信息時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略

陸曉慶

【摘要】信息化時(shí)代，檔案管理面臨理念、技術(shù)、安全等諸多挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)快速發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境。為應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，必須轉(zhuǎn)換管理理念、加快數(shù)字平臺(tái)建設(shè)、加強(qiáng)安全防范，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)發(fā)展。本文對(duì)檔案信息化建設(shè)過程中遇到的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行剖析。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；數(shù)字檔案；挑戰(zhàn)及策略

隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，檔案管理在企事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中具有極其重要的作用，但由于檔案管理還存在許多問題，因此，面臨新的挑戰(zhàn)，必須尋求相應(yīng)的解決途徑和策略。

一、信息化時(shí)代檔案管理面臨的傳統(tǒng)挑戰(zhàn)

（一）管理理念陳舊。傳統(tǒng)的檔案管理是較為混亂的，對(duì)于檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值以及重要性都缺乏清晰的認(rèn)識(shí)。僅僅將其當(dāng)作是文字材料的歷史記錄，沒有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃設(shè)計(jì)，制約了管理效能的有效發(fā)揮，并成為阻礙企事業(yè)單位發(fā)展的障礙。

（二）技術(shù)手段滯后。在傳統(tǒng)的檔案管理之中，基本是采用手工的方式來對(duì)文獻(xiàn)資料、數(shù)據(jù)信息等各種內(nèi)容進(jìn)行分類、整理、歸檔，管理和維護(hù)的成本都很高，使得檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益降低。檔案建設(shè)跟不上信息技術(shù)步伐，成為影響檔案創(chuàng)新的主要瓶頸。

（三）安全存在隱患。傳統(tǒng)檔案管理的安全系數(shù)低下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的便捷、高效給檔案管理雖帶來了諸多便利，但也伴隨一些負(fù)面效應(yīng)。有部分投機(jī)分子通過木馬程序、病毒以及各種黑客手段，進(jìn)行遠(yuǎn)程操控或者是進(jìn)行破壞性的操作，竊取檔案之中的內(nèi)容，給單位帶來相當(dāng)大的威脅以及損害。

二、信息化時(shí)代檔案管理采取的應(yīng)對(duì)策略

（一）優(yōu)化檔案管理理念。1.管理服務(wù)方面的優(yōu)化與創(chuàng)新。在管理服務(wù)方面，要突破傳統(tǒng)意識(shí)，創(chuàng)新管理思路，拓寬服務(wù)范圍，分析檔案資料在市場(chǎng)中的應(yīng)用前景，發(fā)揮檔案信息的市場(chǎng)價(jià)值，便于檔案資源的社會(huì)共享。2.管理制度方面的優(yōu)化與創(chuàng)新。在現(xiàn)代化檔案管理中，還需要更為完善與齊備的檔案管理制度，并且需要從現(xiàn)代檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，對(duì)其進(jìn)行全面的創(chuàng)新與優(yōu)化，使得其能夠滿足數(shù)字化、電子化檔案管理趨勢(shì)的發(fā)展。3.管理知識(shí)方面的優(yōu)化與創(chuàng)新。在檔案管理建設(shè)中，檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和層次要不斷拓寬和深化，要能夠全面、專業(yè)地運(yùn)用數(shù)字化檔案管理知識(shí)，要將檔案管理知識(shí)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)知識(shí)、文化知識(shí)、歷史知識(shí)、科學(xué)知識(shí)相融合。4.管理方式方面的優(yōu)化與創(chuàng)新。在全新的信息環(huán)境下，要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的快速查詢、檢索、利用，必須以數(shù)字化、電子化檔案管理模式替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)、手工檔案管理方式，檔案管理要走科學(xué)化、系統(tǒng)化、智能化的發(fā)展方向。

（二）加快數(shù)字檔案建設(shè)。1.數(shù)字檔案建設(shè)的重要意義。傳統(tǒng)的檔案都是使用的紙質(zhì)載體，采用的是手動(dòng)管理，如果遇到了不可抗力或者是人為篡改的時(shí)候，檔案的完整性與生命周期就容易受到嚴(yán)重的威脅。但是數(shù)字檔案不僅僅可以確保原始數(shù)據(jù)的完整性以及安全性，并且還可以為有效地實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的快速、精準(zhǔn)查詢。2.數(shù)字檔案建設(shè)的主要內(nèi)容。打造網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將檔案信息通過電子掃描、視頻拍攝、數(shù)字存儲(chǔ)等融入到信息化管理系統(tǒng)中，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息，以電子資料的形式進(jìn)行保存。3.數(shù)字檔案建設(shè)的方法手段。一是可操作性，利用數(shù)字化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的即時(shí)查找和翻閱。二是集成性，數(shù)字管理系統(tǒng)集成了諸多的圖像、視頻信息等，使檔案信息更為多元化。三是可變性，數(shù)字管理系統(tǒng)中的檔案信息可根據(jù)需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中得以修改。4.數(shù)字檔案建設(shè)的質(zhì)量效益。一是利用視頻、文字、條碼及射頻技術(shù)可對(duì)檔案進(jìn)行備份保存，便于二次利用。二是檔案不易受環(huán)境影響，更利于檔案的保存。三是可以讓檔案管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，騰出更多時(shí)間為單位提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。5.數(shù)字檔案建設(shè)的社會(huì)價(jià)值。數(shù)字檔案建設(shè)可滿足社會(huì)對(duì)于檔案多樣化、個(gè)性化的需求。用戶無需考慮時(shí)間和空間的限制，利用圖像處理技術(shù)、全文檢索技術(shù)可以在使用權(quán)限之內(nèi)，隨時(shí)隨地快速獲得所需檔案的信息資料。

（三）強(qiáng)化檔案保密功能。1.增強(qiáng)保密意識(shí)。在檔案管理之中，保密是一項(xiàng)相當(dāng)重要的工作，其貫穿于檔案的收集、整理、利用以及保存的多個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于維護(hù)檔案安全非常重要。如果有部分檔案泄密，其不僅僅會(huì)導(dǎo)致個(gè)人的隱私泄露，還會(huì)對(duì)管理部門的公信力帶來影響。因此，管理人員要牢固樹立檔案安全的保密意識(shí)。2.落實(shí)保密責(zé)任。保密工作始終是檔案管理部門的重要職責(zé)，要明確信息化時(shí)代保密工作面臨的新形勢(shì)，結(jié)合實(shí)際工作制定保密工作職責(zé)。如，收集整理材料要有專人負(fù)責(zé)，轉(zhuǎn)遞檔案要密封，傳遞重要檔案要走機(jī)要渠道等。3.嚴(yán)守保密要求。加強(qiáng)保密紀(jì)律教育，做到專機(jī)專用，指定專人管理，確保電子公文傳輸安全。在日常管理過程中，有些單位、個(gè)人對(duì)人事檔案的保密不重視，隨意處理個(gè)人檔案材料。4.注重保密宣傳。要貫徹落實(shí)《保密法》，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，樹立保密觀念，增強(qiáng)法制意識(shí)，加大對(duì)電子公文、電子政務(wù)保密管理的培訓(xùn)教育，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保密宣傳。5.健全保密制度。要建立嚴(yán)格的人事檔案轉(zhuǎn)遞、收集、整理、使用、封存等相關(guān)制度，確保每個(gè)工作環(huán)節(jié)都銜接有序。同時(shí)禁止無關(guān)人員、尤其是人事檔案的本人接觸檔案。

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