淺析水利工程檔案管理

(山東黃河河務(wù)局，山東 濟(jì)南　250011)

水利工程檔案是水利工程建設(shè)管理的重要組成部分，水利工程檔案可反映水利工程建設(shè)的詳細(xì)情況，也是工程建設(shè)審計(jì)、工程驗(yàn)收、質(zhì)量評(píng)定的重要依據(jù)。本文就工程檔案工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析總結(jié)，在規(guī)范收集、整理、保管利用好工程檔案等方面提出見(jiàn)解。

1　存在的問(wèn)題

近年來(lái)，由于水利工程建設(shè)投資的加大，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案逐年增多，業(yè)務(wù)部門間的分工越來(lái)越細(xì)。工程建設(shè)文件包括參建相關(guān)單位在建設(shè)管理過(guò)程中形成的原始文件、質(zhì)量評(píng)價(jià)評(píng)定文件、技術(shù)文件、行政文書、音像資料等，是文字、表格、圖紙、音像、電子等各種載體文件的總和。水利工程尤其是大中型水利工程一般都形成了種類繁多、數(shù)量龐大的工程文件。因此，整理好工程文件對(duì)工程項(xiàng)目是否能順利驗(yàn)收具有非常重要的意義。但現(xiàn)階段的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作仍然存在不少問(wèn)題，必須加強(qiáng)歸檔文件質(zhì)量管理。

1.1　工程量大，管理環(huán)節(jié)多

a.隨著工程建設(shè)項(xiàng)目管理水平的提高，建設(shè)工期越來(lái)越短，項(xiàng)目過(guò)程管理要求越來(lái)越高，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及監(jiān)理人員對(duì)工程建設(shè)質(zhì)量比較重視，而對(duì)項(xiàng)目檔案的歸檔意識(shí)較為薄弱，造成工程建設(shè)過(guò)程中大量資料未能得到很好的保管。

b.施工工藝和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)更新較快，檔案管理步伐難以跟上項(xiàng)目管理步伐。

c.大量新技術(shù)、新產(chǎn)品、新工藝的運(yùn)用，使歸檔范圍不斷擴(kuò)大，檔案管理工作缺乏可參照的依據(jù)。

1.2　管理不規(guī)范

部分參建單位存在管理不規(guī)范現(xiàn)象，直接導(dǎo)致工程文件資料不規(guī)范。例如：應(yīng)進(jìn)行干密度和壓實(shí)度雙控制的土方填筑工程僅進(jìn)行了干密度單項(xiàng)指標(biāo)控制實(shí)驗(yàn)、見(jiàn)證取樣制度落實(shí)不到位、部分原材料進(jìn)場(chǎng)未報(bào)驗(yàn)、分部工程未履行開工審批手續(xù)、個(gè)別監(jiān)理單位審批的施工進(jìn)度計(jì)劃由副總監(jiān)或監(jiān)理工程師代簽字、土工布鋪設(shè)沒(méi)有按技術(shù)規(guī)范要求施工、未經(jīng)批準(zhǔn)進(jìn)行變更等，這些建設(shè)管理不規(guī)范的問(wèn)題直接導(dǎo)致了相應(yīng)工程文件形成不規(guī)范。

1.3　全面性和真實(shí)性差

個(gè)別工程文件不能全面如實(shí)反映建設(shè)管理實(shí)際情況，有造假現(xiàn)象。例如：施工、監(jiān)理日志不是現(xiàn)場(chǎng)記，而是在辦公室補(bǔ)，并且內(nèi)容簡(jiǎn)單、粗糙，不能反映工作實(shí)際；施工文件中的單元工程質(zhì)量評(píng)定表中填寫的部分內(nèi)容與現(xiàn)場(chǎng)不符；個(gè)別監(jiān)理單日抽檢批量大，部分工程標(biāo)段文件整理人員為完成任務(wù)，集中把工程各類檢測(cè)、評(píng)定文件做好，捏造虛假工程文件。

1.4　管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定

參建各方檔案人員變動(dòng)頻繁且技能欠缺，呈現(xiàn)“三多三少”特點(diǎn)，即：兼職的多、專職的少；新手多、有經(jīng)驗(yàn)的少，尤其是有大型水利工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人更少；等待觀望的多、主動(dòng)學(xué)習(xí)、主動(dòng)開展工作的少。特別是工程進(jìn)入尾聲時(shí)，大量技術(shù)人員被抽走，留下整理檔案的人，往往不熟悉工程建設(shè)情況，具體整編操作也頗為生疏，嚴(yán)重影響了檔案工作的有序正常開展。

1.5　管理模式落后

傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足水利工程建設(shè)項(xiàng)目快速發(fā)展的需要，主要表現(xiàn)在：?檔案管理規(guī)章制度建設(shè)滯后于工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)，部分制度與業(yè)務(wù)制度有沖突，對(duì)檔案管理要求不統(tǒng)一；?檔案管理沒(méi)有得到足夠重視，管理職責(zé)不夠清晰，監(jiān)督考核不夠嚴(yán)格；?部分職工存在思維定勢(shì)，“被動(dòng)接收”檔案的情況普遍存在，工程建設(shè)人員和檔案管理人員未能建立良好的溝通機(jī)制，對(duì)彼此的專業(yè)不夠了解，造成歸檔脫節(jié)。

由此，以工程建設(shè)管理流程為基礎(chǔ)，建立與之相適應(yīng)的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系，充分發(fā)揮工程檔案的作用，成為水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作發(fā)展的迫切需要。

