提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑分析

李潔 蘇玲

【摘要】本文對當(dāng)前我國檔案管理工作中重要性認識程度不夠、缺乏完善統(tǒng)一的制度以及信息化應(yīng)用不夠科學(xué)等方面存在的問題進行簡單介紹，并在此基礎(chǔ)上提出優(yōu)化檔案管理，提高科學(xué)化水平的策略，旨在為關(guān)注這一領(lǐng)域的人士提供一些參考意見，全面提高我國檔案管理科學(xué)化水平。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；計算機技術(shù)

隨著我國國民經(jīng)濟的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平的提高，社會各界對于檔案文件信息化管理領(lǐng)域的重視程度越來越高。并且由于人們的生活方式和工作方式等方面都發(fā)生了巨大的變化，檔案資料和文件的數(shù)量不斷增多，使檔案管理工作同時面臨著挑戰(zhàn)和機遇。種種情況要求我國檔案管理工作必須進行及時有效的創(chuàng)新，擺脫當(dāng)前檔案管理中存在的諸多問題，切實提高我國檔案管理的科學(xué)化水平。

一、我國現(xiàn)階段檔案管理狀況

（一）對檔案重要性認識程度不夠。檔案管理工作對于國家和社會發(fā)展具有十分重要的作用，但目前，阻礙我國檔案管理科學(xué)化水平提高的重要因素之一即為相關(guān)領(lǐng)域的工作人員對于檔案的重要性認識程度不夠。部分工作人員認為檔案管理是一項可有可無的工作，沒有檔案管理企業(yè)也能照常運轉(zhuǎn)。由于此種意識和觀念長期存在，造成了工作人員在進行檔案管理工作時，工作不積極態(tài)度不認真，進而導(dǎo)致了檔案管理工作效率低下，檔案管理過程中文件丟失的情況也時有發(fā)生。

（二）檔案管理缺乏完善統(tǒng)一的制度。檔案管理工作可以為企業(yè)管理人員和決策者在進行企業(yè)人事調(diào)動和制度調(diào)整等方面提供相應(yīng)的參考意見。現(xiàn)階段我國檔案管理工作推進過程中存在著缺乏統(tǒng)一性的分散管理的狀態(tài)。例如，我國某地區(qū)的國有企業(yè)雖然已經(jīng)配備了檔案管理室，但不同檔案管理部門對不同業(yè)務(wù)進行分管，在操作流程方面又存在一定的差異，因此在檔案管理環(huán)節(jié)中獨立性較強，不能有效地實現(xiàn)資源共享。

（三）檔案管理信息化應(yīng)用不夠科學(xué)。檔案管理是一項內(nèi)容繁雜且工作量較大的工作，檔案管理內(nèi)容涉及企業(yè)經(jīng)營和人力資源管理等多個層面，因此信息量十分龐雜。在傳統(tǒng)管理工作中，檔案管理的信息內(nèi)容大多使用紙質(zhì)方式進行登記記錄和保管，并不利于信息的收集、整理和保管等環(huán)節(jié)的展開。同時，因為檔案管理信息量較大，所以會生成大量的文件檔案，紙質(zhì)形式的檔案資料會占據(jù)較大的空間位置，對日后調(diào)取信息進行檔案查閱會產(chǎn)生一定的影響。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的策略

（一）定期清理保證檔案的實效性。新時期國有企業(yè)在進行檔案管理工作的過程中，需要注意保持檔案的時效性。因為隨著社會的發(fā)展和企業(yè)自身的發(fā)展，檔案的時效性和使用價值便會逐漸降低，所以國有企業(yè)的檔案管理工作部門和相關(guān)工作人員需要定期對內(nèi)部檔案進行清理，篩選出仍具有時效性的檔案進行保留，將時間較長的檔案進行篩查和清理。例如，我國某地區(qū)的國有企業(yè)在對檔案進行篩選時，首先根據(jù)檔案的時間進行分類排序，重點對超過十年的檔案有效性進行排查，對于已經(jīng)離職的工作人員相關(guān)信息進行妥善處理，同時對較為重要的檔案采取掃描的方式錄入計算機檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)雙重管理，從而有效提高檔案的保密性和安全性。對于部分需要永久保存的檔案，工作人員重點對此類檔案進行科學(xué)合理安排，減少此類檔案的移動頻率，避免對其造成損害。

（二）加強檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新。為提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，在工作過程中需要對服務(wù)內(nèi)容進行創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理基本理念。對此，我國某地區(qū)的國有企業(yè)在進行檔案管理工作時，專門制定完善的檔案管理條例，對工作人員進行創(chuàng)新服務(wù)培訓(xùn)，加強檔案管理力度。該國有企業(yè)首先要求相關(guān)部門在進行檔案管理工作時，提高整體的服務(wù)水平，加強檔案管理力度。針對傳統(tǒng)檔案管理中容易出現(xiàn)的散漫現(xiàn)象，利用較為完善和系統(tǒng)的管理服務(wù)理念進行創(chuàng)新，滿足不同領(lǐng)域和群體對于檔案資源的需求內(nèi)容。其次，對于檔案文件等相關(guān)資源進行高效整合和統(tǒng)一管理，將重要資料進行備份管理，確保檔案的完整性。最后，該企業(yè)還制定了《檔案管理系統(tǒng)規(guī)范》，利用明確的管理策略和指導(dǎo)思想，提高檔案管理工作人員的技術(shù)水平和工作能力。

（三）提高檔案管理科學(xué)技術(shù)水平。隨著計算機信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷深入發(fā)展，在社會領(lǐng)域的方方面面都已經(jīng)擴大了對計算機互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用。在檔案管理領(lǐng)域，通過利用先進的科學(xué)技術(shù)，研發(fā)相應(yīng)的管理設(shè)備，能有效促進檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。例如，我國某地區(qū)的國有企業(yè)在進行檔案管理時，應(yīng)用了目前較為先進的高速掃描儀設(shè)備以及計算機硬盤技術(shù)，有利于全面提高企業(yè)的檔案管理科學(xué)化水平。在進行檔案收錄工作中，通過將收取來的檔案進行分類整理，最后統(tǒng)一錄入到電子計算機檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，不但能提高檔案整理錄入的速度，還為日后調(diào)取查詢檔案提供了方便。擺脫了傳統(tǒng)企業(yè)利用紙質(zhì)作為檔案載體和表現(xiàn)形式環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)的信息缺失等問題，提高檔案管理的有效性，為我國其他領(lǐng)域的檔案管理做先進示范作用，全面提高我國檔案管理工作的科學(xué)化水平。

三、總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作會隨著人們的工作和生活方式的改變而改變，當(dāng)人們工作形式不斷朝向標準化和規(guī)范化方向邁進的同時，檔案管理也將逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化和科學(xué)化。創(chuàng)新檔案管理形式，探索檔案管理科學(xué)發(fā)展的道路是社會發(fā)展的必然趨勢，提高檔案管理的科學(xué)化水平，能為我國相關(guān)領(lǐng)域工作實現(xiàn)高效發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)，最終推動我國經(jīng)濟建設(shè)全面發(fā)展。

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