淺談下崗失業(yè)人員檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

王舒

摘要：檔案管理是社會(huì)信息系統(tǒng)的基石，不僅對(duì)企業(yè)單位的生產(chǎn)活動(dòng)有意義，而且對(duì)整個(gè)社會(huì)也有意義。下崗失業(yè)人員的檔案管理工作，屬于其中的一個(gè)部分，關(guān)系到個(gè)人的切身利益。但是就目前我國(guó)的檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，依然存在較多的問(wèn)題和不足。本文首先介紹了檔案管理的重要作用，然后指出下崗失業(yè)人員檔案管理工作中存在的問(wèn)題，最后詳細(xì)闡述了改進(jìn)措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：下崗失業(yè) 檔案管理 問(wèn)題 改進(jìn)措施

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的加大，實(shí)體企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中面臨更多的風(fēng)險(xiǎn)和壓力，不少企業(yè)甚至出現(xiàn)破產(chǎn)、倒閉現(xiàn)象，增加了人員管理難度，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。在此背景下，國(guó)家出臺(tái)了一些政策，以促進(jìn)下崗失業(yè)人員的再就業(yè)。與此同時(shí)，在這些人員的檔案管理工作中，卻依然存在諸多問(wèn)題。本文立足于實(shí)踐進(jìn)行深入探討，以期促進(jìn)檔案管理水平的提升。

一、檔案管理概述

檔案管理是國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的重要組成部分，具有管理性、服務(wù)性、政治性。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案的作用明顯提高。針對(duì)下崗失業(yè)人員而言，在檔案中記錄了個(gè)人的學(xué)歷和工作經(jīng)歷，以及政治面貌、作風(fēng)品德等資料，起到依據(jù)、參考、憑證的作用。同時(shí)，通過(guò)檔案可以計(jì)算個(gè)人工齡，了解工作的流動(dòng)性，并作為辦理社保、退休的基礎(chǔ)。由此可見(jiàn)，檔案管理工作不僅和相關(guān)部門(mén)關(guān)聯(lián)密切，而且直接涉及到個(gè)人利益，因此要注重檔案的地位，加強(qiáng)管理水平。

二、下崗失業(yè)人員檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）從管理態(tài)度看，部門(mén)重視程度低

其一，企業(yè)因自身因素、外界影響下經(jīng)營(yíng)不善，導(dǎo)致出現(xiàn)破產(chǎn)、倒閉情況，員工直接面臨離職、失業(yè)問(wèn)題。在此影響下，企業(yè)內(nèi)的行政管理人員對(duì)于員工的檔案處理工作不重視、不到位，登記移交環(huán)節(jié)混亂，甚至出現(xiàn)問(wèn)題，最終致使檔案資料無(wú)法及時(shí)歸檔。個(gè)別人員的檔案在此期間，還會(huì)出現(xiàn)資料缺失、遺失等現(xiàn)象。其二，管理部門(mén)對(duì)于員工的檔案不重視，偶爾會(huì)出現(xiàn)擅自涂改檔案資料的情況，導(dǎo)致相關(guān)資料虛假，直接影響福利待遇、社會(huì)保障、退休等。

（二）從管理途徑看，檔案移交效率低

針對(duì)下崗失業(yè)人員的檔案管理工作，具有內(nèi)容多、涉及面廣、社會(huì)影響大的特點(diǎn)。在移交過(guò)程中，由于各種環(huán)境因素的限制，對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取、應(yīng)用存在較多問(wèn)題，體現(xiàn)在：其一，企業(yè)體制改革后，檔案交接需要一定費(fèi)用，企業(yè)為了節(jié)省這筆費(fèi)用，會(huì)導(dǎo)致檔案依然留在企業(yè)部門(mén)或臨時(shí)存放處。其二，當(dāng)前國(guó)家在檔案管理中的資金投入較少，現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用水平低，因此檢索方式單一、效率低下，提高了管理難度。其三，在具體的移交過(guò)程中，交接雙方缺少有效溝通，導(dǎo)致接收工作比較被動(dòng)，甚至發(fā)生檔案丟失現(xiàn)象。

（三）從管理內(nèi)容看，管理不規(guī)范、存在斷檔現(xiàn)象

檔案管理工作不規(guī)范，主要是兩個(gè)方面引起的：一是沒(méi)有規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作的開(kāi)展具有盲目性、隨意性，出現(xiàn)不協(xié)調(diào)和矛盾；二是缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致管理過(guò)程混亂無(wú)序。

