數(shù)字化背景下優(yōu)化事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理研究

張婧 馬哲

【摘要】我國(guó)已經(jīng)步入數(shù)字化時(shí)代，數(shù)字化成為各行各業(yè)進(jìn)行社會(huì)主義建設(shè)的大趨勢(shì)，這個(gè)階段，事業(yè)單位應(yīng)該以身作則，將數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展成熟，跟上社會(huì)進(jìn)步的腳步。本文主要研究了數(shù)字化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題，包括發(fā)展過(guò)渡期、檔案管理流程、信息化安全等。并提出相應(yīng)的解決措施。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案管理；事業(yè)單位；優(yōu)化

數(shù)字化檔案管理是指使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法進(jìn)行效率上的改進(jìn)，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的合理應(yīng)用，對(duì)于人民的生活質(zhì)量來(lái)說(shuō)是一種質(zhì)的飛躍。因此，在信息技術(shù)發(fā)展欠完善之際，如何優(yōu)化事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理，成為現(xiàn)在應(yīng)重點(diǎn)研究的問(wèn)題。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）數(shù)字化背景適應(yīng)期。隨著科技的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)行業(yè)在改變作業(yè)方式并逐漸向信息化靠攏時(shí)，由于之前的方式在自身以及管理方面、人員方面已經(jīng)留下了很深的烙印，所以需要相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間的適應(yīng)期。在背景適應(yīng)和從管理層到一線員工的思維和工作方式的轉(zhuǎn)變，可能會(huì)導(dǎo)致在信息化發(fā)展初期檔案管理的效率提升不是特別明顯，所以在事業(yè)單位檔案管理時(shí)應(yīng)該遵循數(shù)字化的發(fā)展規(guī)律，尋找適合企業(yè)的方式來(lái)提升效率。

（二）流程不夠完善。現(xiàn)在會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展雖然已經(jīng)有了一段時(shí)間，也積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，但是整體的效率提升還不夠顯著。主要的原因在于事業(yè)單位的管理方法雖然發(fā)生了變化，但是流程管理和人員協(xié)作方面還沒(méi)有完全擺脫之前的方式，導(dǎo)致管理方法與執(zhí)行方式的不匹配。總而言之，檔案管理流程方面的弊端在于缺少一個(gè)通用的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)檔案管理這一部分進(jìn)行約束。

（三）安全問(wèn)題。由于現(xiàn)在數(shù)字化背景下的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展監(jiān)督制度不夠完善，互聯(lián)網(wǎng)安全方面也未得到全面的保證，導(dǎo)致在信息化管理帶了來(lái)便捷的同時(shí)，也帶來(lái)了極大的安全隱患，數(shù)字化存儲(chǔ)的企業(yè)信息由于占用互聯(lián)網(wǎng)存儲(chǔ)空間，具有被不法分子竊取的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)事業(yè)單位、國(guó)家和人民來(lái)說(shuō)都是一份巨大的威脅。

二、優(yōu)化檔案管理的措施

（一）增強(qiáng)理論知識(shí)，盡快適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代。首先在理論知識(shí)方面，國(guó)家與企業(yè)都應(yīng)爭(zhēng)取相關(guān)人才的加入。目前整體的理論研究本就處于稍微滯后的階段，再加上數(shù)字化與檔案管理的結(jié)合更是在初級(jí)階段，所以理論指導(dǎo)就顯得尤為重要。首先加強(qiáng)了理論指導(dǎo)，才能總結(jié)出需要進(jìn)行改進(jìn)的大方向，進(jìn)一步明確整個(gè)流程框架，不僅是為了當(dāng)下事業(yè)單位的發(fā)展，也為以后更多企業(yè)以及向全國(guó)推行積累寶貴的經(jīng)驗(yàn)。在實(shí)踐中共同發(fā)掘探討更多的可能性，促進(jìn)管理方案的進(jìn)步以及工作效率的提升。

（二）明確人才分工，規(guī)范管理流程。優(yōu)化數(shù)字背景下的事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理歸根結(jié)底是改變傳統(tǒng)的管理方式，借用科技力量與人文力量的結(jié)合提高整個(gè)企業(yè)的效率，這也是國(guó)家信息發(fā)展的考慮。在數(shù)字化發(fā)展的初期，與之前的流水線方式不同，信息化下的會(huì)計(jì)檔案管理更多的是與科技打交道，所以在事業(yè)單位中，需要自上而下明確每個(gè)員工的職責(zé)，檔案管理方法的優(yōu)化則是一個(gè)很復(fù)雜深刻的問(wèn)題，幾乎牽涉到信息化和互聯(lián)網(wǎng)的所有脈絡(luò)，包括信息化和檔案管理的相應(yīng)理論知識(shí)等問(wèn)題。解決問(wèn)題的方法也不僅僅是口頭上的框架計(jì)劃，而是要落實(shí)到每一個(gè)部門(mén)，每一個(gè)人員，共同優(yōu)化分工、優(yōu)化管理方法來(lái)提高每個(gè)人的效率從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化整個(gè)檔案管理工作。所以努力發(fā)掘優(yōu)秀的科技人才并且每個(gè)人各盡所長(zhǎng)各司其職，有秩序地共同提高企業(yè)效率是事業(yè)單位優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理的關(guān)鍵。

（三）加強(qiáng)科技力量，重視檔案安全。要優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理并隨著社會(huì)發(fā)展背景進(jìn)行方法的改革必須要引入新的人才。事業(yè)單位這個(gè)時(shí)候在科技檔案管理這個(gè)方面是明顯的短板，所以需要更多的科技人才的加入來(lái)彌補(bǔ)短板，優(yōu)化檔案管理。而在安全問(wèn)題方面，在企業(yè)通過(guò)信息化管理會(huì)計(jì)檔案這個(gè)幾乎是最高機(jī)密的板塊時(shí)，應(yīng)該引入信息安全方面的專業(yè)人才并對(duì)檔案設(shè)置專屬加密以及入侵提醒和保護(hù)來(lái)升級(jí)信息時(shí)代的檔案安全性。同時(shí)在科技和信息安全方面，將要求和規(guī)劃嚴(yán)格地執(zhí)行下去，進(jìn)行人才的補(bǔ)入和縮減，構(gòu)建合理的體系和新的制度，在數(shù)字化背景下就要摒棄傳統(tǒng)方法中的糟粕部分，按照數(shù)字化的方法來(lái)幫助國(guó)家實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足的發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案的信息化是非常重要的變革，作為變革的中心，一定要以身作則，從自我做起，記錄每一個(gè)出現(xiàn)的問(wèn)題，查漏補(bǔ)缺，以便于提出解決措施并更好地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化，同時(shí)對(duì)以后更多的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)和幫助，為國(guó)家的財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展起到推動(dòng)性作用。

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