新時代城建檔案工作發(fā)展趨勢

陰 子 芬

(晉中市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館，山西 晉中 030600)

城建檔案可以為城市規(guī)劃以及建設(shè)等提供依據(jù)，也是城市科學研究中相當重要的一部分，同時，其傳承了城市的歷史以及文化。但是在我們國家，城建檔案的發(fā)展并沒有歷經(jīng)很長的時間，在歷史等因素的影響之下，對其建設(shè)也剛剛處于初級階段并且有很多問題的存在，包括各級管理機構(gòu)不健全和管理人員不夠?qū)I(yè)等等，這就需要政府和相關(guān)部門加強關(guān)注和重視。

1 城建檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 城建檔案管理的現(xiàn)狀

從城建檔案的定義方面來看，也就是在系統(tǒng)記錄與整理城市建設(shè)工程的基礎(chǔ)上，開展一些工作使其資料能夠記錄下城市發(fā)展的過程，并且讓之后的城市規(guī)劃可以基于此。對其進行管理的時候，需要進行一系列工作，包括規(guī)劃設(shè)計等，以此來服務(wù)于城市的發(fā)展。然而，在記錄信息的過程中，因為其復雜性等，使得很多問題存在于管理制度中，所以，在開展城建檔案管理工作的時候有很多漏洞和問題。

1.2 城建檔案管理過程中存在的問題

1.2.1城建檔案管理意識淺薄，并無完善的管理制度

基于現(xiàn)階段的城市發(fā)展狀況，一般來說，人們都會更多的關(guān)注其發(fā)展速度以及外觀建設(shè)，而對后期建設(shè)的配套工作卻并無太多關(guān)注。盡管目前城市進一步發(fā)展，城建檔案的管理工作開始受到人們的關(guān)注，然而在許多地方，人們依然沒有重視城建檔案工作，關(guān)于這方面的意識也不強，同時，還有很多漏洞和問題存在于其管理工作當中。

1.2.2城建檔案管理人員的水平較低

在進行檔案工作管理的過程中，其工作人員應(yīng)當是專業(yè)的，并且受過專業(yè)教育以及培訓，以此來完成制定檔案以及整理等一系列的工作，并且保證其具有較高的質(zhì)量。但是，因為人們并不是非常重視城建檔案的管理工作，同時，其管理人員的專業(yè)水平也比較低，所以導致了檔案資料不具有較強的成套性，另外，人員不嚴謹?shù)木幹茟B(tài)度也讓檔案缺乏準確性以及真實性等。綜上所述，這些檔案無法給后期提供較大的參考價值，也會導致很多問題存在于后期的使用過程中。

1.2.3無法對城建檔案進行開發(fā)和利用

就城建檔案而言，能夠?qū)ζ涑鞘薪ㄔO(shè)項目進行記錄，這將具有很大的意義，比如能讓現(xiàn)階段的城市建設(shè)項目參考或者為其項目后期的維護和管理等工作提供便利。然而，在目前社會發(fā)展的過程中，城建檔案依然無法受到人們的關(guān)注，因此還有很多漏洞存在于工作中，比如信息編制以及保存修改等等。另外，城建檔案的發(fā)展無法與當前信息技術(shù)的發(fā)展同步，還有很多問題存在于數(shù)字檔案中，對其工作也主要通過手工和人力的方法。

1.2.4地區(qū)之間無法平衡發(fā)展

現(xiàn)階段，就中國來看，還有很大的差距存在于地區(qū)之間的發(fā)展，包括經(jīng)濟和技術(shù)等方面，而基于整體，地區(qū)之間的發(fā)展也有很大落差，具體來說，經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)的建設(shè)素質(zhì)高于落后地區(qū)。所以，在開展城建檔案的編制和保管的工作中，具有地區(qū)優(yōu)勢的因素。另外，對于經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)來說，其城建檔案的發(fā)展能夠和時代同步，并且能夠有效運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。然而，在落后的地區(qū)，無法重視城建檔案的管理工作，也導致后期出現(xiàn)一系列問題。與此同時，因為同一地區(qū)會出現(xiàn)不同程度的經(jīng)濟發(fā)展，其發(fā)展速度也不一致，而基于不同的時期，其受關(guān)注的程度不同，因此使得在城建檔案方面出現(xiàn)差別對待等現(xiàn)象。另外，在不同的地區(qū)之間，城建檔案工作的發(fā)展體制是不一致的，而后期發(fā)展也會因其發(fā)展模式等受到影響，并且使得出現(xiàn)很多問題，比如機制混亂等。

2 完善城建檔案管理工作的對策

2.1 引入先進的檔案管理理念

通常情況下，城建檔案管理工作非常復雜，也極其龐大，因此必須建立起管理機制，使其管理可以準確和完善，進一步實現(xiàn)使用目標。而開展工作主要有這樣幾方面：其一，使得收集和編制檔案的工作被嚴格規(guī)范，并且統(tǒng)一管理資料；其二，在制定檔案管理目標時基于實際狀況，并且通過幾個階段的工作達到目標，以此實現(xiàn)規(guī)范的檔案管理。另外，在開展工作時，需要對檔案進行分類編碼以及存放等。

