工作中，面對一個單位中應(yīng)用的管理軟件而言，需要保持一樣，還需要對檔案進行錄入、查詢以及對數(shù)據(jù)進行調(diào)整，從而方便和其他部門進行交流。當(dāng)然，需要防止這些數(shù)據(jù)被隨意的讀取、修改和查詢。在對檔案管理部門的員工進行培訓(xùn)的時候，在這樣的情況下可以使得這些員工履行自身的職能，并且可以根據(jù)不同的檔案類型來建立起不同的管理系統(tǒng)模式，比如，可以針對黨政機關(guān)、媒體影響以及會計等不同的類型，來建立健全類型不同的管理和歸檔體系，而且還需要由專門的人員負(fù)責(zé)進行管理，對于那些不同系統(tǒng)中的訪問限制以及操作口令等多個方面的內(nèi)容進行規(guī)劃，從而可以確保資料在進行審閱的時候可以順利。

3.3 為檔案信息化系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)完整性保護

在檔案信息化工作管理中，因為雙方之間的信息是單獨存在的，還存在一定的邏輯原理，特別是當(dāng)數(shù)據(jù)傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)信息以后，會直接進入到數(shù)據(jù)庫范圍中，從而加深數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)庫之間的緊密聯(lián)系，還可以根據(jù)利用檔案信息化系統(tǒng)程序直接將這些關(guān)系整理起來，所以有關(guān)檔案管理人員要想了解到不同的數(shù)據(jù)庫之間的關(guān)系，這樣一來，在軟件出現(xiàn)問題時，要及時找出解決措施，并且進行檢查。

4 結(jié)束語

以上所述，因為檔案信息化在管理過程中，可以在最大程度上帶動檔案管理信息化工作的實施，同時可以為檔案信息化系統(tǒng)提供了一定程度的保證，因此，可以在提高檔案管理員職業(yè)素養(yǎng)的基礎(chǔ)上，為檔案信息化未來發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。