探析建筑工程的檔案管理的改進(jìn)措施

白山市城市建設(shè)檔案館 吉林 白山 134300

正文：

隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，建筑行業(yè)的發(fā)展也越來(lái)越迅速。在建筑工程建設(shè)工作中，檔案管理工作是一項(xiàng)較為重要的工作，因?yàn)闄n案中記錄的各項(xiàng)信息可以較為真實(shí)地反映工程建設(shè)過(guò)程當(dāng)中各個(gè)環(huán)節(jié)的具體情況，也可以便于研究人員對(duì)建筑工程進(jìn)行研究。但是目前我國(guó)多數(shù)建筑工程建設(shè)過(guò)程當(dāng)中的檔案管理工作還存在一些問(wèn)題，因此，建設(shè)單位應(yīng)該針對(duì)問(wèn)題采取有效的措施，提升管理的質(zhì)量和效率。

1 目前建筑工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

1.1 檔案收集工作的質(zhì)量有待提升

在建筑工程檔案管理工作中，檔案收集工作處于較為核心的地位，一般情況下，檔案收集工作的進(jìn)行對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)具有較大的難度，因此在很多建筑工程中，檔案收集工作的質(zhì)量和效率還在很大程度上有待提升。如果在前期檔案收集工作沒(méi)有達(dá)到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，那么后續(xù)的其他檔案管理工作就會(huì)在很大程度上受到影響。整個(gè)建筑工程的建設(shè)工作需要耗費(fèi)較大的人力和物力資源，涉及到的每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該確保質(zhì)量和效率，由于工程建設(shè)環(huán)節(jié)和流程較多，而每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要進(jìn)行檔案管理工作，因此，整個(gè)建筑工程中的檔案管理工作數(shù)量多且大多數(shù)都較為分散，相關(guān)的工作人員進(jìn)行具體的工作時(shí)需要集中注意力，認(rèn)真完成每一部分的管理工作，但是目前有很多工作人員將工作中心放在了資金管理以及其他管理工作中，在一定程度上忽視了檔案管理工作的重要性。

1.2 針對(duì)分包單位檔案管理工作的監(jiān)督力度不夠

目前我國(guó)大多數(shù)建設(shè)單位對(duì)建筑工程進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中，會(huì)將建設(shè)工作分包給幾個(gè)不同的分包單位，這樣雖然會(huì)提升建筑工程的建設(shè)效率，但是卻會(huì)在很大程度上增加檔案管理工作的難度。如果由不同的分包單位來(lái)完成檔案管理工作，那么工程建設(shè)單位就難以對(duì)每一個(gè)分包單位的工作完成情況進(jìn)行有效地管理，通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有很多建設(shè)單位并沒(méi)有充分意識(shí)到對(duì)分包單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)管的重要性，因此也沒(méi)有切實(shí)地提升針對(duì)各分包單位檔案管理工作的監(jiān)督和管理力度，在這種情況下，建筑工程中檔案管理工作的質(zhì)量和效率就難以得到強(qiáng)化和提升。

1.3 檔案信息失真問(wèn)題較為嚴(yán)重

上文中已經(jīng)提到，建筑工程建設(shè)過(guò)程中的檔案管理工作量大且復(fù)雜性較高，因此，相關(guān)的工作人員在進(jìn)行具體管理的過(guò)程中，非常有可能因?yàn)槭艿礁黜?xiàng)因素的影響而導(dǎo)致檔案信息或者數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，如果工程建設(shè)單位不對(duì)這種現(xiàn)象進(jìn)行嚴(yán)格管理，那么就會(huì)導(dǎo)致檔案信息失真問(wèn)題越來(lái)越嚴(yán)重。從目前來(lái)看，我國(guó)大多數(shù)工程建設(shè)單位并沒(méi)有結(jié)合實(shí)際情況在其內(nèi)部建立較為完善的檔案管理工作體系和機(jī)制，這樣工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)就沒(méi)有一個(gè)較為標(biāo)準(zhǔn)的制度和依據(jù)，這樣就會(huì)導(dǎo)致工程檔案信息的準(zhǔn)確率在很大程度上有所降低。甚至有一部分工程建設(shè)單位完成了整個(gè)工程建設(shè)之后，才對(duì)檔案信息進(jìn)行補(bǔ)填，這樣信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性就不能得到有效地保證。

