辦公室現(xiàn)代化科學(xué)管理淺談

吳新軍

摘 要：作為現(xiàn)代化企業(yè)組織協(xié)調(diào)的核心，辦公室對(duì)于企業(yè)整體管理的意義可謂不言而喻。而辦公室的管理是企業(yè)管理的重中之重，如果辦公室的工作效率低下，甚至陷入混亂，勢必會(huì)影響企業(yè)的正常運(yùn)行。因此，我們要采用科學(xué)的方法對(duì)辦公室進(jìn)行管理，提高辦公室管理水平。本文闡述了辦公室科學(xué)管理的重要意義，并分析了辦公室科學(xué)管理的關(guān)鍵因素及主要措施。

關(guān)鍵詞：辦公室；現(xiàn)代化；科學(xué)管理

1 辦公室現(xiàn)代化科學(xué)管理的重要意義

1.1辦公室關(guān)系到管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)

企業(yè)管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，尤其是規(guī)模較大、部門較多的企業(yè)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不可能直接對(duì)所有部門進(jìn)行管理，而是要通過辦公室來向各部門下達(dá)任務(wù)；反之，基層各部門要反映情況，也要通過辦公室與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通。這樣以來，辦公室實(shí)際上就是一個(gè)信息收集、匯總和傳達(dá)的部門，保證了辦公室管理的科學(xué)性，也就在領(lǐng)導(dǎo)和基層部門之間架起了溝通的橋梁，同時(shí)辦公室還可以通過對(duì)信息的分析，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考，提高決策的合理性。

1.2 辦公室影響著組織的辦事效率和服務(wù)質(zhì)量

辦公室所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容較為繁瑣，包括企業(yè)的公文撰寫和下達(dá)，企業(yè)會(huì)議的記錄，信息的收集和傳遞，企業(yè)公章使用與管理，來訪人員的接待，企業(yè)資料的保密管理，以及其他日常工作等等。如此龐雜的工作，如果在管理方面沒有科學(xué)有效的方法，必然會(huì)亂作一團(tuán)，從而影響整個(gè)企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，只有實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化科學(xué)管理，辦公室的工作才能井然有序，確保企業(yè)的日常事務(wù)得到及時(shí)處理，提高企業(yè)的運(yùn)行效率，及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)在管理中存在的問題，并采取有效措施予以解決。此外，實(shí)現(xiàn)辦公室的科學(xué)管理也有利于加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)與合作，避免各部門相互推卸責(zé)任，導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量下降。

2 辦公室現(xiàn)代化科學(xué)管理的主要內(nèi)容

2.1制度化

制度是管理工作的可靠依據(jù)和有力保障。辦公室管理要有相應(yīng)的制度和章程，對(duì)于辦公室工作的基本原則和工作流程進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，以此來對(duì)辦公室人員的行為進(jìn)行約束，確保辦公室工作的規(guī)范性。大體而言，制度化的重點(diǎn)可以概括為以下幾個(gè)方面：（1）會(huì)議制度。會(huì)議的主要意義在于：一，領(lǐng)導(dǎo)可以通過會(huì)議來傳達(dá)重要精神，安排下一階段的工作；二，對(duì)于工作中存在的問題進(jìn)行集體討論，找到解決方案；三，在進(jìn)行重要決策時(shí)，通過會(huì)議來征求和協(xié)調(diào)各部門的意見，提高決策合理性；四，對(duì)于上一個(gè)階段的工作進(jìn)行總結(jié)等等。辦公室要實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，首先就要嚴(yán)抓會(huì)議管理。在對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理時(shí)，首先要注意的就是數(shù)量和規(guī)模問題。很多企業(yè)的會(huì)議存在著嚴(yán)重的形式主義弊端，事無巨細(xì)，都要召集全體或是大部分員工來開會(huì)討論，導(dǎo)致會(huì)議占用了大量的工作時(shí)間，反而降低了工作效率，也容易使企業(yè)員工產(chǎn)生反感心理。所以，對(duì)于會(huì)議一定要嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)于非必要的會(huì)議要盡量避免，只需少數(shù)人參與即可的會(huì)議不要隨意擴(kuò)大參與范圍。此外，開會(huì)時(shí)間不宜過長，要充分利用有限的會(huì)議時(shí)間來解決問題，可以在會(huì)后個(gè)別解決的問題不宜占用會(huì)議時(shí)間，會(huì)議結(jié)論要清晰明確，并確保落實(shí)。（2）公文處理制度。處理公文是辦公室工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)所在。由于公文的要求通常比較嚴(yán)格，因此在工作的時(shí)候要嚴(yán)格按照有關(guān)制度進(jìn)行，并借助信息化手段來提高處理速度和效率，避免公文在辦公室發(fā)生積壓。對(duì)于公文要進(jìn)行系統(tǒng)的分類，格式和上行、下行關(guān)系也要統(tǒng)一，確保公文處理的規(guī)范性。此外，公文處理要及時(shí)，尤其是緊急公文，一定要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)處理并送達(dá)。（3）接待制度。辦公室接待工作是企業(yè)形象的體現(xiàn)，如果接待不到位，勢必會(huì)給來訪者留下不好的印象，從而使企業(yè)形象受損。因此，對(duì)于辦公室的接待工作要有嚴(yán)格的規(guī)定，確保接待過程中禮數(shù)周到、態(tài)度得體，既表達(dá)出對(duì)來訪者的尊重，又要維護(hù)好企業(yè)的形象和利益。（4）安全管理制度。辦公室的安全管理主要體現(xiàn)在印章管理和文件保密兩個(gè)方面。要通過制度來對(duì)印章的使用和文件的調(diào)閱進(jìn)行規(guī)范，重要印章采取專人專管的方式，避免因亂用印章和文件泄密而造成企業(yè)的損失。