2　檔案質(zhì)量管理措施

2.1　有效利用合同約束

建設(shè)單位在招投標(biāo)和與各單位簽訂合同時(shí)，增加比較明確的檔案歸檔要求條款，并與工程進(jìn)度款支付、監(jiān)理費(fèi)支付相掛鉤來(lái)約束相關(guān)參建單位。監(jiān)理單位起著承上啟下的作用，必須要求監(jiān)理單位配備專職檔案管理人員，加強(qiáng)檔案的日常督促管理和指導(dǎo)工作，有效發(fā)揮監(jiān)理單位在管理、審核把關(guān)和移交檔案工作中的職能作用。監(jiān)理單位在做好自身檔案管理工作的同時(shí)，必須加強(qiáng)對(duì)施工單位及設(shè)備廠家文件資料的督促指導(dǎo)，不僅體現(xiàn)在過(guò)程中對(duì)文件資料數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制，還體現(xiàn)在施工單位移交檔案時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行審核把關(guān)。通過(guò)合同約束，有效促進(jìn)檔案管理跟上施工步伐。

2.2　檔案管理嚴(yán)格納入工程建設(shè)全過(guò)程

工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料產(chǎn)生于工程建設(shè)的全過(guò)程，其形成、積累和管理都應(yīng)納入工程項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施，在工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收中要嚴(yán)格考核這些指標(biāo)體系。從工程建設(shè)項(xiàng)立項(xiàng)時(shí)，就同時(shí)進(jìn)行文件材料的收集和整理工作，簽訂勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同時(shí)，要對(duì)工程項(xiàng)目文件材料(包括竣工圖)的歸檔范圍、份數(shù)、整理和移交工作提出明確要求；檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查工程項(xiàng)目形成的文件材料的原始性和技術(shù)質(zhì)量，注意紙張、書寫筆等應(yīng)符合檔案規(guī)定和要求。在進(jìn)行項(xiàng)目成果評(píng)審、鑒定和重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)審查、驗(yàn)收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同時(shí)出具專題歸檔情況證明材料。

2.3　明確參建各方收集重點(diǎn)及要求

對(duì)于工程建設(shè)項(xiàng)目，參建單位有項(xiàng)目法人、勘測(cè)設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理等多家單位，對(duì)于檔案的整理和重點(diǎn)有所不同。項(xiàng)目法人的重點(diǎn)在工程項(xiàng)目前期運(yùn)作立項(xiàng)、報(bào)批、設(shè)計(jì)審查合同簽訂、竣工驗(yàn)收組織等?？辈煸O(shè)計(jì)單位重點(diǎn)是項(xiàng)目建議書、初步設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)報(bào)告、施工詳圖、竣工驗(yàn)收鑒定書及相關(guān)文件等。招投標(biāo)單位重點(diǎn)是招標(biāo)過(guò)程中形成的文件。施工和監(jiān)理單位是工程項(xiàng)目產(chǎn)生檔案數(shù)量最多，也是工程建設(shè)項(xiàng)目檔案中最為重要的部分。整理檔案之前就要搞清楚工程項(xiàng)目劃分有多少個(gè)單位、分部、單元工程。檔案員在收集整理時(shí)才能把施工過(guò)程中產(chǎn)生的零亂文件材料，有機(jī)的組合在一起。施工單位收集檔案重點(diǎn)為單元工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)驗(yàn)批、隱蔽工程和關(guān)鍵部位檢查驗(yàn)收記錄、原材料進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)批、施工放樣和測(cè)繪成果、設(shè)計(jì)變更、竣工圖等。監(jiān)理單位重點(diǎn)是監(jiān)理大綱、規(guī)劃、細(xì)則，單元工程質(zhì)量評(píng)定抽檢和旁站記錄、原材料復(fù)檢、抽檢記錄、報(bào)告單或者是洽商單等。

2.4　建立網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)工程檔案的“模板化”

利用網(wǎng)絡(luò)，建立聯(lián)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)水利工程項(xiàng)目檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄、案卷封面、卷內(nèi)備考表、特殊載體目錄等內(nèi)容進(jìn)行格式的統(tǒng)一和共享。較為成熟的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案模板樣式可以提高檔案整理的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于查漏補(bǔ)缺。通過(guò)檔案模板的共享降低檔案人員的工作量，為檔案整理提供了較為明確的工作方法和工作方向。同時(shí)，聯(lián)絡(luò)平臺(tái)的構(gòu)建，可使成員之間就檔案資料整理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行實(shí)時(shí)提問(wèn)和解答，便于建設(shè)單位及各項(xiàng)目辦了解各參建單位的檔案資料整理進(jìn)度。

2.5　加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員管理能力

工程檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的技術(shù)工作，多數(shù)工程檔案管理人員既是工程建設(shè)者，又是工程檔案管理者，因此，業(yè)務(wù)培訓(xùn)就顯得尤為重要，按照“打鐵還需自身硬”的要求，不斷強(qiáng)化教育培訓(xùn)，努力提高工程檔案人員管理能力。組織各參建單位進(jìn)行集中培訓(xùn)、集中整理，邀請(qǐng)工程檔案專家授課，通過(guò)專家現(xiàn)場(chǎng)整理指出問(wèn)題所在，基層工程檔案員能夠快速有效地掌握檔案收集整理方法。

3　結(jié)　語(yǔ)

綜上所述，水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是水利工程項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄,是以后工程維修養(yǎng)護(hù)、改擴(kuò)建的重要依據(jù)。加強(qiáng)對(duì)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，提高檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和社會(huì)意義。