2.2 提高城建檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

城市建設(shè)的最終檔案質(zhì)量高低和效率快慢最主要是取決于檔案管理人員的素質(zhì)。所以，要想從根本上提高城建檔案的管理工作發(fā)展，應(yīng)該從人才的培養(yǎng)開始，大力加強檔案管理方面的專業(yè)人才教育。人才的培養(yǎng)教育可以從幾方面入手，比如最直接的可以在高校中加強檔案管理方面的人才培養(yǎng)，讓高校輸出人才，也可以在企業(yè)中對在職人員進行崗位職業(yè)培訓，讓員工對檔案管理工作有新的認識和執(zhí)行能力，以此提高從業(yè)人員的整體素質(zhì)，幫助城建檔案工作的高效完成。

2.3 加強政府部門對城建檔案工作的監(jiān)督管理

城建檔案工作少不了政府的監(jiān)督管理。政府部門應(yīng)該進一步完善對城建檔案工作的管理機制以及監(jiān)督機制，同時與現(xiàn)代科技結(jié)合，吸收中內(nèi)外豐富的管理理念，引進先進的管理設(shè)備，讓城建檔案工作變得信息化和現(xiàn)代化。另一方面，政府部門應(yīng)該在中小地域增加資源投入，加強管理監(jiān)督，讓中小地區(qū)間能夠合作發(fā)展。政府還需要在各地建立統(tǒng)一的管理規(guī)范，才能取得更好的管理效果。

2.4 制定規(guī)范的規(guī)章制度，加強內(nèi)部控制

內(nèi)部的控制對于城建檔案工作來說也非常重要。與城建檔案工作相關(guān)的單位部門應(yīng)該出臺統(tǒng)一的規(guī)范，建立統(tǒng)一的，方便協(xié)調(diào)管理的機制，加強對檔案的管理監(jiān)督。同時，統(tǒng)一的檔案管理以及精準的文檔分類可以幫助城建項目期間高效地尋找資料，可以促進檔案的反復使用，可以幫助城市建設(shè)的整體布局和發(fā)展規(guī)劃。

3 發(fā)展趨勢——電子化管理

現(xiàn)階段，國內(nèi)經(jīng)濟發(fā)展速度十分迅猛，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也得到快速發(fā)展，并在全球范圍內(nèi)得到廣泛應(yīng)用，在這種大環(huán)境下，對城建檔案進行數(shù)字化管理已經(jīng)迫在眉睫。

3.1 城建檔案電子化之后的優(yōu)點

1)采取此種方式進行管理，能夠有效提高保密性。對相關(guān)內(nèi)容進行數(shù)字化管理后，就可以采取適當?shù)募用芊绞綄?nèi)容進行保護。此外，相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，數(shù)字化管理具有更強的靈活性，在進行資料查詢過程中，可以只將需要的部分調(diào)取出來，這樣就可以對其他部分的內(nèi)容進行保密，而這一點是傳統(tǒng)檔案管理方式無法做到的。

2)使用具有極強的靈活性。在進行數(shù)字化管理前，在進行記錄的過程中主要是靠手動完成，而且在進行檢索等工作時都非常繁瑣。在進行改革后，由于數(shù)字化技術(shù)所具有的特點，使得上述問題得到很好的解決。此外，在對相關(guān)內(nèi)容進行更正、補充等方面也具有很好的便捷性，從而很好的保證了文件的完整性。

3)采取這種方法對城建檔案進行管理，可以使相關(guān)工作者從繁復的工作中解放出來，并且能夠顯著提高他們的工作速度等。

4)可以顯著降低保存材料所占用的空間。

5)采取這種管理方式是對國家加強信息化建設(shè)這一號召的積極響應(yīng)，同時實現(xiàn)在技術(shù)方面與國際的接軌。

3.2 城建檔案電子化的目標和任務(wù)

首先，城建檔案要實現(xiàn)電子化，一定要全面地去考慮，從實際出發(fā)，建立行之有效的建設(shè)目標，這并非是一日而成的工作，需要花費較長的時間去完成。第一要務(wù)即堅定地進行基礎(chǔ)信息的建設(shè)，快速地將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)型成電子檔案，開發(fā)能管理檔案的信息系統(tǒng)。

其次，把計算機跟網(wǎng)絡(luò)技術(shù)當做主體，加以傳統(tǒng)的工作模式來輔佐，設(shè)立起城建檔案信息咨詢的服務(wù)系統(tǒng)，在實際的實施里繼續(xù)將其完善，并在其被完全使用的時候，將社會的經(jīng)濟效益提高。

再次，在信息化的網(wǎng)絡(luò)里，其關(guān)鍵就是數(shù)據(jù)庫，只有擁有數(shù)據(jù)庫，才可以在真正意義上達到現(xiàn)代化以及網(wǎng)絡(luò)化的管理，所以城建檔案的電子化工作一定要做到數(shù)據(jù)庫齊全以及專業(yè)，這其中包含了目錄數(shù)據(jù)、目錄中心之類的建設(shè)項目。

最后，一定要建立齊全、統(tǒng)一的管理上以及技術(shù)上的規(guī)章，將其應(yīng)用于檔案管理中的每一個環(huán)節(jié)中，所以，不可或缺的就是建設(shè)一個科學合理的、正規(guī)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。