信息化背景下電視臺財務(wù)檔案管理水平提升措施分析

張志萍

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)水平的提升及信息化技術(shù)的推廣，計算機(jī)對于各行各業(yè)的工作所起到的重要作用不言而喻。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展導(dǎo)致電視臺與企業(yè)間的業(yè)務(wù)往來交流更加緊密，僅僅依靠人力進(jìn)行大數(shù)量、大規(guī)模的財務(wù)檔案管理容易出現(xiàn)錯誤和漏洞，進(jìn)而影響管理質(zhì)量和管理效率，因此，在信息化背景下，電視臺應(yīng)當(dāng)充分借助信息化工具和信息化理念提升財務(wù)檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：信息化；電視臺；財務(wù)檔案管理

財務(wù)檔案管理對于任何一種形式和規(guī)模的企業(yè)而言都至關(guān)重要的，高效率和高質(zhì)量的財務(wù)檔案管理工作有助于提升整個財務(wù)工作的有效性。借助信息化系統(tǒng)和技術(shù)來強(qiáng)化財務(wù)檔案管理的工作能夠更大限度地節(jié)約人力資源，緩解財務(wù)工作者的工作壓力，還能夠大幅度提升檔案管理和財務(wù)信息管理的正確性和安全性，因此，加強(qiáng)對于信息化背景下的財務(wù)檔案管理意義深遠(yuǎn)。

一、利用信息化加強(qiáng)電視臺財務(wù)檔案管理的必要性

（一）財務(wù)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢

隨著經(jīng)濟(jì)社會的繁榮發(fā)展，電視臺作為一個以盈利為目的的組織，與其他企業(yè)等組織機(jī)構(gòu)之間的經(jīng)濟(jì)往來也逐漸增加，由此所產(chǎn)生的需要妥善保管的財務(wù)檔案數(shù)量也隨之大幅提升。同時，財務(wù)工作內(nèi)容也隨著社會進(jìn)步而升級，不再是簡單的記賬，而是在財務(wù)分析決策等方面起到更加重要的作用，相應(yīng)的財務(wù)檔案所記錄的信息意義和價值也就隨之提升，財務(wù)檔案管理工作的重要性也不言而喻。傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理都是基于紙質(zhì)進(jìn)行信息記錄和保存，根據(jù)財務(wù)信息性質(zhì)的不同，所需要保存的年限也有所不同，有些重要財務(wù)信息保存年限長達(dá)三十年，而龐大的財務(wù)管理工作量對于檔案管理工作人員而言過于繁重，管理效率和質(zhì)量都會因人力保管局限性受到影響，對于整個電視臺的財務(wù)管理工作而言有弊無利。

（二）信息化檔案管理自身優(yōu)勢起決定作用

信息化的財務(wù)檔案管理相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理所呈現(xiàn)的優(yōu)越性是顯而易見的。首先，信息化檔案管理可以極大節(jié)約空間。大規(guī)模的財務(wù)信息都以紙質(zhì)為載體進(jìn)行保存，所需要占據(jù)的空間必然很大，且紙質(zhì)保管也很困難，潮濕環(huán)境下字跡容易模糊，干燥環(huán)境下大量的紙張堆放又容易發(fā)生火災(zāi)，紙質(zhì)信息一旦被損毀幾乎就是不可逆轉(zhuǎn)的，財務(wù)信息對于企業(yè)意義重大，信息的丟失對企業(yè)造成的損失難以估量。其次，信息化檔案管理讀取更加便捷高效。在紙質(zhì)管理模式下，想要尋找往年的某方面的財務(wù)信息需要進(jìn)入檔案室逐本查閱，想要在堆積如山的檔案資料當(dāng)中尋找所需要的信息費時費力，甚至一個疏忽就會錯過重要信息，而信息化的檔案管理在信息的提取讀取方面就更加敏捷高效，通過計算機(jī)指令就可以瞬間提取大量相關(guān)信息。另外，信息化的財務(wù)檔案管理有助于實現(xiàn)財務(wù)共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息在遠(yuǎn)程傳遞時較為麻煩，信息分享效率很低，而信息化的管理方式則可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行隨時隨地的財務(wù)信息共享，管理更為高效，風(fēng)險也相對較低。綜上所述，無論從什么方面進(jìn)行比較，信息化的財務(wù)檔案管理模式都具有很明顯的優(yōu)越性，應(yīng)該在電視臺等組織機(jī)構(gòu)當(dāng)中進(jìn)行更好地推廣。

