事業(yè)單位檔案管理存在的問題和對策

李麗

【摘要】在事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理占據(jù)重要位置，直接關系著單位的工作效率和未來發(fā)展。對此有必要加大研究力度，改變檔案管理觀念，加強檔案管理力度，在不斷提高檔案管理效率的同時為事業(yè)單位實現(xiàn)良好的發(fā)展奠定基礎。

【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化

事業(yè)單位的檔案管理工作主要是對單位相關資料進行收集、整理、統(tǒng)計、存儲、編輯、分析和處理，主要的作用就是為相關業(yè)務的處理提供依據(jù)，在事業(yè)單位的發(fā)展中有著重要影響。對此，有必要加大此方面的研究，全面分析存在的問題，并針對實際情況選擇合理的措施予以解決，從根本上提高檔案管理效率，使其更好地為單位服務。

一、事業(yè)單位檔案管理的意義

檔案管理的過程中包括信息收集、分類、整理、記錄、使用等一系列工作，信息化時代的到來決定著這些工作都要采用信息化手段來完成。檔案管理對于事業(yè)單位來說屬于一項基礎性工作，要想得到長久的發(fā)展，高效的檔案管理工作是必備的條件。對此，相關部門必須要對此予以高度重視，強化檔案管理手段，將信息化作為單位發(fā)展的必然趨勢，有效利用高科技信息技術，這樣才能促進其健康、長久、穩(wěn)定地發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

檔案管理工作具有一定的綜合性。隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)逐漸無法適應社會需求，導致事業(yè)單位在進行檔案管理的過程中逐漸顯現(xiàn)出了更多的問題，具體如下：

（一）檔案管理制度不夠完善。從眼下來看，很多事業(yè)單位在檔案管理制度方面存在問題。一些單位沒建立檔案管理制度，另一些單位雖然建立了制度，但只是表現(xiàn)在形式上，并未嚴格執(zhí)行。導致檔案隨意堆積在一起，經(jīng)常出現(xiàn)丟失、殘缺的現(xiàn)象。除此之外，對于檔案也沒有進行嚴格處理，手續(xù)不全，經(jīng)常出現(xiàn)有借無還問題。還有一些人員為了一己私利對檔案數(shù)據(jù)進行擅自更改，降低了檔案資料的真實性。

（二）檔案管理手段不夠先進。傳統(tǒng)檔案管理中對于檔案資料的管理主要以紙質的方式為主，由于檔案數(shù)據(jù)信息涉及到的內(nèi)容廣泛，信息量較大，自然而然就增加了信息儲存的難度。經(jīng)常出現(xiàn)紙質檔案易受潮、發(fā)霉等問題，因此必須要定期進行查看和整理，所以存儲的時間也較短。而且由于內(nèi)容較多，所以檔案準確性和完整性也就難以得到保證，同時也在很大程度上增加了人們查找信息和閱讀信息的難度。

（三）檔案管理人員專業(yè)水平較差。要想提高檔案管理效率，檔案管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素質是重要的影響因素。但是從目前的情況來看，如今的事業(yè)單位檔案管理人才比較匱乏。專業(yè)水平差、職業(yè)素質低的人員比比皆是，各方面都無法滿足實際標準。在工作的過程中沒有責任心，態(tài)度較差，積極性也不是很高，不利于檔案管理工作的正常開展。

三、加強事業(yè)單位檔案管理的有效途徑

（一）強化對檔案管理的認識。要想最大程度上提高事業(yè)單位的檔案管理效率，首先要做的就是強化對檔案管理的認識，管理層要予以高度重視，基層則要明確自身職責。同時做好相關宣傳，全面貫徹檔案管理知識，強化檔案管理人員的服務意識，不斷提高檔案管理的效率。

（二）建立科學的檔案管理信息系統(tǒng)。提高檔案管理效率的最有效途徑就是創(chuàng)新管理手段，改變管理觀念。眼下計算機技術發(fā)展迅速，事業(yè)單位可以將其適當應用在檔案管理中，建立科學的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息化管理，不僅可以有效減少人工工作量，也可以提高檔案管理效率。具體如下：1.建設存量檔案全文數(shù)據(jù)庫。根據(jù)單位的實際情況建檔案全文數(shù)據(jù)庫，對紙質檔案進行數(shù)字化處理，轉變成其他格式存儲在數(shù)據(jù)庫中。對于光盤類的文件，應該注意其格式的規(guī)范性，然后統(tǒng)一進行歸檔處理。2.建設專題數(shù)據(jù)庫。建立專門的檔案網(wǎng)站，利用其發(fā)布一些重要信息，同時也可以方便用戶檢索信息。通過這個網(wǎng)站的建設發(fā)布信息的時候可以不受任何限制。3.建設完善的信息安全保密體系。加強應用系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫的安全建設，加強保密管理，避免數(shù)據(jù)信息遭到竊取和流失。

（三）建立完善的檔案管理制度。根據(jù)自身實際情況加強檔案管理工作的監(jiān)督和控制，制定專門的管理制度，并保證嚴格執(zhí)行，出現(xiàn)問題立即調整和完善。同時建立完善的賞罰機制，加強檔案管理人員的監(jiān)督和管理，表現(xiàn)優(yōu)秀的人員自然要予以褒獎，表現(xiàn)較差的人員要適當處罰和教育。保證檔案管理工作的規(guī)范性和標準性。

（四）加強檔案管理人員的管理。1.嚴格招聘檔案管理人員，盡可能招納業(yè)務技術過硬的管理人才，堅持持證上崗。2.加強專業(yè)培訓。對檔案管理人員進行培訓，規(guī)范流程，保證每一名工作人員都能熟悉并掌握檔案管理相關知識，同時也要不斷提高員工的計算機水平，加強檔案管理信息系統(tǒng)的監(jiān)督和管理，有效地封堵漏洞，以免檔案信息被盜用。3.實施素質教育。注重對檔案管理人員職業(yè)道德素質的培養(yǎng)，使其不斷完善自己、強化自己，端正工作態(tài)度，始終保持良好的工作狀態(tài)。

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