淺論檔案實體的安全問題

邢艷波

摘 要：在現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，國家對檔案管理方面的工作越來越重視，很多地區(qū)為了強化檔案安全管理工作，投入了大量人力和資金成本。近年來，檔案實體的安全管理問題更是成為很多地區(qū)重點的研究對象，一些社會人士和檔案研究工作者也參與其中，為檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻力量。本篇文章就檔案實體的安全問題展開簡單論述，并提出了一些個人觀點，希望能對檔案事業(yè)的發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案實體；安全問題；探究

隨著國家整體發(fā)展水平的提高，城市化進程加快，檔案管理事業(yè)的發(fā)展也隨之成長起來。檔案與人們?nèi)粘５墓ぷ骱蜕钣兄懿豢煞值年P(guān)系，更對人類社會的發(fā)展有著重要影響。因此，檔案的安全管理逐漸成為相關(guān)部門重視的部分，尤其是檔案實體的安全問題，更是得到了社會各界廣泛的關(guān)注。

1 檔案實體安全的內(nèi)容

檔案實體安全主要是指檔案的保管安全，就是利用現(xiàn)有的條件，確保檔案的完整和保密，不會讓檔案被泄露，尤其是科技的發(fā)展，在先進技術(shù)得到應(yīng)用的同時也發(fā)生了很多的問題，有很多的人會通過這些科技手段來獲取國家機密或者是一些信息，這些信息的泄露會對國家造成嚴重的影響，檔案的保管就是將檔案進行歸類整理后，按照檔案的成分和狀況做好保護措施，這檔案實體的安全主要是包括以內(nèi)容：制度安全、機制安全、技術(shù)安全和物質(zhì)安全，這幾個方面的檔案實體是檔案實體安全的廣泛內(nèi)容。

檔案保管主要是對檔案實體的日常維護和管理，讓檔案實體不會出現(xiàn)任何的損壞，因為我國的檔案主要是紙質(zhì)檔案，對檔案的保管就有著嚴格的要求，檔案不能夠放在潮濕的地方，如果放在了潮濕的地方就會對檔案造成損壞，一定要注意檔案的保管工作，在進行檔案保管的過程中，除了需要對檔案自身進行關(guān)注外，還要對管理檔案的人員及時的培訓(xùn)，增加檔案管理人員的安全意識，提高檔案工作人員的責任意識，檔案管理人員是直接接觸檔案的人員，只有將檔案工作人員的安全意識得到提高，檔案的保管工作才能夠順利進行。

檔案庫房安全，檔案庫房是保管檔案的地方，如果存放檔案的庫房出現(xiàn)了問題，就會影響檔案的安全，因此檔案庫房應(yīng)該保持整潔和衛(wèi)生，檔案庫房也不能夠出現(xiàn)在潮濕的地方，如果出現(xiàn)在潮濕的地方就會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受潮，極容易發(fā)生損壞的現(xiàn)象。

檔案裝具安全，檔案的裝具也會影響著檔案的安全，如果檔案的裝具出現(xiàn)了問題，就會導(dǎo)致檔案的壽命縮短，因為我國的檔案大多數(shù)是紙質(zhì)的檔案，如果是紙質(zhì)的檔案就需要多加注意，因此存放檔案的裝具一定要滿足經(jīng)濟、耐用、美觀和方便，檔案裝具的使用還要提高檔案的庫容量，檔案裝具是保護檔案的主要工具，也是檔案館中的主要設(shè)備，一定要注意裝具的存放。

2 損毀檔案實體的因素

人為損毀主要是由于人為的破壞、盜竊和工作人員在搬遷、包裝、整理、取放、查借閱過程中的粗心大意和疏忽所造成的。影響檔案壽命的內(nèi)在因素主要是指檔案本身的質(zhì)量，即檔案制成材料與字跡材料的質(zhì)量，它們對檔案的壽命有直接影響。影響檔案紙張材料耐久性的因素很多，紙張造紙纖維的主要化學(xué)成分-纖維素、半纖維素和木質(zhì)素的含量，纖維的形態(tài)，紙張生產(chǎn)過程帶來的有害化學(xué)雜質(zhì)等，這些都是容易使紙張發(fā)黃變脆，損壞檔案材料的本質(zhì)因素。損毀檔案的外在因素是指保管檔案的條件和周圍環(huán)境中各種有害因素對于檔案的破壞，外在因素可歸納為以下幾個方面：自然因素。檔案存在和運用于自然界之中，自然界中的水災(zāi)、火災(zāi)、風(fēng)災(zāi)、地震等自然災(zāi)害時常發(fā)生，直接危害著檔案的安全。環(huán)境因素。環(huán)境條件不符合檔案保管的有關(guān)標準會對檔案的安全造成一定的危害。如不適宜的溫濕度和無防火、防水防有害氣體污染、防盜、防光等設(shè)施和措施，都會給檔案帶來不利的影響。管理因素。管理因素包括檔案保管的法律法規(guī)、標準制度和工作人員的素質(zhì)、心理、責任心。如果沒有建立健全的規(guī)章制度，如庫房管理制度、應(yīng)急救援預(yù)案及檔案查借閱審批制度、工作人員的崗位職責等，將會給檔案安全帶來一定的損壞。