二、財務(wù)檔案管理信息化改進(jìn)的重點

（一）檔案信息數(shù)字化

將財務(wù)檔案的全部信息進(jìn)行數(shù)字化處理是利用信息化技術(shù)系統(tǒng)進(jìn)行財務(wù)檔案管理工作的前提。信息化背景下的財務(wù)檔案管理和傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理最大的區(qū)別就在于信息存儲與讀取的載體有差距，原有的財務(wù)檔案管理模式主要是對紙質(zhì)數(shù)據(jù)管理，但這種管理模式隨著電視臺的業(yè)務(wù)量增加，需要管理的信息愈加龐大，而逐漸顯現(xiàn)了很大的弊端，管理質(zhì)量和管理效率大幅下降。未來的財務(wù)檔案管理發(fā)展趨勢就是主要利用信息化載體，對數(shù)字化的信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)管理，這種管理模式不僅實現(xiàn)了高效安全存儲，更能夠有效節(jié)約人力資源和存儲空間，在信息調(diào)取等方面也有不可替代的優(yōu)勢。因此，電視臺應(yīng)該根據(jù)自身的技術(shù)水平和信息化程度，對紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行有規(guī)劃的、合理的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，將財務(wù)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)化為信息化技術(shù)基礎(chǔ)上的管理模式。

（二）優(yōu)化信息網(wǎng)絡(luò)

信息化背景下的財務(wù)檔案管理存儲和傳遞都是依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)，如果網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全系數(shù)不足的話，就會對電視臺的財務(wù)信息安全性和完整性產(chǎn)生威脅。核心的財務(wù)信息如果被泄露或是發(fā)生損毀，電視臺將會受到難以估量的沖擊。因此，必須加強(qiáng)對于信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)化提升，全方位提升信息管理的安全性和可靠性，從而保障電視臺的競爭能力和發(fā)展能力。

（三）配套輔助系統(tǒng)

電視臺是一個較為復(fù)雜龐大的組織體系，其內(nèi)部組織架構(gòu)涉及到多個不同的部門和體系，財務(wù)檔案信息管理并不僅僅是檔案管理工作人員自己的事情，要想真正提升財務(wù)信息管理的水平，必須要由公司的負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)者共同協(xié)調(diào)配合，同時完善相關(guān)配套的輔助系統(tǒng)，使信息化的財務(wù)檔案管理體系與整個電視臺的組織架構(gòu)優(yōu)化相適應(yīng)，從而發(fā)揮財務(wù)信息管理的重要作用，提升其對于財務(wù)決策和財務(wù)管理的關(guān)鍵輔助價值。

三、強(qiáng)化電視臺財務(wù)檔案管理的措施分析

（一）更新管理觀念

管理工作，觀念先行，計算機(jī)系統(tǒng)等都只是外在的輔助條件，只有觀念才是內(nèi)在的本質(zhì)決定因素，只有先更新管理人員的管理觀念才能夠從管理層面更好地推進(jìn)財務(wù)檔案管理模式的改革工作，否則外在物質(zhì)條件水平再高也是沒有用武之地。這就要求相關(guān)管理人員必須時刻注意更新自身的知識體系，加強(qiáng)工作理念的時時更新，以信息化的視角來看待財務(wù)檔案管理工作。同時還要提升對于現(xiàn)代化電視臺的競爭發(fā)展過程中的財務(wù)檔案信息的重視程度，增強(qiáng)相應(yīng)的配套措施，并不斷提升管理者與相關(guān)工作人員在新的背景環(huán)境下應(yīng)對和解決問題的能力。

