“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下科研檔案管理探索

戴品怡 王宇松

[摘 要] 科研檔案信息化利用服務(wù)是在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的發(fā)展方向和重大變革，具有高效性與專業(yè)性、集成性和關(guān)聯(lián)性、自助性和多樣性契合融通的新特征。針對科研檔案利用服務(wù)的痛點，提出管理服務(wù)需在提升網(wǎng)絡(luò)覆蓋能力、加大收集力度、組織深層加工編研、加強網(wǎng)絡(luò)化管理、精準(zhǔn)定位檢索、探索服務(wù)規(guī)律這六個著力點上下功夫。

[關(guān)鍵詞] 互聯(lián)網(wǎng)+；科學(xué)研究；檔案信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 075

[中圖分類號] G270.7 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）05- 0182- 02

0 引 言

中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心（CNNIC）發(fā)布統(tǒng)計報告指出，截至2016年12月，國內(nèi)網(wǎng)民規(guī)模達7.31億，網(wǎng)絡(luò)普及率達到53.2%。國內(nèi)“.CN”域名總數(shù)為2 061萬，居全球第一?；ヂ?lián)網(wǎng)行業(yè)整體向普及化、規(guī)范化、價值化發(fā)展。

當(dāng)前，隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)向縱深發(fā)展，先進信息技術(shù)逐漸成為知識發(fā)展的契機和動力。信息化發(fā)展為檔案建設(shè)提供了新載體、拓展了新空間，也對科研檔案發(fā)展提出了新要求。2017年中央發(fā)布《關(guān)于推進公共信息資源開放的若干意見》中指出要推進公共信息資源開放，加強信息資源深度整合，促進信息資源規(guī)?；瘎?chuàng)新應(yīng)用。

科研檔案管理面臨著新的契機和挑戰(zhàn)：加強科研信息資源的整合開發(fā)和管理，提升檔案服務(wù)能力。數(shù)字資源建設(shè)是“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案發(fā)展的新態(tài)勢。充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，進行科研檔案資源整合成為科技信息機構(gòu)、科研機構(gòu)和科研部門發(fā)展的重要方向。

1 互聯(lián)網(wǎng)與科研檔案深度融合是發(fā)展的新態(tài)勢

1.1 以信息化高效性適應(yīng)科研檔案專業(yè)性需求

應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)才能更好地實現(xiàn)高效的科研檔案管理服務(wù)?？蒲袡n案是科學(xué)研究的產(chǎn)物，是科學(xué)技術(shù)專業(yè)活動的過程記錄。科研檔案主要服務(wù)同類同種專業(yè)的科研和建設(shè)活動，對專業(yè)性和準(zhǔn)確性有較高的要求，信息技術(shù)為準(zhǔn)確、高效地檢索公開文件、獲得有關(guān)項目檔案信息、實現(xiàn)檔案利用價值提供了條件保障，滿足了當(dāng)前科研信息查詢者的需求。

1.2 以互聯(lián)網(wǎng)集成性優(yōu)勢適應(yīng)科研檔案關(guān)聯(lián)性需求

科研檔案是關(guān)聯(lián)性的，是圍繞一個項目主題形成的相關(guān)材料，是一個密不可分的有機整體，記錄科研工作的思路、方法和過程。伴隨著一個獨立項目的進行，形成諸如立項情況說明、可行性報告、開題論證、調(diào)查方案、實驗記錄、設(shè)備使用、階段簡報、總結(jié)驗收、成果鑒定、專利申請、論文專著發(fā)表、成果推廣應(yīng)用、合同簽訂、評價反饋等若干相關(guān)文件，它們互相聯(lián)系，密不可分。只有統(tǒng)一收集保管，才能完整準(zhǔn)確地反映該項目科研活動的全過程。信息技術(shù)將計算機應(yīng)用技術(shù)、遠(yuǎn)程傳輸技術(shù)、信息檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、手機端平臺等技術(shù)有機結(jié)合，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案分布的分散性、靜態(tài)性特點，滿足大眾綜合性、動態(tài)性信息的需求。這是科研檔案服務(wù)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的深化，讓各類信息獲取在網(wǎng)絡(luò)中融為一體，讓項目信息、學(xué)術(shù)交流、成果查詢、專利數(shù)據(jù)、論文閱讀等功能在網(wǎng)絡(luò)條件下有效集成。

1.3 以網(wǎng)絡(luò)檢索自助性適應(yīng)科研信息需求多樣性特點

科研檔案信息化管理，服務(wù)對象不再局限于到訪機構(gòu)的傳統(tǒng)用戶。網(wǎng)絡(luò)科研用戶構(gòu)成的多樣性決定了服務(wù)的多樣性。如普通高校師生對科研檔案信息主要是參考、閱讀；專業(yè)研究者需要的是可供研究、考證的科研信息；新聞工作者利用科技項目最新發(fā)展動態(tài)；政府部門需要的是科技信息分析、科技戰(zhàn)略研究、科技決策支持的相關(guān)資料；企業(yè)機構(gòu)需要的是合作投資、新技術(shù)研發(fā)推廣、風(fēng)險評估的參考資料?？蒲袡n案種類繁多，類型繁雜。通過互聯(lián)網(wǎng)平臺自助檢索是科研檔案發(fā)展新趨勢。