3 提高檔案實體的安全防范方法

3.1 提升專業(yè)思維模式

檔案實體安全管理的思維模式對其系統(tǒng)運作起著至關(guān)重要的作用。有效的提升相關(guān)工作人員專業(yè)化的思維模式，對管理工作的開展有所幫助，具體提升方式有以下幾點。一是，相關(guān)工作人員一定要明確檔案實體對國家發(fā)展的重要性，不可在工作過程中出現(xiàn)馬虎、大意等情況。二是，檔案實體管理部門應(yīng)該定期對相關(guān)工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)工作，讓工作人員提升檔案實體安全管理素養(yǎng)的同時，加強對相關(guān)知識的學(xué)習(xí)和吸收，從而更好的在工作中發(fā)揮最優(yōu)水平。三是，檔案實體管理部門還要加強對檔案安全管理方面的宣傳工作，讓安全管理意識深入每個工作人員的心中，從而提升工作人員整體工作水平。四是，檔案實體安全管理工作人員要有良好的工作態(tài)度，對自身工作有高標準、嚴要求，這樣才能降低檔案實體安全事故的出現(xiàn)。

3.2 嚴格按照規(guī)章制度進行檔案實體安全管理工作

嚴格按照規(guī)章制度進行檔案實體安全管理工作，也是提高檔案實體安全管理質(zhì)量的有效方法之一。具體做法從以下幾個方面體現(xiàn)。（1）科學(xué)合理的規(guī)章制度是檔案實體工作順利開展的重要依據(jù)，所以相關(guān)工作人員在進行工作任務(wù)前，一定要對相關(guān)的規(guī)章制度有所了解，這樣才能為后續(xù)工作提供便利條件。（2）檔案實體管理部門還要根據(jù)社會發(fā)展的情況，更新變革不符合時代要求的規(guī)章制度，并對科學(xué)有效的規(guī)章制度加以創(chuàng)新理念的引入，以便檔案實體管理工作能夠持久展開。（3）對一些特殊的規(guī)章制度要加強重視。檔案實體管理規(guī)章制度是由很多不同種類的種類的規(guī)章制度建立起來的，具有明顯的多樣性。如檔案查閱制度、技術(shù)管理制度和應(yīng)急制度等，都對檔案實體安全管理有著重要影響。因此，檔案實體管理部門要根據(jù)不同類型的規(guī)章制度，進行不同方式的優(yōu)化處理，這樣才能讓檔案實體管理系統(tǒng)中的每個部分，都能安全順利的運行。（4）加強對檔案實體管理的監(jiān)督工作。檔案庫房在檔案實體安全管理過程中扮演著重要的角色，如果管理不當，就會對檔案信息的安全有所影響。因此檔案庫房相關(guān)監(jiān)管人員，一定要按照相應(yīng)的規(guī)章制度進行監(jiān)督管理工作，同時還要加強對相關(guān)檔案實體管理設(shè)備的重視程度，定期進行故障排查，為檔案實體安全管理系統(tǒng)的順利運作提供便利條件。

結(jié)束語

從上面的內(nèi)容可以看出，檔案實體的安全管理不僅影響著檔案事業(yè)的發(fā)展，還對國家發(fā)展與建設(shè)起著至關(guān)重要的作用。在檔案實體安全管理工作開展的過程中，相關(guān)工作人員不僅要根據(jù)各地區(qū)實際發(fā)展的情況制定妥善的管理方案，還要在原有管理體系的基礎(chǔ)上，加強檔案實體安全預(yù)防工作的展開，通過這些方式，才能為檔案實體安全管理工作的順利開展提供條件，為國家檔案事業(yè)的整體發(fā)展貢獻力量。

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