企業(yè)OA系統(tǒng)電子文件的歸檔管理方法探究

韓英

中圖分類號：F270 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2018）1-000-02

摘 要 現(xiàn)代企業(yè)隨著辦公自動化的應(yīng)用和深入，產(chǎn)生了大量的電子文件，如何高效、妥善、完備地保存好這些文件，對檔案工作者提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞 辦公自動化 電子文件歸檔管理

一、加強電子文件歸檔管理的重要性

企業(yè)的OA即辦公自動化，是指在企業(yè)黨政工團及業(yè)務(wù)部門的實際工作中，以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用日常工作形成的信息，為企業(yè)的管理和決策服務(wù)，從而達到提高行政效率的目的。隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，為企業(yè)進行網(wǎng)上辦公提供了可能和可靠的技術(shù)保障，推動整個社會進入知識管理的新階段。特別是近幾年來，隨著企業(yè)OA系統(tǒng)在公文處理上的普及應(yīng)用，電子文件成了辦公自動化的必然產(chǎn)物，是檔案必不可少的重要組成部分。但是目前在現(xiàn)有企業(yè)OA系統(tǒng)中，從電子公文的生成到歸檔，在管理方法和制度上存在著不完善的方面，有時電子文件雖進行了歸檔，但分類尚不明確或無相應(yīng)說明，最終查找起來還是非常不便。所以具體的歸檔管理制度、歸檔方式、歸檔要求、歸檔程序等不明確，不僅使歸檔工作具有較大的隨意性，而且還將影響到整理、保管、編目、查找利用等一系列后續(xù)工作的開展。因此，加強OA環(huán)境下電子文件的歸檔管理非常重要。

二、企業(yè)OA環(huán)境下加強電子文件的歸檔管理的具體方法

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)認識，加強專業(yè)隊伍建設(shè)

電子文件是一種新生事物，和紙質(zhì)文件一樣都是檔案的一個很重要的來源，要充分認識到電子檔案在企業(yè)建設(shè)和發(fā)展中的作用，改變過去重紙質(zhì)檔案輕其它載體檔案的觀念，不斷完善電子文件歸檔工作。企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將電子文件歸檔管理作為開展辦公自動化工作的一項重要事情來抓，提高員工對辦公自動化過程中產(chǎn)生的各類電子文件的重要性的認識。同時，檔案部門要牽頭培養(yǎng)一批過硬的部門兼職檔案員，來承擔(dān)好此項工作。

（二）制定電子文件的歸檔管理標(biāo)準

由于電子文件的記錄格式、載體形式區(qū)別于紙質(zhì)文件，電子檔案與紙質(zhì)檔案也存在很大差別。它們不僅在外形上不同，在處理方法、管理內(nèi)容、管理方式上也相去甚遠，所以必須根據(jù)電子文件的特殊需要來制定相應(yīng)的管理標(biāo)準，如電子文件的登記標(biāo)準、命名標(biāo)準、歸檔標(biāo)準、鑒定標(biāo)準、收集標(biāo)準、防護標(biāo)準、安全標(biāo)準等。這些標(biāo)準的制定可以參照文書檔案的某些做法，但又不能照搬。電子檔案作為一種嶄新的檔案門類，有別于傳統(tǒng)檔案管理的方式和方法，管理中會出現(xiàn)許多新情況。當(dāng)然，電子文件歸檔標(biāo)準的制定絕不是檔案部門自己的事，應(yīng)該聯(lián)合企業(yè)信息中心、使用部門等共同協(xié)商制定，使其更接地氣且易于遵守。

（三）結(jié)合公司實情，加強OA系統(tǒng)與檔案管理軟件的無縫對接

目前，許多企業(yè)在OA系統(tǒng)建設(shè)中，由于種種原因并沒有把電子文件歸管理考慮在內(nèi)，有些即使考慮了，也沒有與檔案部門溝通，因此無法進行電子文件歸檔，對于網(wǎng)上傳輸大量電子文件該如何處理，如何與檔案部門使用的檔案管理軟件相銜接，已成為基層檔案人員最關(guān)心、最棘手的問題。因此，檔案部門與信息中心要進一步尋找兩者的結(jié)合點，使用統(tǒng)一的標(biāo)準化、規(guī)范化軟件，使企業(yè)的OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，實現(xiàn)電子檔案規(guī)范化管理，提高檔案信息資源的開發(fā)和利用水平。

