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    企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開發(fā)利用研究

    2018-03-22 02:18:38聶菲
    魅力中國 2018年34期
    關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)計算機

    聶菲

    摘要:目前看來,我們國家的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處于不斷發(fā)展的趨勢下,這就使得信息工程技術(shù)在每個行業(yè)中都能充分的利用。因為信息工程技術(shù)會給我們的生活和工作帶來便捷的同時也會提高社會生產(chǎn)的效率。所以,一個公司在日常管理的工作中,首先要注重的就是對檔案的管理。因為檔案管理對一個企業(yè)來說,在某種程度上決定了企業(yè)管理的質(zhì)量。所以,企業(yè)檔案管理是每個公司負(fù)責(zé)人應(yīng)該關(guān)注到的問題之一。這篇文章主要是闡述了一些企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時存在的一些問題,并且對于這些問題也提出了一些解決方法。

    關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案管理;信息化;網(wǎng)絡(luò)技術(shù);計算機

    引言

    在信息共享的時代,檔案的出現(xiàn)方便了我們各行各業(yè)的日常管理。同時也對社會的文明和歷史的發(fā)展起到了帶動作用。在物質(zhì)極其豐富的今天,我們越來越不能忽視對檔案的管理。對企業(yè)檔案的管理的要求呈現(xiàn)出一種持續(xù)上升的狀態(tài)。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足我們所處于的信息化時代。因此,企業(yè)應(yīng)該引進(jìn)最新的信息檔案管理系統(tǒng),從而達(dá)到對企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率,為企業(yè)增強競爭力,給公司提供了一系列保障。

    一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的意義

    企業(yè)檔案管理在信息化時代的今天是不能忽視的一部分。企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)對于一個企業(yè)的發(fā)展是有著極為重要的意義。

    (一)對工作效率的提高

    一個成熟完善不斷發(fā)展的企業(yè)在日常工作中會有很多檔案需要處理。比如一些文件、文書、企業(yè)工作人員檔案、還有公司的財務(wù)檔案等。這都是需要進(jìn)行管理和分類處理的。如果利用比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件,那么對于工作人員來說將會是一個相當(dāng)復(fù)雜的工作。而且也會浪費很多不必要的時間,需要雇傭更多的人力。如果企業(yè)利用信息化的檔案管理,那么將在很大程度上減少了工作人員的壓力。那么如果需要查找相應(yīng)的資料,也就可以在很短的時間內(nèi),通過登錄公司相應(yīng)賬戶來進(jìn)行查詢。這在很大程度上提高了工作效率。

    (二)便于相關(guān)檔案文件的保存

    如果一個企業(yè)一直采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行檔案的保存。 那么在企業(yè)長時間的發(fā)展過程中,這些紙質(zhì)的檔案將會由于很多原因而容易變得發(fā)霉甚至是變黃,從而導(dǎo)致文件字跡不再清晰,給工作人員的工作帶來很大的麻煩,也會給企業(yè)帶來很大的損失。而檔案的信息化管理就是從根本上幫助企業(yè)解決了檔案文件的保存問題。所有關(guān)于企業(yè)的信息將被整合并在電腦里錄用,可以存放在存儲系統(tǒng)或者云盤中,這樣就可以將檔案完好無損的保存起來,同時也方便工作人員在需要的時候能夠進(jìn)行快速的查閱。

    二、企業(yè)檔案管理中現(xiàn)存的一些問題

    (一)文書類檔案沒有集中管理

    在很多企業(yè)單位中,一些文書類的檔案存在著不能夠集中管理的問題。企業(yè)中的檔案很多時候都是各部門保存各部門的。所以各部門之間的聯(lián)系也不是很密切。企業(yè)檔案管理方面還存在的一個問題就是,各部門之間沒有建立完善統(tǒng)一的共享體系,如果需要查閱相關(guān)檔案將會是很麻煩的一件事情。 而且各部門之間職能和工作對象也是不一樣的,相互之間的交流和互動可以說是少之又少了。這些都會導(dǎo)致工作效率降低,讓人們工作起來很麻煩。