（二）提升財務(wù)檔案管理實效性

財務(wù)檔案管理工作的實效性水平的提升是考察檔案管理工作模式改革的一個關(guān)鍵因素，電視臺作為一個盈利的大規(guī)模組織機(jī)構(gòu)，做任何變革都是牽一發(fā)而動全身的，不能僅僅為改革而改革，而是真正要對組織發(fā)展有戰(zhàn)略性的實踐意義和實踐價值，否則就淪為一場勞民傷財?shù)淖餍?。因此，在進(jìn)行財務(wù)檔案管理體系信息化改革的過程中，一定要結(jié)合電視臺工作管理實際需求和實際發(fā)展水平，因地制宜地制定相適應(yīng)的改革方案，配套科學(xué)合理的軟硬件系統(tǒng)，確保物盡其用，最高效、最大程度地實現(xiàn)財務(wù)檔案管理模式變革預(yù)期目的。

（三）注重財務(wù)檔案管理安全性提升

互聯(lián)網(wǎng)本身的開放性導(dǎo)致了其本質(zhì)存在的安全性隱患，這是無法避免的，但可以借助相應(yīng)的措施將該安全隱患壓到最低限度。財務(wù)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換并存放于計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳遞交流的過程當(dāng)中，要格外注重安全性水平的提升，保障電視臺財務(wù)信息的安全、完整，保障自身的經(jīng)濟(jì)利益不被侵犯。為此，必須注重網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)和維護(hù)，注意財務(wù)信息及時備份，加強(qiáng)數(shù)據(jù)規(guī)范化管理和層級準(zhǔn)入制度的建設(shè)，并不斷提升電視臺自身的防火墻建設(shè)能力，防止信息被竊取或攔截，只有保證了信息化下財務(wù)信息的安全性，信息化的財務(wù)檔案管理模式的優(yōu)越性才能真正顯現(xiàn)。

四、提高財務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)

在電視臺推行信息化的財務(wù)檔案管理，最終的執(zhí)行者和操作者都是相應(yīng)的檔案管理工作人員，如果實際檔案管理人員的綜合素質(zhì)無法滿足信息化的財務(wù)檔案管理需求，那么管理模式再完善也無法達(dá)到預(yù)期的財務(wù)檔案管理效果。信息化的財務(wù)檔案管理對于檔案管理人員提出了更高的要求，它要求工作人員不僅具備相應(yīng)的財務(wù)素養(yǎng)，更要具備計算機(jī)技能，是綜合型的人才需求。因此，在改革提升電視臺財務(wù)檔案管理模式的同時，也應(yīng)當(dāng)對檔案管理者進(jìn)行相應(yīng)的計算機(jī)技能等綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，使其綜合素質(zhì)滿足信息化檔案管理的更高要求。

在當(dāng)前信息化逐漸強(qiáng)化發(fā)展的背景下，結(jié)合信息化工具不斷完善電視臺的財務(wù)檔案管理水平既是整個財務(wù)檔案管理的發(fā)展趨勢，也是信息化財務(wù)檔案管理優(yōu)越性下的必然選擇。在財務(wù)檔案管理改進(jìn)過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)著重注意信息數(shù)字化的改進(jìn)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立與管理、配套輔助系統(tǒng)的完善等關(guān)鍵點，同時注重更新管理觀念的基礎(chǔ)上，不斷提高財務(wù)檔案管理的實效性與安全性，全方位提升電視臺財務(wù)檔案管理的科學(xué)水平，為電視臺的競爭發(fā)展提供堅實的財務(wù)基礎(chǔ)。

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