淺談提升計生辦檔案管理水平的策略

羅朝霞

摘要：新時期下，我國計生辦檔案管理在面臨機遇的同時，也存在一些問題和不足，主要是思想觀念創(chuàng)新不足，忽視完善數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，相關(guān)制度不完善，以及管理人員素質(zhì)偏低，為了使檔案管理水平提高，新時期下我國計生辦應采取各種措施加以完善。

關(guān)鍵詞：計生辦；檔案管理；互聯(lián)網(wǎng)+

隨著計生工作在新時期下的轉(zhuǎn)型發(fā)展，使計生檔案管理科學化邁入了更準、更嚴、更新、更高的階段。提高計生檔案管理水平，提高計生辦工作效率是重要的一項不可忽視的工作。更需要知道的是，計生辦檔案管理工作當前存在一些問題與不足，使工作實效性的提高受到影響，必須采取措施提高管理水平。

一、計生檔案管理的重要性

作為當?shù)刂匾闹贫ㄓ嬌叩馁Y料，計生檔案是計生工作過去的積淀，擔負著對我國計生事業(yè)發(fā)展歷程進行記載的重任，正在成為重要的各項工作的法律依據(jù)和憑證。

（一）計生檔案管理是計劃生育事業(yè)發(fā)展的信息載體

與國家推行計劃生育政策同步，計生檔案工作管理距今已有30多年的歷史，計生檔案記錄著公民的婚育信息、國家針對計生部門的重要決策、計生部門自身設定的法規(guī)政策、發(fā)生重大事件的記載以及計生管理工作人員在長期工作中總結(jié)出的經(jīng)驗等等，其本身就是一部計生工作發(fā)展版的百科全書，在我國人口管理工作中舉足輕重，不可或缺。

（二）計生檔案管理是維護人民群眾的合法利益的基礎(chǔ)佐證

近年來，隨著時代的發(fā)展，計生工作方法方式的轉(zhuǎn)變，工作思路的提升，計生利益導向機制日漸深入，不管是省市各級人民政府，還是國家及相關(guān)職能部門均相應出臺了一系列優(yōu)先優(yōu)惠政策。例如：地方上出臺的各種對計生戶的優(yōu)先優(yōu)惠政策和國家出臺的“計生家庭特別扶助金”、“農(nóng)村部分計生家庭獎勵扶助金”制度，而在計生檔案為優(yōu)惠政策享受人員提供了重要佐證資料，將對計生工作的監(jiān)督權(quán)、知情權(quán)和參與權(quán)賦予人民，杜絕和防止了發(fā)生不公正、不公平的現(xiàn)象，對計生利益導向政策起到很大作用。

（三）計生檔案管理是政府科學決策的重要依據(jù)

計生檔案資料是不少人口和計生統(tǒng)計數(shù)字的來源。在工作中，對這些數(shù)據(jù)進行分析和處理，政府統(tǒng)籌計劃可利用其結(jié)果，為政府決策提供人口數(shù)據(jù)，為區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展指出工作重點，對生產(chǎn)的科學統(tǒng)籌安排提供前瞻性的理論數(shù)據(jù)。同時，隨著我國任用干部制度的規(guī)范化和法制化，在選拔和任用干部中，各級政府、黨委多年來都將計生關(guān)嚴格把好，將計生國策的嚴格實施作為第一條件，為各級政府、黨委選拔人才，計生檔案提供了可靠依據(jù)。

二、當前計生辦檔案管理存在的問題與不足

雖然計生辦檔案管理工作在新時期下面臨各種機遇，有利于提供管理水平，但由于未嚴格落實相關(guān)技術(shù)措施，以及部分人員綜合技能弱，導致管理工作實效性難以提高，總之，當前我國計生辦檔案管理主要存在以下問題：

（一）思想觀念創(chuàng)新不足

某些檔案管理人員在檔案管理活動的開展中，仍然采用傳統(tǒng)方式，拘泥于采用輸入編號進行查詢，對檔案的借閱和入庫等信息用筆記錄，思想觀念陳舊。這種方式較為落后和陳舊，影響工作實效性的提高，也會耗費比較長的時間，對新時期的要求難以順應，導致難以提高管理工作效率。

