Office辦公軟件在學(xué)校辦公管理中的應(yīng)用

王光佐

（江漢藝術(shù)職業(yè)學(xué)院，潛江 433100）

Office辦公軟件是將基礎(chǔ)知識(shí)和實(shí)踐進(jìn)行緊密結(jié)合的，這對(duì)學(xué)校的辦公管理效率提高也有著促進(jìn)作用。通過(guò)此次對(duì)Office辦公軟件的應(yīng)用研究，就能為實(shí)際的辦公管理工作提供發(fā)展思路。

1 學(xué)校辦公管理Office軟件應(yīng)用需求和應(yīng)用作用

1.1 學(xué)校辦公管理Office軟件應(yīng)用需求

學(xué)校辦公管理中的Office辦公軟件的應(yīng)用是有著實(shí)際工作應(yīng)用需求的，面對(duì)當(dāng)前的辦公事務(wù)的多樣化發(fā)展，以及辦公數(shù)據(jù)的多樣化發(fā)展需求，這就對(duì)Office辦公軟件的應(yīng)用需求有著進(jìn)一步的增大[1]。涉及到的辦公管理內(nèi)容范圍也比較大，這就使得實(shí)際管理工作任務(wù)大大增加，傳統(tǒng)的管理方式顯然不能滿足實(shí)際的工作要求，并且管理的質(zhì)量要求也比較高，Office辦公軟件的應(yīng)用正是能滿足這一需求，為保障辦公管理的質(zhì)量打下了基礎(chǔ)。并且Office辦公軟件當(dāng)中的一些功能，能夠解決辦公管理當(dāng)中普遍存在的問(wèn)題，從技術(shù)上得到了有效解決。

1.2 學(xué)校辦公管理Office軟件應(yīng)用作用

學(xué)校的辦公管理工作的效率提高，當(dāng)前不可或缺的就是對(duì)Office辦公軟件的應(yīng)用，這是一款有著多種功能的辦公軟件，能幫助實(shí)際辦公的工作完成效率提高。在Office辦公軟件的應(yīng)用下就能將辦公當(dāng)中的繁雜事務(wù)高效化的完成，如對(duì)學(xué)生信息的管理過(guò)程中，由于數(shù)量的龐大，采用傳統(tǒng)的管理方式顯然是比較低效的，而Office辦公軟件的應(yīng)用后，就能采用專用的功能，將學(xué)生信息高效及時(shí)的加以管理，有助于縮短工作的時(shí)間。

2 學(xué)校辦公管理Office軟件具體應(yīng)用

學(xué)校辦公管理當(dāng)中應(yīng)用Office辦公軟件，能大大提高管理的質(zhì)量和效率，應(yīng)用的層面也比較多，主要從以下幾個(gè)應(yīng)用層面進(jìn)行探究：

第一，學(xué)生管理中Office辦公軟件的應(yīng)用。學(xué)校辦公管理中的學(xué)生管理是比較關(guān)鍵的管理內(nèi)容，如對(duì)學(xué)生的成績(jī)管理等，這就需要Office辦公軟件的應(yīng)用，這是最大化減少管理能耗的舉措。通過(guò)Office辦公軟件的應(yīng)用，能建立直觀的模型，對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)內(nèi)容的理解掌握就提供了幫助，也能加強(qiáng)教學(xué)質(zhì)量[2]。學(xué)生成績(jī)管理中，通過(guò)圖文結(jié)合的方式，就能直觀的反映學(xué)生的成績(jī)表現(xiàn)情況?；蛘呤菍?duì)Office辦公軟件當(dāng)中的PPT功能的應(yīng)用，也能進(jìn)行呈現(xiàn)出直觀圖文，從辦公的工作效率方面就能有顯著的提高。

