淺談油田檔案資料有效管理的措施

褚宸利

摘 要 檔案資料是對一個企業(yè)或單位生產(chǎn)活動和經(jīng)營過程的真實記錄，極具保存價值。尤其是對于油田企業(yè)來說，檔案資料管理工作是一項長期而復(fù)雜的工作，科學(xué)性很強。新時期做好檔案資料的管理工作對于促進油田企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展具有重要作用。本文首先分析了目前油田企業(yè)檔案資料管理的現(xiàn)狀，并進一步提出了提高油田企業(yè)檔案資料管理有效性的措施。

關(guān)鍵詞 油田企業(yè) 檔案資料管理 有效性 措施

一、引言

油田檔案資料，是指油田在生產(chǎn)實踐、經(jīng)營管理等活動中所形成的具有保存價值的文字、圖表、影像資料等，記錄了油田企業(yè)的發(fā)展歷史，也是企業(yè)文化發(fā)展的重要載體。油田企業(yè)檔案資料管理工作作為企業(yè)管理的重要組成部分，對于油田企業(yè)的經(jīng)營、建設(shè)、發(fā)展起著重要作用，并且長期為油田企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展和各項工作服務(wù)。因此，為了更好地發(fā)揮油田企業(yè)檔案在油田建設(shè)發(fā)展中的作用，最大限度地發(fā)揮油田企業(yè)檔案資料的價值，油田企業(yè)應(yīng)該改進檔案資料管理方式，不斷提高油田檔案資料管理的有效性。

二、油田企業(yè)檔案資料管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識淡薄

油田檔案資料對于油田的開發(fā)具有重要的參考價值，是油田工作人員準確分析油田實際情況的基礎(chǔ)。目前，部分油田企業(yè)管理者沒有認識到檔案資料管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性，管理觀念淡薄，檔案管理工作沒有落到實處，不能切實保證企業(yè)檔案資料的真實性、完整性。甚至部分油田企業(yè)的檔案管理部門形同虛設(shè)，不能切實發(fā)揮作用，檔案管理人員工作積極性不高，這不利于檔案工作的順利開展。

（二）檔案資料管理制度不健全

目前，我國油田企業(yè)檔案管理工作制度還不夠完善，制度覆蓋面并不全面，對已有的制度落實不到位，導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范，缺少系統(tǒng)的檔案資料管理程序，很容易造成檔案資料丟失、混亂等問題。

（三）檔案管理隊伍整體水平較低

隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，油田企業(yè)面臨的市場競爭歸根結(jié)底是人才的競爭。特別是在競爭日益加劇的知識經(jīng)濟時代，對企業(yè)檔案管理人才提出了更高的要求，既要有專業(yè)的檔案管理知識，又要懂得計算機操作。而從目前油田企業(yè)檔案管理人員的工作狀況和業(yè)務(wù)水平來看，這種高素質(zhì)的、專業(yè)的復(fù)合型人才還比較缺乏。因此，油田企業(yè)必須加快建設(shè)檔案管理人才隊伍，實現(xiàn)知識型人才戰(zhàn)略，加快企業(yè)檔案管理創(chuàng)新，挖掘檔案管理工作人員的潛能，增強工作能力，進而提升企業(yè)檔案資料管理的整體水平。

（四）檔案管理信息化水平不高

目前，油田企業(yè)普遍對檔案信息化的建設(shè)管理工作不夠重視，認為檔案信息化管理只是走個過場，響應(yīng)現(xiàn)代化信息建設(shè)的發(fā)展要求，很難為企業(yè)的發(fā)展帶來可觀的經(jīng)濟效益，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作不能滿足企業(yè)信息化建設(shè)的要求。比如企業(yè)檔案資料信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施嚴重缺乏，資金投入不足，大大降低了油田企業(yè)檔案管理工作的整體水平，無法適應(yīng)新時代的發(fā)展要求。

三、提高油田企業(yè)檔案資料管理有效性的措施

（一）強化檔案管理意識

油田企業(yè)要想切實做好檔案管理工作，提高檔案管理工作質(zhì)量，最為關(guān)鍵的就是要強化工作人員的檔案管理意識。首先，油田管理者要樹立正確的管理理念，加強對檔案資料管理工作的重視，加大對檔案管理工作的投入力度。其次，還要加強油田企業(yè)文化建設(shè)，做到具有油田特色的檔案資料個性化管理，根據(jù)油田的具體發(fā)展情況，擴大油田檔案資料收集范圍，豐富油田檔案館藏資源，從而提高油田企業(yè)檔案管理工作的有效性。

（二）完善檔案資料管理制度

建立科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度，是提高油田檔案資料管理工作有效性的關(guān)鍵。首先，必須嚴格按照各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，統(tǒng)一指導(dǎo)油田檔案管理工作。其次，要建立檔案管理人員的崗位責(zé)任制，明確檔案管理范圍、原則和方法，明確各崗位的職責(zé)。然后，規(guī)范檔案的收集、整理和歸檔的程序，完善檔案材料的傳遞、登記制度，提高歸檔質(zhì)量，從而確保檔案材料的完整性。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了適應(yīng)檔案信息資源管理工作的需要，檔案工作者要具有一定的信息管理能力。首先，檔案管理人員必須加強對新知識和新技能的學(xué)習(xí)和積累，不斷增強信息收集和管理能力，充分發(fā)揮主觀能動性和創(chuàng)造性，努力提高自身的知識水平和管理能力，由于設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化，要不斷改變管理方法。其次，在思想政治方面，檔案人員要認真學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的政策法規(guī)并嚴格遵守，熱愛檔案事業(yè)，在工作中做到嚴謹認真、求真務(wù)實，保證檔案資料的真實性。然后，在業(yè)務(wù)方面，檔案管理人員要熟練掌握檔案資料管理方面的專業(yè)知識和技能，并不斷學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識，優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)，掌握更多工作技能，從而適應(yīng)新時期社會對檔案人員的需求。此外，油田企業(yè)要堅持以人為本，關(guān)心和激勵檔案管理人員，切實幫助他們解決生活和工作中的問題，讓他們感受到企業(yè)的溫暖，提高他們工作的積極性，從而保證檔案管理人員隊伍相對穩(wěn)定，保障檔案資料管理工作順利開展。

（四）完善檔案信息數(shù)據(jù)庫，加強檔案管理信息化建設(shè)

檔案信息數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)油田企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是檔案信息化管理體系建設(shè)的基礎(chǔ)。因此，油田企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該整合各類檔案資源，建立功能完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫的開發(fā)與建設(shè)，將檔案管理工作逐步由紙質(zhì)檔案資料向電子檔案資料過渡，并通過檔案管理軟件提高檔案管理的工作效率。同時，還要加強檔案信息化管理軟硬件設(shè)施建設(shè)，不斷提高信息化技術(shù)水平，實現(xiàn)檔案資料數(shù)據(jù)庫的共享與智能查閱，最終實現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

四、結(jié)語

目前，我國油田企業(yè)檔案資料管理方面還存在一些問題，對檔案資料管理的重要性認識不足。對此，油田企業(yè)應(yīng)該不斷增強檔案管理意識，完善檔案資料管理制度，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而為提高油田企業(yè)檔案資料管理的有效性服務(wù)。

（作者單位為長慶油田分公司第五采油廠）

參考文獻

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