2 針對(duì)建筑工程檔案管理工作存在問(wèn)題的改進(jìn)措施

2.1 建立完善的檔案管理工作體系和體制

為了能夠有效地解決目前工程建設(shè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題。工程建設(shè)單位首先應(yīng)該在其內(nèi)部建立較為完善的檔案管理工作體系，這樣才能為檔案管理工作的進(jìn)行提供一定的制度保證和依據(jù)，同時(shí)，完善的工作體系也需要工程建設(shè)單位對(duì)檔案管理工作責(zé)任制進(jìn)行有效地落實(shí)，具體來(lái)講，檔案管理的每一項(xiàng)工作都應(yīng)該落實(shí)到每一個(gè)工作人員身上，工作人員要對(duì)自己的管理工作負(fù)全部的責(zé)任，同時(shí)，檔案管理的質(zhì)量和效率要構(gòu)成工作人員的考核因素之一，這樣工作人員才能積極主動(dòng)地提升自身的工作水平，盡可能地提升檔案管理工作的質(zhì)量，這樣整個(gè)建筑工程的檔案管理工作才能得到強(qiáng)化。

2.2 提升針對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和管理力度

在整個(gè)建筑工程建設(shè)的過(guò)程中，與其他的建設(shè)工作相比較，檔案管理工作非常容易被工作人員以及單位中的領(lǐng)導(dǎo)階層人員忽略，因此提升針對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和管理力度非常重要，也非常必要。如果發(fā)現(xiàn)檔案中的信息收集與實(shí)際的工程建設(shè)進(jìn)度不對(duì)應(yīng)，那么為了避免后續(xù)的管理工作受到影響，工程建設(shè)單位中的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該在第一時(shí)間內(nèi)主動(dòng)地與監(jiān)管部門或者監(jiān)理單位進(jìn)行聯(lián)系，雙方合作起來(lái)一起加強(qiáng)對(duì)檔案收集以及管理工作進(jìn)行管理和監(jiān)督的力度，如果發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在問(wèn)題或者工作人員工作態(tài)度不端正，要在第一時(shí)間內(nèi)采取有效的措施對(duì)問(wèn)題進(jìn)行解決，確保工程建設(shè)過(guò)程中的其他工作不會(huì)受到影響。在進(jìn)行具體的監(jiān)管工作的過(guò)程中，監(jiān)管人員首先要選擇較為合理的時(shí)間，盡可能選擇一些工程建設(shè)過(guò)程中較為重要的時(shí)期。其次，監(jiān)管人員要對(duì)監(jiān)管的內(nèi)容進(jìn)行合理地確定，盡可能提升監(jiān)管的質(zhì)量。

2.3 檔案交底工作的組織要具備科學(xué)性和合理性

在正式的工程建設(shè)工作開始之前，保證檔案交底工作的系統(tǒng)性和全面性對(duì)于確保檔案收集和管理工作的順利開展具有非常重要的作用，因此，工程建設(shè)企業(yè)對(duì)檔案交底工作進(jìn)行組織時(shí)一定要確保其科學(xué)性和合理性，負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門領(lǐng)導(dǎo)要給予檔案交底工作充分的重視，在進(jìn)行交底之前，要組織所有參與檔案管理工作的人員參加會(huì)議，商議出盡可能優(yōu)化的交底方案，確保檔案交底工作能夠高效地開展，同時(shí)相關(guān)的人員還要對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)地記錄并進(jìn)行保存，以備后續(xù)工作需要。

3 小結(jié)

目前建筑工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題分別有：檔案收集工作的質(zhì)量有待提升；針對(duì)分包單位檔案管理工作的監(jiān)督力度不夠；檔案信息失真問(wèn)題較為嚴(yán)重等，這些問(wèn)題如果不能得到及時(shí)解決，那么整個(gè)建筑工程的建設(shè)工作就會(huì)在一定程度上受到影響。針對(duì)建筑工程檔案管理工作存在問(wèn)題的改進(jìn)措施分別有以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：建立完善的檔案管理工作體系和體制；提升針對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和管理力度；檔案交底工作的組織要具備科學(xué)性和合理性等。