第二，學(xué)校日常辦公Office辦公軟件的應(yīng)用。學(xué)習(xí)的辦公內(nèi)容比較多樣化，日常辦公管理就是比較重要的管理內(nèi)容，對(duì)此，就要通過(guò)Office辦公軟件的應(yīng)用將繁雜的事務(wù)通過(guò)辦公軟件，將公寓管理以及就業(yè)指導(dǎo)等信息進(jìn)行規(guī)范編制，建立一個(gè)信息化管理的平臺(tái)，這樣就能按照工作的要求進(jìn)行逐項(xiàng)的有序開(kāi)展，從而就能提高日常的辦公質(zhì)量。

第三，辦公測(cè)評(píng)當(dāng)中Office辦公軟件的應(yīng)用。教學(xué)情況的測(cè)評(píng)工作是每學(xué)期都有著，為能將這一工作得以高效完成，就要通過(guò)Office辦公軟件的應(yīng)用來(lái)提供支持[3]。這一測(cè)評(píng)工作是認(rèn)可教師教學(xué)改進(jìn)的重要依據(jù)，對(duì)教師未來(lái)的教學(xué)水平提高和發(fā)展都是比較關(guān)鍵的。所以進(jìn)行測(cè)評(píng)的數(shù)據(jù)管理當(dāng)中，就可通過(guò)Office辦公軟件的應(yīng)用，通過(guò)ABCD幾個(gè)等級(jí)作為教學(xué)的等級(jí)，讓學(xué)生進(jìn)行打分。通過(guò)調(diào)查統(tǒng)計(jì)之后，就能形成比較大的工作量，如果是傳統(tǒng)的方式必將會(huì)造成很大的困難，而Office辦公軟件的應(yīng)用通過(guò)Excel功能的應(yīng)用，制作好測(cè)評(píng)統(tǒng)計(jì)表之后，結(jié)合調(diào)查問(wèn)卷的結(jié)果填入到表格當(dāng)中，最后實(shí)施函數(shù)設(shè)計(jì)以及公式的計(jì)算，從而就能快速的做好測(cè)評(píng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析。

第四，學(xué)生考證報(bào)名的Office辦公軟件應(yīng)用。學(xué)生考證報(bào)名的時(shí)候，通過(guò)對(duì)Office辦公軟件的實(shí)際應(yīng)用，就能將工序進(jìn)行簡(jiǎn)化。傳統(tǒng)的方式在實(shí)際的操作中比較容易出現(xiàn)差錯(cuò)，造成身份證信息的錯(cuò)誤等，這就增加了工作過(guò)人員的工作量[4]。在對(duì)Office辦公軟件的應(yīng)用下，只要能夠采用函數(shù)的方式設(shè)置，就能從數(shù)據(jù)當(dāng)中提取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，這樣能有效避免不必要的錯(cuò)誤，能有效減少工作人員的工作量，從而大大提高工作的質(zhì)量和效率。Office辦公軟件中Excel的信息處理功能。對(duì)于Excel的應(yīng)用是有著諸多功能的，這也是軟件應(yīng)用的重要功能，分類匯總的功能尤為顯著，能最短時(shí)間進(jìn)行實(shí)現(xiàn)分類統(tǒng)計(jì)的目標(biāo)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公軟件在學(xué)校辦公管理工作當(dāng)中的應(yīng)用，能大大提高應(yīng)用的質(zhì)量和效率，解放生產(chǎn)力，為工作人員的工作量減少起到了積極作用。通過(guò)此次對(duì)辦公軟件的應(yīng)用研究分析，希望能為實(shí)際軟件操作起到一定促進(jìn)作用。

[1] 費(fèi)春梅.Excel在信息管理方面的應(yīng)用[J].價(jià)值工程，2016（03）.

[2] 朱洪莉.試析利用Excel 2010管理學(xué)生基本信息[J].電腦編程技巧與維護(hù)，2017（06）.

[3] 李明.Of fi ce軟件在提高辦公效率上的應(yīng)用[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2017（03）.

[4] 王赟.高校行政管理辦公自動(dòng)化建設(shè)的問(wèn)題及對(duì)策[J].蘇州教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2017（04）.