如何推行檔案管理工作規(guī)范化、標準化

張桂英

【摘要】根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理的基本方法，分析了管理中存在的利與弊，了解當今檔案管理的程度，并探究了檔案管理工作的規(guī)范化和標準化的意義。總體分析了規(guī)范化和標準化在整個檔案管理工作的過程中處于一個什么樣的環(huán)節(jié)和地位，并研究了推行檔案管理工作規(guī)范化、標準化的途徑和方法。

【關(guān)鍵詞】推行；檔案管理；規(guī)范化；標準化；意義；途徑

在當今世界上，無論是誰，在哪里都離不開檔案的存在，它的作用如同證明個人在這個世界上存在過一樣。個人檔案追隨自身一生，但自己可能一輩子都不會見到它，所以說，現(xiàn)如今檔案儲存數(shù)量巨大，不論是個人檔案還有很多大大小小、或輕或重的檔案，這都要求檔案管理要規(guī)范，檔案不僅要保管好，還要不停地隨著個人的移動而移動，可見檔案管理的困難性，所以，如何規(guī)范化、標準化地管理就顯得格外重要。

一、檔案管理和規(guī)范化、標準化的含義

檔案管理工作規(guī)范化、標準化就是將檔案工作中各種分散的相對獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一整理為一個整體來進行管理。吳寶康教授曾經(jīng)說過：“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄，這是檔案的本質(zhì)屬性?！狈稚⒌臋n案不僅不利于查閱，也不利于保存，只有系統(tǒng)地分門別類放在一起才能更好發(fā)揮檔案的作用。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，需要進行管理的信息和各種檔案不斷增多，原有的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不再適用，所以推行檔案管理工作的規(guī)范化和標準化就變得尤其重要。

二、規(guī)范化、標準化管理檔案的重要性

當今時代是科技主導(dǎo)的時代，在科技不斷發(fā)展的今天，辦公自動化系統(tǒng)也在不斷完善，計算機需要處理的信息和數(shù)據(jù)變得更復(fù)雜，所以計算機作為檔案管理工作中的高效率處理器，迫切需要將基礎(chǔ)信息和檔案管理更加規(guī)范化、標準化，這樣才能使得信息處理更高效更統(tǒng)一，從而提高檔案管理水平，從而緊跟時代步伐。

推行檔案管理工作規(guī)范化、標準化可以提高工作效率，更好地管理檔案，使檔案運行制度更加完善，可以更好地對各類檔案進行系統(tǒng)管理。這是隨著社會的發(fā)展，一項必然要進步要重新改變的內(nèi)容，只有緊緊跟隨社會的進步而進步，才能更好地為工作為管理帶來方便。

切實規(guī)范化、標準化管理檔案不僅可以提高效率，還可以節(jié)約時間，省去很多不必要的麻煩或者困難。檔案進行集中標準化地管理，統(tǒng)一進行檔案印制裝袋，檔案嚴格按這個規(guī)定的區(qū)域擺放，定時進行檢查，統(tǒng)一人員訓(xùn)練，統(tǒng)一驗收標準，保障檔案的質(zhì)量。

面對當今檔案數(shù)量的日益劇增，無論是紙質(zhì)版還是電子版，需求量也越來越大，對檔案進行規(guī)范化管理越來越有必要。規(guī)范化和標準化的管理是檔案管理的基礎(chǔ)，只有做好這些，才能實現(xiàn)對整個檔案體系有效的管理。

三、進行規(guī)范化、標準化檔案管理的途徑

（一）健全檔案管理制度。俗話說得好：“無規(guī)矩不成方圓”，做什么事都一樣，檔案管理也不例外，現(xiàn)如今的檔案種類極其復(fù)雜繁多，像業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案等等很多，要想規(guī)范化、標準化地管理這些檔案就必須根據(jù)《檔案法》建立健全檔案管理的制度。只有這樣，檔案的管理工作才會有法律依據(jù)，參照健全的管理方法，能更容易實現(xiàn)規(guī)范化和標準化管理。

（二）嚴格監(jiān)督公文的制作和發(fā)放。公文就是來形成檔案的基礎(chǔ)文件，檔案的形成必須經(jīng)歷公文這一步。公文質(zhì)量的如何代表這份公文所形成檔案的質(zhì)量，質(zhì)量有了保證，即使不刻意去進行規(guī)范化和標準化的管理，其自身就已經(jīng)具備了一定的規(guī)范和標準，只要稍加整理，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標準化非常容易。

（三）檔案分類管理。檔案的種類非常多，僅從最大的方面都能分成兩大類：一是紙質(zhì)版，二是電子版。還有從生活各方面的領(lǐng)域，如果都能分類管理，將會大大提高管理效率。分類，字面意思好像是分散的意思，其實并不然，反而是聚焦的意思，明確邊際，充分發(fā)揮出所有的力量，使得每一類都做到最好。部分做到了最好，整體就會完美，更容易實現(xiàn)規(guī)范化、標準化管理。

（四）提高紙質(zhì)檔案立卷質(zhì)量，加強聲像等電子檔案的管理保護。檔案價值的因素取決于它所收集信息質(zhì)量的高低和信息的完整性。嚴格要求檔案質(zhì)量，只產(chǎn)生有價值的檔案，提高立卷要求，立卷要求的高低決定著是否能規(guī)范化地進行檔案管理工作。聲像檔案是指在國家層次上的一些檔案信息，包括圖片、影像、錄音等等，它們都以不同的材料為載體，影像檔案占據(jù)著一個非常重要的地位，加以對這一方面的保護有助于整個檔案管理體系，為規(guī)范化和標準化的管理奠定基礎(chǔ)。

四、總結(jié)

檔案是不僅是我們個人存在的依據(jù)，而且是國家進行經(jīng)濟建設(shè)、國防建設(shè)、外交、文化教育等的重要憑證。我國各級檔案部門以及民間數(shù)量巨大的檔案是我們民族的財富，規(guī)范化、標準化的檔案管理能夠有效提升工作的效率，其實在一定程度上就是管理我們自身的財富，要想提升檔案管理工作的水平，必須從檔案管理的規(guī)范化和標準化開始。

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