簡(jiǎn)析市政工程檔案管理存在的問題和對(duì)策

陳章誼

摘要：社會(huì)整體經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開城市建設(shè)，而市政工程又是推動(dòng)城市建設(shè)的必要原力，因此在新時(shí)期對(duì)市政工程信息進(jìn)行有效的管理非常重要。本文通過對(duì)市政工程管理信息化創(chuàng)新的必要性進(jìn)行探討以及對(duì)當(dāng)下管理中存在的不足問題進(jìn)行分析，并針對(duì)性地提出新時(shí)期市政工程管理信息化的創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：市政工程；檔案管理；建設(shè)成就

引言

市政工程檔案指的是在城市發(fā)展和建設(shè)過程中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)的發(fā)展有著重要保存意義的文字、圖像、影音資料等各種文件素材或資料。市政工程檔案能夠?qū)υO(shè)計(jì)實(shí)踐活動(dòng)的發(fā)展歷程進(jìn)行真實(shí)的反映，不僅是現(xiàn)在城市建設(shè)和財(cái)政撥款的一項(xiàng)重要依據(jù)指標(biāo)和條件，還是設(shè)計(jì)單位中使用率最高的一種城市發(fā)展資源。

一、新時(shí)期背景下市政工程管理信息化的必要性

（一）有利于市政工程信息的科學(xué)管理。與傳統(tǒng)的市政信息管理方式（即紙質(zhì)檔案方式）相比，信息化的檔案存儲(chǔ)擁有著更為簡(jiǎn)便的查詢操作、更為精確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以及更易理解的模型結(jié)構(gòu)分析等功能，非常便于工作人員對(duì)檔案的查閱、調(diào)用和管理。當(dāng)市政工程信息有所變動(dòng)時(shí)，工作人員也可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加工、整理與存儲(chǔ)。（二）有利于更大幅度地促進(jìn)市政工程信息管理效率的提高。信息化的市政工程管理模式在市政工程項(xiàng)目的各個(gè)階段都有著非常重要的作用。在市政工程實(shí)施前，信息化的市政工程管理模式可以準(zhǔn)確結(jié)合已有的記錄以及該地的地形、氣候、政府的資金狀況等綜合情況，呈現(xiàn)來自數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的模擬分析，更好地判斷項(xiàng)目的可行性；在市政工程實(shí)施過程中，如果出現(xiàn)緊急事件或者突發(fā)問題，信息化的檔案可以更好地提供數(shù)據(jù)信息，以便于負(fù)責(zé)人員更好地決定項(xiàng)目的搶修方案或者及時(shí)生成第二計(jì)劃，最大程度地減小可能發(fā)生的損失；在市政工程實(shí)施后，信息化的市政檔案可以提供更為清晰準(zhǔn)確的資料，當(dāng)需要維修或有新的項(xiàng)目需要建設(shè)時(shí)，可以在很大程度上減少相關(guān)的實(shí)地勘測(cè)費(fèi)用，節(jié)省了時(shí)間和政府的經(jīng)費(fèi)支出。

二、市政工程檔案管理工作存在的問題

（一）市政工程檔案管理機(jī)制不健全

我國(guó)市政工程建設(shè)和管理領(lǐng)域，沒有形成完善的市政檔案管理制度。市政工程從項(xiàng)目前期、項(xiàng)目建設(shè)、竣工驗(yàn)收到后期管養(yǎng)，檔案資料分別由不同的部門編制，統(tǒng)一收集歸檔難度較大。各部門之間和部門內(nèi)部缺乏完善的檔案管理體系和科學(xué)管理機(jī)制，檔案管理缺乏細(xì)則，難以規(guī)范化管理，造成市政工程檔案完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性打折，市政工程建設(shè)檔案資料失真和歸檔滯后的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，市政工程檔案分散、不完整、沒有統(tǒng)一歸檔和規(guī)范入庫管理的現(xiàn)象普遍存在，導(dǎo)致市政工程統(tǒng)一歸檔接收率不高。

（二）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

目前，市政工程檔案管理工作人員缺乏較強(qiáng)的管理意識(shí)。一般情況下，一項(xiàng)市政工程竣工完成之后就交付給業(yè)主使用，如果短期內(nèi)沒有出現(xiàn)質(zhì)量問題，施工企業(yè)就完成了任務(wù)，也就將施工檔案放在一邊。對(duì)于施工企業(yè)來講，工程檔案中只是一些竣工驗(yàn)收的證書或者是圖紙有一定的作用，其他大部分工程檔案暫時(shí)沒有用。因此，對(duì)施工企業(yè)工程檔案的管理不夠重視，一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于管理工作也缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，加之一些單位對(duì)檔案管理工作采取傳統(tǒng)手法，管理方式過于陳舊，影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（三）市政信息管理從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)的不足

