談學校檔案的管理與保護

倪靜

【摘要】學校檔案工作是學校管理中的一個重要環(huán)節(jié)，隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，學校檔案的地位也在不斷提高，其利用價值不斷增強，因此，如何更好地管理與保護學校檔案就成為了一個亟待解決的重要問題。本文針對當前學校檔案管理與保護中存在的普遍問題進行說明，并且就解決問題的方法提供了一些建議。

【關鍵詞】學校檔案；檔案管理；檔案保護技術

檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項建設事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。而學校檔案工作，則是學校各項日常事務的原始記錄工作，它具體反映了學校在成立以后各個歷史時期的實際情況，為學校編寫大事記、明確組織機構沿革、撰書修志提供了寶貴的真實材料和證據(jù)，同時，它也是衡量學校教育質量和管理水平的重要指標。

一、學校檔案管理與保護工作的基本內容

檔案管理工作，是指用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務的工作。它的基本內容包括：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計和利用服務。檔案管理是一種比較普遍并且意義深刻的社會現(xiàn)象，它對于人類社會的生存、發(fā)展以及歷史文化傳承具有重要作用。如果沒有檔案與檔案管理，人類社會統(tǒng)一性和連續(xù)性就不能得到維系。

二、當前學校檔案管理現(xiàn)狀，以我校具體情況為例

（一）學校已經(jīng)具備的檔案管理基本條件：1.檔案硬件設施基本齊全。我校目前擁有獨立的檔案庫房、查檔室、辦公室各一間，查檔室內配備獨立電腦以及閱檔桌，檔案五聯(lián)柜20聯(lián)共計100個，干濕溫度計、空調、抽濕機等設備一應俱全。2.檔案管理制度齊全。我校具有比較完整的檔案管理制度，并全部張貼上墻，如檔案保管制度、檔案保密制度、檔案鑒定制度、檔案利用制度，以及檔案室人員崗位職責制度。3.檔案管理工作基本按時按量完成。我校當前已經(jīng)基本完成2014年之前（包含2014年檔案在內）的檔案整理工作，就目前統(tǒng)計數(shù)據(jù)來看，文書檔案（永久、長期/30年、短期/15年）共有330卷和3125件（《江蘇省<歸檔文件整理規(guī)則>實施辦法》于2003年開始全面推廣以件歸檔），會計檔案588卷，學籍檔案286卷共計26785條（已移交），業(yè)務考績檔案194卷，照片檔案7卷，光盤檔案3卷，基建檔案8卷，設備檔案1卷，實物檔案142件。4.檔案數(shù)字化工作逐步完善。我校的檔案數(shù)字化工作從2014年末開始，主要完成了學校辦學以來的所有學籍檔案以及文書檔案的數(shù)字化，另外，照片檔案也以電子檔的形式存放于計算機中。

（二）學校當前檔案管理中存在的問題：1.檔案管理硬件設備還有部分不足。由于學校場地的限制，檔案庫房的地理位置條件不佳，一是承重方面存在問題，二是容易產(chǎn)生陽光直射，并且不能完全靠遮光避免。此外，檔案庫房溫濕度、防塵、防蛀、防火等設施尚不完備。2.檔案管理與保護人員不夠專業(yè)。雖然我校配備有3名檔案工作人員，但是因為教學等各項工作的問題，都不是專職檔案人員，在檔案的管理與保護方面不能付出很大的精力，只能在本職工作之余，抽出部分時間來完成各項檔案工作，因此，關于檔案的管理與保護等工作無論是從知識層面還是技術層面來說都缺乏專業(yè)性。3.實體檔案維護措施不到位。我校自1951年成立之初就有檔案隨之產(chǎn)生，而這些年代久遠的檔案不管是在檔案本身材質、筆跡，還是保管條件上都存在很大的問題，部分甚至出現(xiàn)了褪色、脆化現(xiàn)象，這對于我們今后保管利用這些紙質檔案產(chǎn)生了很大的影響。4.檔案計算機管理數(shù)據(jù)保護不安全。隨著電子計算機在檔案工作中的應用和普及，計算機技術及計算機在檔案管理中的應用是當今時代檔案工作必備的環(huán)節(jié)，而隨之產(chǎn)生的信息安全成為我們必須考慮的問題。

三、優(yōu)化學校檔案管理與保護的途徑

（一）強化硬件設施，提高實體檔案保護的全面性。針對我校檔案硬件設施方面的薄弱環(huán)節(jié)，通過學校各領導層面的協(xié)助，可以得到有效改善：1.改裝庫房窗戶，阻斷光照，解決檔案庫房的光照問題。2.庫房內增添消防設備，如干粉滅火劑、二氧化碳滅火劑等。3.購置檔案專用防蛀、防霉藥物，放置于檔案柜中。4.使用紫外線燈對有需要的檔案進行照射殺菌，等等。

（二）開設檔案工作相關知識培訓，提高檔案工作相關人員素質。學校內除了少數(shù)檔案工作人員外，主要承擔各科室文件資料收集工作的負責人是不具備檔案專業(yè)知識的，因此，需要相對專業(yè)的檔案工作人員定期對其進行相關知識的培訓，并且根據(jù)科室要求進行現(xiàn)場指導，這樣才能保證收集的文件資料具有連續(xù)性和完整性。

（三）學習檔案保護技術知識，增強檔案工作人員的檔案保護技術能力。對于具備一定檔案知識基礎的檔案工作人員，需要通過進一步的學習來增強自己的專業(yè)技術能力，尤其是檔案保護技術中檔案修復的技術，因為在檔案的保管和利用過程中，由于理化因素及有害生物的影響，使檔案制成材料受到不同程度的損害，為了延長檔案的壽命，必須對破損檔案進行修復。

（四）管控、備份檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案計算機管理安全性。計算機系統(tǒng)的安全性與使用人數(shù)和設備連接數(shù)的平方成反比。絕對安全的計算機系統(tǒng)是不存在的，絕對安全的網(wǎng)絡也是不可能實現(xiàn)的。我們當前所能改善的檔案計算機管理安全問題主要有三個部分：檔案管理計算機系統(tǒng)物理安全、檔案數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡安全。

【參考文獻】

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2005.