    (二)檔案管理人員的綜合能力有待提高

    企業(yè)單位的檔案管理工作是很復(fù)雜的也是很專業(yè)的。這就要求從事檔案管理的工作人員要具有很高的專業(yè)素質(zhì)。同時還要能夠熟練掌握檔案管理技術(shù)。這也就要求檔案管理工作人員具有很高的組織能力,很好的協(xié)調(diào)能力,同時也要具備很高的綜合素質(zhì)。由于工作人員的時間有限,而且還要做一些其他的工作,他們并沒有足夠的時間和精力用來管理檔案的相關(guān)工作。所以,這就難免會導(dǎo)致一些不好的現(xiàn)象。比如有人會因為時間不夠充足,手邊還有其他的事情而比較粗心的整理檔案。 長時間下來,這會給公司帶來很不好的影響,會讓更多的員工越來越怠慢自己的工作。所以,對檔案的信息化管理是必須要在每個企業(yè)實行的。這是對企業(yè)發(fā)展有益的一件事情。

    三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)有效實施辦法

    (一)提升計算機系統(tǒng)的安全指數(shù)

    公司檔案管理中信息化的過程中最重要的環(huán)節(jié)就是要能夠確保計算機系統(tǒng)的安全問題,因為要保證公司的各類檔案信息不被破壞,各類信息不被泄漏,從而最高程度上提高企業(yè)的檔案管理效率。第一點需要做到的就是要保證互聯(lián)網(wǎng)安全。當(dāng)計算機連上網(wǎng)絡(luò)之后,不夠安全的計算機就會被木馬病毒和一些黑客進(jìn)行攻擊,從而導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓,更嚴(yán)重將會導(dǎo)致企業(yè)的各類信息被泄露出去。所以計算機中必須安裝防火墻和殺毒軟件來保護(hù)計算機系統(tǒng)能夠安全運行。第二點是要加強對計算機的保密工作。如果計算機出現(xiàn)故障,那么不應(yīng)該找一些外部人員來公司維修,而是要請內(nèi)部的專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。這從一定程度上降低了公司機密和信息泄露的風(fēng)險。

    (二)研發(fā)出專屬企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)

    現(xiàn)在很多大公司的檔案管理系統(tǒng)都是市面上大家所認(rèn)為比較權(quán)威的同一種系統(tǒng)。但是每個企業(yè)的管理模式和經(jīng)營模式是不一樣的,同一種管理系統(tǒng)肯定不適合全部的企業(yè)。所以,企業(yè)為了提升檔案管理的質(zhì)量和效率,不應(yīng)該采取大家都認(rèn)同的系統(tǒng)。要選擇對企業(yè)來說最合適的,甚至可以說是為了公司量身定做的管理系統(tǒng)。 這樣就從源頭上為檔案的管理提供了最大的便利,給企業(yè)的發(fā)展提供了更加有利的保障。

    結(jié)語:

    所以,可以看出,公司檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化對于一個企業(yè)來說,是一項具有高難度的任務(wù),因為這關(guān)乎著企業(yè)檔案管理今后該如何發(fā)展。針對企業(yè)目前在檔案管理上所存在的問題,首先要提升計算機的安全系數(shù),第二點是開發(fā)出企業(yè)特有的檔案管理系統(tǒng)和軟件,最重要的一點是打造專業(yè)化的檔案信息管理團(tuán)隊。只有建立完善的企業(yè)檔案管理系統(tǒng),才能從根本上杜絕企業(yè)檔案管理中存在的問題,從而幫助工作人員提高工作效率,進(jìn)而讓企業(yè)不斷發(fā)展。

    參考文獻(xiàn):

    [1]王潔.基于知識管理的企業(yè)檔案信息開發(fā)和利用模式研究[J], 山西大學(xué),2016

    [2]張海韻.基于知識管理的企業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用研究[M], 廣西民族大學(xué),2015

    [3]周荃.企業(yè)會計檔案管理創(chuàng)新研究[M], 湘潭大學(xué),2017

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