新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的分析

張利萍

【摘要】隨著國家政治體制的不斷深入發(fā)展，行政事業(yè)單位需要對檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，以適應(yīng)人才不斷流動的需求，從而促進(jìn)行政事業(yè)單位整體工作的合理有序進(jìn)行。本文針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀中存在的一些問題，提出了加強(qiáng)檔案管理重視程度、明確檔案管理人員職責(zé)，以及推動檔案信息現(xiàn)代化的管理建議，旨在為新時期事業(yè)單位檔案管理提供一些思路新穎的借鑒。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化

行政事業(yè)單位要想讓工作效率有所提高，需要兼顧到其中可能涉及到的方方面面的工作，尤其要重視對檔案文件的科學(xué)化管理，從而促進(jìn)事業(yè)單位的工作協(xié)調(diào)有序進(jìn)行。檔案管理工作涉及到信息收集、整理和分析的一系列工作，要想使復(fù)雜的管理工作運(yùn)行得有條不紊，就要保證檔案管理的創(chuàng)新措施立足于實踐，并且能夠適應(yīng)新時期事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)新需求，將創(chuàng)新改革工作落到實處。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前的事業(yè)單位中還存在著相關(guān)人員對《檔案法》《檔案管理辦法》等法律法規(guī)貫徹落實不到位的現(xiàn)狀，其中一些檔案管理人員缺乏業(yè)務(wù)素養(yǎng)，對自身工作的重要性認(rèn)識不到位，出現(xiàn)消極怠工狀況，導(dǎo)致檔案整理和收集工作的整體進(jìn)程緩慢，出現(xiàn)分類不夠精細(xì)、保存不夠妥善的亂象，并且還存在個別單位私自銷毀或者丟棄本應(yīng)保存的檔案文件現(xiàn)象，嚴(yán)重限制了檔案歸納管理工作的效率。而一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)長期以來對檔案管理工作不夠重視，撥放專項管理資金流程緩慢，也使得存放檔案文件資料的基礎(chǔ)設(shè)施非常簡陋，對重要文件檔案的保護(hù)設(shè)備配置不夠完善，個別單位甚至將具有機(jī)密性的檔案存放在臟亂的雜物間，而且存放之前沒有進(jìn)行過歸檔整理，使其隨時面臨著易燃的安全隱患。在事業(yè)單位檔案信息日益繁雜的情況下，檔案的管理方式卻依然停留在以往的陳舊落后階段，重要檔案無法及時進(jìn)行裝訂和歸檔，使得具備的資源信息被忽視和破壞，導(dǎo)致了檔案管理本該是事業(yè)單位資源管理體系中的重要一環(huán)，卻長期處于被忽視被遺忘的狀態(tài)。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

（一）加強(qiáng)檔案管理重視程度。行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，可以從本單位檔案管理的實際情況出發(fā)，為檔案管理人員制定檔案管理的日常工作目標(biāo)和任務(wù)，增加對檔案存放記錄的檢查次數(shù)，要求收上來的檔案必須在短時間內(nèi)完成有效的整理和收納工作，保護(hù)檔案管理人員在工作中的合法權(quán)益，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，可以不定時邀請管理人員針對實際工作情況對檔案的管理創(chuàng)新提出建議。事業(yè)單位還可以組織相關(guān)人員做好檔案的保密工作，撥出相關(guān)資金用以進(jìn)行檔案室的修葺完善，為檔案建立一個干凈安全的存放場所，從而為管理人員即將進(jìn)行的檔案分類收錄工作提供便利。促使單位人員明確檔案工作的重要性，在需要交納自己檔案的時候先自行做好整理工作，為管理人員的收錄管理工作提供便利，另外要加強(qiáng)對出入檔案室的人員、查看或者借出檔案的人員進(jìn)行登記，做好檔案保護(hù)工作。

（二）明確檔案管理人員職責(zé)。新時期的檔案管理任務(wù)極為重要，加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，對管理人員明確自身工作職責(zé)，提高工作中的檔案管理效率有著至關(guān)重要的意義。行政機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要注重創(chuàng)新對檔案管理工作人員的培訓(xùn)機(jī)制，培訓(xùn)檔案管理人員對各部門各種性質(zhì)的檔案文件，進(jìn)行科學(xué)有效的分類再存檔，為日后的人員流動進(jìn)行調(diào)檔工作提供便利。例如：某事業(yè)機(jī)關(guān)存在檔案管理人員業(yè)務(wù)能力差的現(xiàn)狀，領(lǐng)導(dǎo)會不定時組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識的“充電”，參考學(xué)習(xí)其他事業(yè)單位的檔案管理工作先進(jìn)措施做法，并為檔案管理的創(chuàng)新思路提出自己的見解，提高了檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，提升了管理人員的工作積極性。通過學(xué)習(xí)其他單位先進(jìn)的檔案管理方法，可以激發(fā)管理人員的創(chuàng)新積極性，督促檔案管理人員明確自身職責(zé)，強(qiáng)化專業(yè)知識和基本技能，不斷適應(yīng)檔案管理新時期對管理人員提出的新要求。

（三）推動檔案信息現(xiàn)代化。在互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)融入工作生活方方面面的時代大背景下，檔案管理的發(fā)展趨勢也要邁上信息化道路。檔案管理人員需要借助計算機(jī)技術(shù)手段來進(jìn)行檔案的數(shù)字化發(fā)展，加快檔案管理的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。例如：面對以往采用手記筆錄的檔案歸檔方式，對檔案進(jìn)行分類查找極為不便的情況，一些行政機(jī)關(guān)單位開始借助聲像技術(shù)、光盤技術(shù)，來實現(xiàn)對檔案入檔的備忘記錄，以及快速進(jìn)行分類歸檔，查找起來只需要輸入指定信息，就可快速拿到需要的檔案文件，提高了檔案文件中重要資源的利用價值。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)化手段，在對重要性文件進(jìn)行存檔管理時還可以設(shè)置文件機(jī)密性保護(hù)，從檔案的管理和保密兩個方面進(jìn)行存檔，做到檔案存檔時有效率、調(diào)檔時有速度、機(jī)密性有保護(hù)的管理工作，對行政事業(yè)單位中的國家級檔案材料進(jìn)行數(shù)字化歸檔，對日后實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)異地調(diào)檔有著重要的意義。

三、結(jié)束語

總而言之，當(dāng)前的行政事業(yè)單位檔案管理中存在的不利現(xiàn)狀，限制了對管理人員檔案文件的創(chuàng)新性管理。在新時期對檔案管理的服務(wù)職能提升有所要求的形勢下，行政事業(yè)單位的檔案管理工作要從管理人員到檔案歸檔都進(jìn)行規(guī)劃創(chuàng)新，強(qiáng)化檔案管理的新理念，優(yōu)化檔案人員的管理水平，從而建立科學(xué)完善的檔案管理機(jī)制，保證事業(yè)單位的檔案管理工作能夠更好地服務(wù)大眾。

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