（四）做好電子文件的日常歸檔管理工作

在解決企業(yè)OA系統(tǒng)與檔案管理軟件的銜接之后，需進一步做好電子文件的日常歸檔管理工作。要做好日常歸檔，應(yīng)該堅持以下原則：

①按時歸檔的原則。要求已經(jīng)形成的正式的電子文件要及時向虛擬的電子檔案室送行移交。各部門可以直接在OA系統(tǒng)中將文件歸檔，也可以以郵件的形式傳遞到檔案室，或用移動硬盤的形式送交到檔案室，由檔案管理人員設(shè)置一個個的文件夾，對各個部門形成的電子文件進行分類管理。此外，正式的紙質(zhì)發(fā)文定稿要在規(guī)定的時間內(nèi)向檔案室移交，以便對有關(guān)的電子文件進行核對，防止電子文件的錯亂現(xiàn)象或被人為刪改。

②歸檔電子文件的核對鑒定原則。不是所有的電子文件都需要歸檔，需要檔案部門和相關(guān)成文部門定期對已形成的電子文件進行真實性、完整性、有效性和有無保存價值的鑒定，劃分出不同的保管期限；然后用殺毒軟件對這些電子文件進行檢測，確保無病毒感染后，再由檔案人員將這些電子文件分別轉(zhuǎn)錄到與網(wǎng)絡(luò)相隔離的計算機中。在一個年度或一定時間后，將這些電子文件轉(zhuǎn)錄至一次寫入的光盤或移動U盤中做脫機保存，同時編制文件索引，供后續(xù)的查找利用。一般情況下，電子文件從計算機轉(zhuǎn)錄到光盤上時應(yīng)該拷貝三份，兩份歸檔，一份對外提供利用。電子文件生成軟件的收集，應(yīng)由電子文件的形成部門在電子文件形成前向檔案室進行登記，并移交應(yīng)用軟件的資料。登記項目包括軟件的名稱、用途、支持硬件、使用語言、技術(shù)參數(shù)、維護要求等，并附帶紙質(zhì)的使用說明書。軟件在使用過程中有何修改完善，技術(shù)部門也應(yīng)及時向檔案部門提供資料。

（五）做好電子檔案的安全維護工作

電子檔案雖然具有節(jié)約空間、方便快捷等優(yōu)點，但其內(nèi)容和形式是相對獨立的，所以其在保存與維護方面更為復(fù)雜。如何保存、維護電子檔案，使之安全、可靠并處于可準確提供利用的最佳狀態(tài)，是檔案工作者必須解決的問題。做好辦公自動化系統(tǒng)和電子文件的安全防護，首先要抓好信息存儲載體制成材料這個問題，嚴把電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命。二是保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實體安全。實體安全主要指環(huán)境和設(shè)備的安全。要有專人負責(zé)管理應(yīng)用，每天調(diào)控庫房溫濕度，保障電子檔案有良好的室內(nèi)環(huán)境，機器設(shè)備和磁介質(zhì)不會因溫度太高或溫度巨幅波動及火災(zāi)受到致命的傷害。三是要保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運行安全，可設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限和文件屬性等，這在一定范圍內(nèi)對文件與數(shù)據(jù)提供了保護。四是做好數(shù)據(jù)庫備份工作，保證信息安全。五是預(yù)防病毒，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。要在計算機系統(tǒng)上安裝防毒軟件定期自動殺毒。不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，必須使用時應(yīng)嚴格進行病毒檢測，確認無病毒后方可使用。

三、結(jié)語

總之，在全球信息化大爆炸的今天，在日常辦公越來越依賴OA系統(tǒng)的現(xiàn)代企業(yè)中，每天都有大量的電子文件產(chǎn)生、傳遞和高頻利用，檔案工作作為信息管理和信息服務(wù)的職能愈發(fā)突出。要做一名合格的檔案管理工作者，必須適應(yīng)時代的需要，深入學(xué)習(xí)和了解電子檔案管理的新技術(shù)、新方法、新理論，不斷推進企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)進程，為企業(yè)的全面跨越發(fā)展貢獻檔案工作者的一份力量。

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