（二）忽視構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫

未能根據(jù)檔案管理需要，也沒有順應時代發(fā)展要求，進行完善數(shù)據(jù)庫資料的構(gòu)建，使得數(shù)據(jù)信息不全面。同時，也導致難以提高檔案的查閱、入庫等工作的效率，以及難以提高檔案管理服務質(zhì)量。

（三）相關(guān)制度不健全

例如，未根據(jù)檔案管理的需要和新時期的要求，進行完善健全的檔案管理制度的構(gòu)建，使得檔案管理工作難以達成規(guī)范化和制度化。同時，嚴格的檔案管理獎懲激勵機制和責任制也未建立，導致管理人員主動性難以被激發(fā)出來，從而難以提高檔案管理水平。

（四）管理人員素質(zhì)偏低

例如，原先的檔案管理人員思想觀念陳舊，年齡較大，不熟悉掃描儀和計算機的操作，對新時期的要求難以順應。此外，他們的責任心不強，計生辦也忽視了責任心強、基礎(chǔ)扎實檔案管理人員的引進，導致難以提升工作實效性，亟需完善和改進。

三、新時期提高計生辦檔案管理水平的對策

為順應新時期的要求，以及解決計生辦檔案管理工作存在的不足，結(jié)合我國計生辦實際情況，提出以下對策。

（一）創(chuàng)新管理思想觀念

計生辦檔案管理人員要注重思想觀念的扭轉(zhuǎn)，順應新時期的要求，重視互聯(lián)網(wǎng)和計算機的使用，發(fā)揮數(shù)據(jù)庫、計算機和互聯(lián)網(wǎng)的作用，使檔案管理水平不斷提高。例如：要對思想觀念及管理方式進行創(chuàng)新，并對相關(guān)措施與制度加以完善，從而使檔案管理數(shù)字化水平提升。

（二）構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，提高管理工作效率

對掃描技術(shù)的使用予以重視，促進檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)，便于查閱檔案資料。以便于查詢檔案資料，檔案管理水平提升為目的，建立完善健全的數(shù)據(jù)庫，將計生辦檔案信息資料詳細錄入，使數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)和知識儲備實現(xiàn)充實，為順利進行檔案管理活動打下基礎(chǔ)。要建立健全的檔案資料查詢目錄，便于查詢信息資料，為使用者和管理者提供方便。

（三）制定健全的管理制度，推動管理工作制度化

根據(jù)檔案管理工作需要和新時期的要求，進行完善健全檔案管理制度的構(gòu)建，并嚴格落實和執(zhí)行，使檔案管理規(guī)范化和制度化。對管理人員的職責要加以明確，對責任制及獎懲激勵機制進行建立并嚴格落實，讓他們對自身職責認真履行，對自身工作任務出色完成，對各項活動基于檔案管理流程有效進行，實現(xiàn)提高工作實效性。

（四）引進高素質(zhì)人才，提高管理隊伍綜合素質(zhì)

注重引進工作技能高、責任心強及專業(yè)基礎(chǔ)扎實的人才，使計生辦管理隊伍不斷充實，為順利開展各項活動打下基礎(chǔ)。建立健全管理培訓制度，采用交流學習、學術(shù)講座、課堂授課等形式，讓管理人員加強學習相關(guān)知識，使工作經(jīng)驗不斷豐富，管理實效性提高。

四、結(jié)束語

總之，新時期下，為了使計生辦檔案管理水平進一步提高，應注重管理思想觀念的創(chuàng)新，進行健全數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，對完善的管理制度進行制定，進行高素質(zhì)人才的引進，并加大資金投入，重視應用現(xiàn)代信息技術(shù)，如此，才能順應要求，使管理水平提升。也將優(yōu)質(zhì)服務提供給使用者，促進管理服務質(zhì)量和實效性提高。

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