當(dāng)前情況下，我國(guó)多數(shù)檔案部門的從業(yè)人員普遍存在計(jì)算機(jī)操作水平低、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)知識(shí)掌握程度不夠的現(xiàn)象。檔案部門的現(xiàn)代設(shè)施處在不斷完善之中，而多數(shù)從業(yè)人員不能充分利用現(xiàn)代設(shè)備，出現(xiàn)設(shè)備功能閑置、人員工作效率依舊低下的狀態(tài)，極大地阻礙了現(xiàn)代信息化檔案管理的發(fā)展。

三、解決市政工程檔案管理問題的有效對(duì)策

（一）健全市政工程檔案管理機(jī)制

建立健全市政工程檔案管理機(jī)制，制定規(guī)范的檔案編制和管理的流程，將檔案管理工作納入單位系統(tǒng)化管理程序中。每個(gè)市政工程的建設(shè)、施工、監(jiān)理和管養(yǎng)單位，都必須設(shè)置專門的工程檔案管理部門，配置專職的檔案管理人員。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，由建設(shè)單位牽頭，按照城建檔案館列出的標(biāo)準(zhǔn)化的市政檔案入庫清單，溝通協(xié)調(diào)各相關(guān)單位，收集該項(xiàng)目從前期到竣工驗(yàn)收的檔案資料，按照檔案管理規(guī)定及時(shí)將檔案入庫存檔，并做好與管養(yǎng)維修部門的資料移交。

（二）強(qiáng)化市政工程檔案管理意識(shí)

在市政工程檔案管理過程中，只有提升管理者的管理意識(shí)，才能夠確保這一工作的順利進(jìn)行。因此，要加大宣傳力度，讓管理者充分了解到市政檔案管理工作的重要性，并增強(qiáng)檔案管理的意識(shí)。要明確檔案管理的職責(zé)，并制定好各項(xiàng)規(guī)章制度，將檔案管理工作納入到生產(chǎn)管理當(dāng)中。同時(shí)，要加強(qiáng)工程檔案的法制化管理進(jìn)程，確保檔案管理工作走向規(guī)范化和法制化的方向。

（三）市政工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)要有所提高

市政工程檔案管理人員的主要工作內(nèi)容是收集、整理市政工程檔案，對(duì)市政工程檔案做好存儲(chǔ)工作并為檔案資料需求者提供服務(wù)。將信息技術(shù)應(yīng)用于市政工程檔案管理工作中，是以信息技術(shù)為手段實(shí)施檔案管理。這就需要檔案管理人員掌握信息技術(shù)操作技能，根據(jù)工作需要有針對(duì)性地提高自身的職業(yè)素質(zhì)，以能夠?yàn)闄n案資料需求者提供更為令其滿意的服務(wù)。市政工程單位的管理人員要對(duì)檔案管理以高度重視，定期地開展檔案信息化管理培訓(xùn)工作，檔案管理人員在學(xué)習(xí)信息技術(shù)基本操作手法的同時(shí)，還要掌握軟件操作和硬件操作技術(shù)，同時(shí)，還要組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案系統(tǒng)的編程工作，注重相關(guān)內(nèi)容的討論和交流，使得檔案管理人員具備應(yīng)用信息技術(shù)制作檔案、接收檔案信息和對(duì)檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)的能力。為了確保市政工程檔案信息真實(shí)、完整、可靠，而且能夠長(zhǎng)期保存，還需要檔案管理人員具備鑒別檔案信息真?zhèn)蔚哪芰Α?/p>

（四）對(duì)市政工程檔案信息資源庫不斷完善

信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使人們的工作效率更高，生活更為便捷。目前各個(gè)領(lǐng)域在應(yīng)用信息技術(shù)的同時(shí)，都會(huì)將信息數(shù)據(jù)庫構(gòu)建起來，以便對(duì)各種信息資料進(jìn)行系統(tǒng)化管理。在市政工程檔案管理中做好數(shù)據(jù)庫工作，有助于檔案信息資料的系統(tǒng)化管理，而且還可以提高檔案資料管理效率。

結(jié)語

綜上所述，市政工程檔案資源十分豐富，作為工程項(xiàng)目建設(shè)中的重要依據(jù)之一，對(duì)城市工程建設(shè)的正常進(jìn)行和穩(wěn)定進(jìn)步能起到?jīng)Q定性作用。因此，提高檔案管理水平，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取有效手段解決問題。才能達(dá)到節(jié)約資金，實(shí)現(xiàn)社會(huì)各方面效益最大化，促進(jìn)形成城市氛圍和諧的投資環(huán)境。

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