淺談精益管理在檔案管理中的應用

邵曉麗

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）12-000-01

摘 要 公司從成立至今每年產(chǎn)生大量的資料，庫存量達到幾十萬件，隨著公司標準化工作的推進，標桿電廠建設的趨勢，以及華潤集團、電力檔案管理“五年”規(guī)劃的進展要求，在此形勢下，通過檔案規(guī)范化整理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、并采用集團檔案管理軟件、信息化體系建設等措施，實現(xiàn)公司檔案信息化和現(xiàn)代化管理。

關鍵詞 檔案管理 優(yōu)化 數(shù)字化掃描 信息化管理

一、概述

檔案管理是公司的重要組成部分，積極開發(fā)利用檔案，充分發(fā)揮檔案應用價值，對提

高公司整體管理水平具有舉足輕重的意義。隨著公司標準化工作的推進，標桿電廠建設的趨勢，以及華潤集團、電力檔案管理“五年”規(guī)劃的進展要求，在此形勢下，通過檔案規(guī)范化整理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、并采用集團檔案管理軟件、信息化體系建設等措施，分析精益管理在公司檔案管理的應用，使我司檔案管理規(guī)范化、標準化，以提升檔案管理整體水平。

二、檔案的重要性

1.從社會來講，檔案是歷史的真實記錄，“今世賴之以知古，后世賴之以知今”，又是經(jīng)濟、文化等建設的重要憑證。

2.對公司來講是記載公司從成立-發(fā)展-到今日輝煌的成就的整個過程記錄，是公司發(fā)展過程的重要憑證。

3.在公司生產(chǎn)經(jīng)營管理中，檔案為機組的檢修、技改及其他工程項目提供經(jīng)驗借鑒、機組的檢修、改造記錄，為公司每年審計、可研項目提供依據(jù)，為公司合法權(quán)益提供真實有效的信息，為員工提供借閱利用參考資料等。

4.檔案數(shù)字化管理更是首要任務，檔案數(shù)字化工作是是國資委對中央企業(yè)檔案工作的要求；是華潤集團信息化戰(zhàn)略的重要內(nèi)容；更是公司標桿化電廠建設需要，也是國家檔案管理工作的趨勢。

三、公司檔案管理中存在的主要問題

1.資料歸檔不完善，老檔案破損，字跡退化。檔案歸檔不完善，檔案破損，對后期檔案利用產(chǎn)生很大影響，特別是公司進行審計工作，無法提供依據(jù)。

2.管理制度、流程需完善。制度的不完善，執(zhí)行力度不夠，是導致歸檔不完善、質(zhì)量不高的原因。檔案制度不完善，無法制約歸檔資料單位。流程不完善，造成歸檔單位無法審理進行歸檔、各種資料簽批緩慢，不利于公司檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

3.缺乏規(guī)范化標準。規(guī)范化標準不完善、不齊全，導致檔案歸檔混亂，不能進行統(tǒng)一歸檔、立卷等。導致管理范圍不夠明確。

四、精益管理在檔案管理中的應用

1.通過精益管理方法實現(xiàn)檔案管理制度標準化。檔案管理的規(guī)范化、科學化與有效性與檔案管理制度的健全與完善是是相互依存的，因此，為了提高公司檔案管理工作水平，就要制定實效、完善的檔案管理制度。為有效促進開展制度標準化工作，利用精益管理手段，成立檔案管理標準化SGA小組，小組通過頭腦風暴方式討論、分析原因、設定目標并制定對策進行實施開展各項工作，如明確各部門分工與職責、規(guī)范各個檔案管理工作流程，組織對檔案管理制度進行討論、修訂，分析制度存在的漏洞與問題，結(jié)合相關法律法規(guī)等制定科學有效的管理制度。

2.通過精益管理方法實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化管理。通過對檔案室當前存貯各類檔案進行粗略估計，對實現(xiàn)數(shù)字化掃描增加了很大的難度，公司第一時間成立檔案數(shù)字化SGA小組，進行討論，制定數(shù)字化方案。

小組定期組織會議進行討論，利用群策群力的方法，對檔案管理的狀況進行了分析，紙質(zhì)檔案庫存量大、檔案歸檔不齊全、制度不夠完善、檔案年限久字跡模糊等原因分析制定詳細的實施措施，設定目標，為實現(xiàn)目標開展各項有序的工作。

通過對現(xiàn)存檔案的優(yōu)化、整合的研究，強化檔案鑒定工作，使庫存檔案去粗取精，通過對檔案排列的重組，結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，分類的科學界定，節(jié)省現(xiàn)實及遠期貯存空間，提高經(jīng)濟效益。

通過對各部門及施工單位歸檔情況進行分析，全面制訂詳細的計劃，進行制度討論、制度培訓、單獨檔案知識輔導，以實現(xiàn)檔案歸檔的完善、齊全，為數(shù)字化做好鋪墊。

通過對檔案提供利用服務流程的研究，探討如何利用現(xiàn)代化手段多渠道利用檔案，提高檔案的利用率，更加方便快捷地最大化地利用檔案，拓展服務流程渠道，通過對庫存檔案內(nèi)容的研究，深挖檔案資源，為利用者節(jié)省查閱、分析、綜合、總結(jié)等工作時間，提高辦公效率。

3.通過精益管理對公司歸檔范圍進行了優(yōu)化。通過精益管理工具、對公司歸檔范圍、標準、要求、方法等進行了明確。具體主要制定了機組檢修、技改及其他工程項目竣工檔案實施細則，將檢修、技改工程歸檔質(zhì)量、流程細化，改善檔案歸檔質(zhì)量差、歸檔不全等情況；另外，通過歸檔范圍標準化，提高施工單位對檔案工作的了解，更增強了對檔案歸檔的意識，對檔案人員自身管理能力也得到提升。

總之，檔案管理在公司管理活動中占據(jù)著重要的位置。通過精益管理的方法與模式進行檔案管理工作的實施，促進公司檔案管理各個環(huán)節(jié)的精細化、標準化、科學化，是實現(xiàn)公司檔案管理現(xiàn)代化、信息化管理的有效途徑。