事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題與解決措施

孫要男

【摘要】在改革開放不斷深入推進(jìn)的作用下，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)、文化等方面得到了快速的發(fā)展。在這樣的基本形勢(shì)下，作為公益性質(zhì)的事業(yè)單位面臨著越來越多的數(shù)據(jù)信息，其對(duì)各單位的檔案管理信息化建設(shè)造成了極大的影響。文章主要研究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

事業(yè)單位的檔案管理工作是對(duì)單位各方面工作的信息管理以及保存方式，是單位發(fā)展的重要信息支持。在現(xiàn)代信息技術(shù)的影響下，信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理工作新的發(fā)展趨勢(shì)。但是，由于管理觀念以及管理方式等各方面主客觀因素的影響，其還存在一些突出的實(shí)際問題。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

事業(yè)單位是我國(guó)社會(huì)主義社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)體系中的重要組成部分，是國(guó)家實(shí)現(xiàn)社會(huì)公共服務(wù)的重要載體。事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)，對(duì)社會(huì)各項(xiàng)工作的平穩(wěn)發(fā)展具有非常積極的實(shí)際意義。經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐以及發(fā)展，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)取得了較好的實(shí)際成果，但是，與社會(huì)發(fā)展的總體應(yīng)用水平來說，其還存在一些突出的問題。

（一）檔案信息開發(fā)不合理。由于管理人員的管理觀念還沒有實(shí)現(xiàn)完全的轉(zhuǎn)變，一些單位雖然實(shí)現(xiàn)了技術(shù)層面的信息化建設(shè)，但是在信息技術(shù)的應(yīng)用和開發(fā)檔案信息資源方面，還比較薄弱。一方面。檔案管理工作中相關(guān)信息重復(fù)加工的問題表現(xiàn)嚴(yán)重，數(shù)據(jù)質(zhì)量有待提高。另一方面，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，更大的意義是信息技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)信息的強(qiáng)大處理能力，使信息能夠發(fā)揮其最大價(jià)值。但是，在現(xiàn)階段，這方面的發(fā)展比較欠缺。

（二）信息安全管理不到位。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，信息技術(shù)多元化的收集能力擴(kuò)展了檔案管理的信息收集渠道；強(qiáng)大的信息處理能力實(shí)現(xiàn)了信息資源的充分利用；數(shù)據(jù)庫(kù)以及云技術(shù)實(shí)現(xiàn)了海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需求；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了信息的快速共享以反饋。但是，其在極大程度上便捷了管理工作的同時(shí)，也帶來了更加隱蔽的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。例如：黑客攻擊、病毒入侵、數(shù)據(jù)丟失等等，都會(huì)導(dǎo)致非常嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)損失。然而，目前我國(guó)廣大事業(yè)單位對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全的管理能力還處于較低水平。

（三）管理人員素質(zhì)不足。由于受傳統(tǒng)觀念的影響，一些管理人員的觀念轉(zhuǎn)變困難，難以跟上信息技術(shù)的應(yīng)用水平。同時(shí)，信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)管理人員的信息技術(shù)素質(zhì)具有更高的要求?，F(xiàn)階段，在信息管理技術(shù)方面的素質(zhì)，是事業(yè)單位檔案管理人員普遍欠缺的現(xiàn)代化素質(zhì)。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化存在問題的解決措施

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用已經(jīng)得到了越來越多的關(guān)注。對(duì)于在檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，相關(guān)管理人員應(yīng)該積極攻關(guān)，推進(jìn)檔案管理水平的現(xiàn)代化發(fā)展。

（一）完善管理制度，推進(jìn)信息開發(fā)。對(duì)于在我國(guó)事業(yè)單位普遍存在的檔案信息開發(fā)程度較低的實(shí)際問題，應(yīng)該從制度方面著手，建立全面的信息管理體系。首先，在信息收集方面，必須擺脫掉傳統(tǒng)管理模式中以文字?jǐn)?shù)據(jù)為主的單一形式，開展以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的多元化信息管理。其次，在檔案的加工方面，應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念中簡(jiǎn)單存儲(chǔ)的管理方式，發(fā)揮信息技術(shù)強(qiáng)大的信息處理能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次的開發(fā)，使信息資源能夠在單位的管理以及運(yùn)營(yíng)過程中發(fā)揮最大的價(jià)值。

（二）健全監(jiān)督體系，強(qiáng)化安全管理。在信息化的時(shí)代背景下，信息資源對(duì)企業(yè)、單位、組織發(fā)展的作用已經(jīng)越來越重要。對(duì)此，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)定發(fā)展，必須從實(shí)際出發(fā)，強(qiáng)化信息技術(shù)的安全管理。一方面，應(yīng)該健全監(jiān)督體系，在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的全方位實(shí)時(shí)監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)因主觀或客觀原因?qū)е碌男畔踩珕栴}，以此提高單位的檔案安全管理能力。另一方面，應(yīng)該建立網(wǎng)絡(luò)信息安全管理體系，建立信息安全防火墻，提高檔案信息的安全性。例如：可以應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)虛擬機(jī)技術(shù)，建設(shè)信息安全防火墻，在最大程度上避免黑客以及病毒的惡意入侵。同時(shí)，可以合理運(yùn)用云技術(shù)，以此實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的跨端口共享，避免了因?yàn)橄到y(tǒng)損壞、計(jì)算機(jī)故障、操作失誤等原因造成的數(shù)據(jù)異常丟失或破損。保證信息的完整性。只有網(wǎng)絡(luò)安全得到了切實(shí)的保證，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)才能夠得到更加穩(wěn)定的發(fā)展。

（三）建立培訓(xùn)制度，提高管理素質(zhì)。在檔案管理信息化的建設(shè)過程中，管理人員的素質(zhì)跟不上是制約信息化發(fā)展的重要因素。對(duì)此，應(yīng)該建立科學(xué)的培訓(xùn)制度，定期對(duì)管理人員開展培訓(xùn)工作，使其能夠滿足檔案管理信息化建設(shè)對(duì)管理人員素質(zhì)的客觀要求。在信息化的發(fā)展背景下，檔案管理人員不僅僅要具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，以及豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，還必須具備現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用以及操作能力。對(duì)此，應(yīng)該以信息技術(shù)的應(yīng)用素質(zhì)為主要內(nèi)容，對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提高其現(xiàn)代化的管理素質(zhì)。同時(shí)，應(yīng)該建立合理的激勵(lì)機(jī)制，以此激發(fā)管理人員的工作積極性，使其以更加飽滿的熱情、更加現(xiàn)代化的管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上所述，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也發(fā)生了極大的變化。為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)，必須要樹立現(xiàn)代化的管理理念，以現(xiàn)代化的管理措施，使事業(yè)單位社會(huì)公益事業(yè)性質(zhì)得以更好發(fā)揮。

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