至于斷檔現(xiàn)象，主要是在區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡的影響下，人員流動(dòng)性強(qiáng)，與此同時(shí)檔案也隨之流動(dòng)，不僅增加了丟失風(fēng)險(xiǎn)，而且在檔案資料的記錄中，容易出現(xiàn)斷層現(xiàn)象，繼而形成斷檔。企業(yè)和單位沒(méi)有專門(mén)的檔案管理部門(mén)和人才，也加劇了斷檔情況的發(fā)生。

三、下崗失業(yè)人員檔案管理的改進(jìn)措施

（一）樹(shù)立責(zé)任意識(shí)

在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)環(huán)境的不斷變化下，我國(guó)下崗失業(yè)人數(shù)增加，提高了檔案管理工作的難度。一份健全的檔案信息資料，會(huì)影響到企業(yè)的人才選拔、面試結(jié)果，為人力資源調(diào)整提供參考依據(jù)。因此，要樹(shù)立檔案管理的責(zé)任意識(shí)。對(duì)于管理人員，要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、認(rèn)真的工作態(tài)度，熟練掌握相關(guān)的法律和規(guī)定。具體來(lái)說(shuō)，一是明確各個(gè)工作人員的職責(zé)，將檔案信息的完整性和個(gè)人薪資相掛鉤。二是做到檔案的收集工作，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督管理，避免因人為因素造成工作失誤。三是不同部門(mén)之間具有一定的聯(lián)系，因此要加強(qiáng)溝通和配合。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，能夠改善檔案保管的環(huán)境，是提高管理效果的重要手段。對(duì)于各地的就業(yè)服務(wù)部門(mén)，要建立符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房、閱覽室，購(gòu)買(mǎi)相關(guān)的管理用具，例如檔案袋、檔案箱、溫度濕度顯示儀、滅火器等。有條件的部門(mén)，還可以購(gòu)買(mǎi)加濕器、除濕器、掃描儀等，切實(shí)保證信息資料的完整性。

（三）提高管理水平

第一，相關(guān)部門(mén)要對(duì)管理工作進(jìn)行監(jiān)督，并通過(guò)定期檢查、隨機(jī)檢查評(píng)估管理效果。一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)制定應(yīng)對(duì)措施，并查明問(wèn)題原因，確定人員責(zé)任，進(jìn)行嚴(yán)肅處理。第二，整頓管理體系，如果工作人員態(tài)度不端正、審查不嚴(yán)格，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)懲處。對(duì)于偽造檔案、擅自修改信息資料的人員，追究法律責(zé)任。第三，提高工作人員的專業(yè)水平，采用知識(shí)培訓(xùn)、技能鍛煉等形式，促使管理質(zhì)量的提升。

（四）應(yīng)用高新技術(shù)

針對(duì)下崗失業(yè)這一群體，要對(duì)以往的檔案管理工作進(jìn)行分析和總結(jié)，形成獨(dú)立的、科學(xué)的管理體系。今后類似的工作開(kāi)展，可以參照這個(gè)流程和環(huán)節(jié)進(jìn)行。同時(shí)，在信息化時(shí)代的大背景下，要學(xué)會(huì)應(yīng)用以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的高新技術(shù)，完善檔案的保存、分類、檢索、審閱等內(nèi)容，優(yōu)化管理過(guò)程。在科學(xué)化管理的基礎(chǔ)上，切實(shí)為下崗失業(yè)人員提供熱情、主動(dòng)的服務(wù)，不斷改進(jìn)服務(wù)水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，面臨眾多的下崗失業(yè)人員，為了保持社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展，必須通過(guò)政策扶持促進(jìn)人員的再就業(yè)。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理成為必要的工作項(xiàng)目，而且具有重要的意義。通過(guò)分析可知，當(dāng)前我國(guó)下崗失業(yè)人員的檔案管理工作中，存在部門(mén)重視程度低、檔案移交效率低、管理不規(guī)范以及斷檔現(xiàn)象。對(duì)此，樹(shù)立責(zé)任意識(shí)、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、不斷提高管理水平，并應(yīng)用高新技術(shù)，才能夠推動(dòng)檔案管理工作的順利進(jìn)行，提升管理效率和質(zhì)量。

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