2 科研檔案信息資源開發(fā)利用的痛點

一是公共服務(wù)范圍有限，很多科研信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)僅限于在局域網(wǎng)上提供服務(wù)，并沒有開放互聯(lián)網(wǎng)和移動網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，使得網(wǎng)絡(luò)服務(wù)廣泛性優(yōu)勢無法體現(xiàn)。

二是信息資源不足。多數(shù)科研網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供數(shù)字化檔案和案卷級目錄，范圍小，層次淺，遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足科研行為需求。傳統(tǒng)科研檔案受條塊、層次分割制約，無法體現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)集成優(yōu)勢。

三是信息質(zhì)量不高。在科研信息資源建設(shè)中缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在數(shù)字化檔案創(chuàng)建和維護過程中，由于編制不規(guī)范、格式不統(tǒng)一，導(dǎo)致部分科研文件失真、目錄內(nèi)容和檔案數(shù)據(jù)掛接錯誤、項目信息不完整或核心數(shù)據(jù)無法清晰識別的問題，影響科研檔案的查準(zhǔn)率和查全率，嚴(yán)重影響科研數(shù)據(jù)庫檔案的質(zhì)量和利用率。

四是科研檔案信息供需不平衡的矛盾。一方面呈現(xiàn)“信息爆炸”，各類科研數(shù)據(jù)庫、信息庫種類繁多，另一方面無法滿足利用者信息需求。在科研數(shù)據(jù)資源開發(fā)上，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和協(xié)調(diào)，造成功能相近的科研信息庫重復(fù)開發(fā)；數(shù)據(jù)編研加工不足，缺乏綜合性匯編、成果匯編等深層次科研文獻，離標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、整合化的信息資源建設(shè)還有一定的差距。

五是服務(wù)缺乏特色，未能體現(xiàn)一個學(xué)校、地區(qū)、區(qū)域科研發(fā)展變化特征。沒有公眾反饋機制，無法掌握科研用戶急迫的知識需求和知識交流、共享愿望，沒有及時接受公眾合理的意見建議，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)服務(wù)效率較低，無法發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)交互性的優(yōu)勢。

3 科研檔案信息化服務(wù)的長效機制

3.1 把提升網(wǎng)絡(luò)覆蓋能力作為“主陣地”

開展地域和專業(yè)科研機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)合作，實行無縫鏈接和技術(shù)聯(lián)通，構(gòu)建科研檔案電子信息網(wǎng)絡(luò)體系，提升網(wǎng)絡(luò)一體化服務(wù)能力，同時做好檔案安全工作，對科研利用者進行權(quán)限和角色設(shè)置。

3.2 把加大科研信息檔案收集力度作為“主任務(wù)”

收集工作是科研檔案數(shù)字化建設(shè)的源頭，網(wǎng)絡(luò)只是一種提供服務(wù)的平臺工具，最重要的是后臺科研檔案信息的質(zhì)量。通過收集工作提高科研檔案的歸檔率、完整率、合格率，主動收集新技術(shù)研發(fā)推廣、新科技信息服務(wù)和科研信息分析資料，更新數(shù)據(jù)庫信息，借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)實時歸檔，改變傳統(tǒng)文件收集的被動為主動，確保內(nèi)容新穎、傳遞及時、覆蓋面全。同時重視重大科技創(chuàng)新活動檔案、重點科研檔案的收集管理。

3.3 把加強網(wǎng)絡(luò)制度建設(shè)，提升深層次科技編研能力作為“主功課”

強化網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)建設(shè)管理工作，實行科研工作和網(wǎng)絡(luò)建檔工作的同步管理，實現(xiàn)科研文件管理和信息資源建設(shè)一體化。設(shè)立電子文件形成、加工、編制的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，加強檔案的審查與鑒別。以知識管理為導(dǎo)向，在做好信息文檔接收、管理基礎(chǔ)上，加強科研檔案深加工，如專業(yè)科技匯編、綜合文獻匯編、成果匯編等高層次信息資源。設(shè)立集保存、交互、利用三位合一的監(jiān)管機制，提升源頭信息質(zhì)量。

3.4 把提升檢索工具精準(zhǔn)定位、有效檢索功能作為“主手段”

網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)是資源的有效檢索。要完善檢索工具功能。一方面，要提高科研檔案著錄、標(biāo)引的深度和廣度，盡可能多角度地反映有關(guān)科研信息內(nèi)容；另一方面，要完善檢索途徑，擴大檢索范圍，聯(lián)合建設(shè)檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)檢索資源共享，形成合力。整合現(xiàn)有科研信息資源，對科研檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容優(yōu)化配置，促進科研檔案資源協(xié)調(diào)建設(shè)、互通有無，避免重復(fù)建設(shè)。注重資源共享，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互補和集成創(chuàng)新功能。

3.5 把預(yù)測和需求分析作為“主航線”

加強用戶跟蹤調(diào)研，通過專題調(diào)研、網(wǎng)上問卷調(diào)查、用戶反饋信息，充分考慮科研用戶知識需求和關(guān)注目標(biāo)，做到特色服務(wù)，探索用戶利用規(guī)律，提高服務(wù)質(zhì)量；加強科研評價模型構(gòu)建，掌握科研工作發(fā)展新趨勢，預(yù)期科研檔案服務(wù)焦點與熱點，有重點地收集相關(guān)檔案，使科研信息服務(wù)更具關(guān)注點和時效性。

注：王宇松，通訊作者

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