2.2 程序化

要實(shí)現(xiàn)程序化管理，就要不斷地對(duì)程序進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，確保程序合理有序，簡潔實(shí)用。所謂合理，即程序的設(shè)置要有條理，有預(yù)見性，盡可能地考慮各方面因素，避免疏漏；所謂有序，即程序的執(zhí)行流程要有條不紊，符合事物發(fā)展規(guī)律，避免發(fā)生混亂；所謂簡潔，即程序的制定要避免冗雜，刪除重復(fù)和多余的環(huán)節(jié)，以提高程序的執(zhí)行效率；所謂實(shí)用，即程序一定要切實(shí)可行，符合實(shí)際工作情況。

2.3 信息化

在信息科技高度發(fā)達(dá)的今天，辦公自動(dòng)化已經(jīng)在我國普及開來。在計(jì)算機(jī)的幫助下，辦公室傳遞和收集信息的速度大大加快，一些工作只需坐在辦公室里通過網(wǎng)絡(luò)即可完成，使得辦公室的工作效率相比以往有了很大的提高。所以，企業(yè)要加大對(duì)辦公自動(dòng)化的投入，不斷完善和優(yōu)化企業(yè)辦公OA系統(tǒng)，讓信息化技術(shù)能夠更好地為辦公室工作服務(wù)。

3 辦公室現(xiàn)代化科學(xué)管理的關(guān)鍵因素

從上文的分析我們可以看出，辦公室的科學(xué)管理涉及到的內(nèi)容較多，且較為復(fù)雜，只有把握了以下關(guān)鍵因素，才能確保辦公室的科學(xué)管理得以順利實(shí)施。

3.1 合理配置辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)

合理配置辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)是實(shí)現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化的重要前提和基礎(chǔ)。辦公室的工作內(nèi)容較為繁雜，無論是處理上行、下行公文，還是傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指令、反饋基層信息，或者是接待來訪人員等，都要確保有人負(fù)責(zé)。如果辦公室人手不足、分工不明、責(zé)權(quán)落實(shí)不到位，或者人員沒有得到合理使用，辦公室的管理也就無從談起。所以，對(duì)于辦公室的人員一定要進(jìn)行優(yōu)化配置，確保辦公室有充足的人員來應(yīng)對(duì)紛繁復(fù)雜的工作，每一項(xiàng)工作都有人去管，每一名員工的能力都能得到充分發(fā)揮，這樣才能實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)的合理配置，保證辦公室的工作得以正常開展。

3.2 增強(qiáng)辦公室工作人員的職業(yè)責(zé)任感

辦公室工作繁雜瑣碎，而且往往涉及到企業(yè)的機(jī)密，因此辦公室工作人員要注意培養(yǎng)自己的職業(yè)責(zé)任感，提高自身的職業(yè)道德水平。此外，由于辦公室具有接待來訪人員的職責(zé)，因此辦公室人員要注意自己的穿著打扮和言行舉止，自覺承擔(dān)起維護(hù)企業(yè)良好形象的責(zé)任。

3.3 注重業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高

辦公室工作對(duì)于人員有著很高的要求：首先，辦公室人員必須具備一定的統(tǒng)籌能力，能夠?qū)⒓姺睆?fù)雜的工作理清頭緒，做到忙而不亂；其次，要善于對(duì)問題進(jìn)行分析，并采取妥善方式加以處理；再次，要具備管理和組織能力，能夠有效地協(xié)調(diào)各部門關(guān)系；第三，要具備良好的寫作和表達(dá)能力；最后，要善于溝通和交流，具備較強(qiáng)的社交能力。此外，辦公自動(dòng)化的推廣，使得計(jì)算機(jī)技能也成為了辦公室人員不可或缺的重要能力之一。所以，辦公室人員要通過培訓(xùn)等方式不斷給自己“充電”，并在實(shí)際工作中積累和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，持續(xù)提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.4 領(lǐng)導(dǎo)的支持和指導(dǎo)

辦公室與企業(yè)的其他部門不同，由于其直接與領(lǐng)導(dǎo)的工作對(duì)接，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，因此辦公室的管理質(zhì)量與領(lǐng)導(dǎo)的工作效率也是息息相關(guān)的。作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，要重視辦公室，加強(qiáng)對(duì)辦公室的管理，對(duì)于辦公室管理的制度化、程序化、自動(dòng)化，以及辦公室人員的培養(yǎng)，要大力支持，并給出指導(dǎo)意見。一方面，對(duì)于辦公室人員的要求要嚴(yán)，以督促辦公室人員認(rèn)真按照規(guī)定和章程工作；另一方面，要敢于放手，讓辦公室真正起到為領(lǐng)導(dǎo)者分憂的作用，從而促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。

結(jié)束語

辦公室管理對(duì)于企業(yè)的整體管理而言有著重要的意義，要實(shí)現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，就要建立完善的管理制度，規(guī)范和優(yōu)化管理程序，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來提高辦公室管理工作的效率和質(zhì)量，為企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)的辦公室服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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