基于辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理探討

趙越

摘 要：隨著國家科技實(shí)力的提高，很多領(lǐng)域在發(fā)展過程中都有了明顯的突破。近年來，醫(yī)療領(lǐng)域的發(fā)展水平也有了明顯的提升，尤其在醫(yī)院檔案管理方面更是取得了不小的進(jìn)步。由于傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，在加上辦公自動化全面普及，如果醫(yī)療領(lǐng)域不緊跟時代步伐，對檔案管理方式和工作理念進(jìn)行更新變革，那么不僅會為檔案管理工作的開展增加難度，還會在一定程度上阻礙醫(yī)療領(lǐng)域的發(fā)展。本篇文章就辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理方面的內(nèi)容進(jìn)行簡單的論述，并提出些許觀點(diǎn)，希望能對相關(guān)人士的研究有所幫助。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；醫(yī)院；檔案；管理

檔案管理工作是各醫(yī)院運(yùn)作過程中重要的部分，也是醫(yī)院平穩(wěn)發(fā)展的必要條件。在近幾年的發(fā)展中，很多醫(yī)院為了提高檔案管理效率和質(zhì)量，不僅會對管理工作中存在的不足之處進(jìn)行及時的改進(jìn)與完善，加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)，同時還會合理的利用辦公自動化環(huán)境來簡化檔案管理流程，減輕檔案管理人員的工作壓力，以此來提高醫(yī)院檔案管理整體的水平。但是一些醫(yī)院在辦公自動化環(huán)境下開展檔案管理工作的時候，還是會由于一些因素的影響而出現(xiàn)問題，如工作人員專業(yè)水平欠缺或辦公設(shè)備出現(xiàn)故障等。所以需要醫(yī)院對檔案管理體系和注意事項(xiàng)進(jìn)行進(jìn)一步的完善。

1 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1 電子檔案的保密性和安全性不強(qiáng)

由于辦公自動化環(huán)境下的檔案管理工作在開展過程中，主要依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案的搜集、整理以及存儲工作，所以電子檔案的保密性和安全性會在一定程度上受到威脅。在保密性方面，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，很多不法分子通過網(wǎng)絡(luò)來盜取檔案信息或機(jī)密文件，從而來獲取經(jīng)濟(jì)利潤或危害社會發(fā)展。所以醫(yī)院電子檔案的保密性會隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的提高而逐漸下降。如果檔案管理部門不加強(qiáng)電子檔案保密性的重視，或通過先進(jìn)的保密技術(shù)對電子檔案加以管理，那么就會嚴(yán)重威脅醫(yī)院整體的發(fā)展。在安全性方面，由于現(xiàn)階段很多醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作的時候，都會將患者的檔案信息或資料以數(shù)據(jù)的形式存放在計算機(jī)或電子存儲設(shè)備中，這樣既方便檔案的查找，又方便檔案的管理。但是計算機(jī)或電子存儲設(shè)備會由于一些突發(fā)情況的影響，而導(dǎo)致其中的檔案信息收到損壞和丟失。如果相關(guān)管理人員沒有對檔案信息進(jìn)行備份，那么就會給檔案管理工作的開展造成嚴(yán)重的阻礙，同時還會在一定程度上損害到患者的個人利益，降低醫(yī)院整體形象。

1.2 檔案管理人員綜合素質(zhì)較差

由于辦公自動化環(huán)境下的檔案管理工作需要相關(guān)工作人員能夠掌握先進(jìn)的管理技術(shù)、管理原則和管理理念等，同時還要對信息技術(shù)和電子技術(shù)等有一定的了解，這樣才能為檔案管理工作的開展奠定良好基礎(chǔ)。但是醫(yī)院檔案管理中會存在一些老員工，他們?nèi)匀槐３謧鹘y(tǒng)的管理方式。另外，一些員工還不能夠充分的掌握現(xiàn)代電子檔案管理方式，需要對其進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)和指導(dǎo)。但是一些醫(yī)院不注重對檔案管理人員的培訓(xùn)，所以間接的影響了檔案管理工作的開展。

1.3 醫(yī)院檔案管理不規(guī)范

醫(yī)院檔案管理的辦公自動化雖然給員工工作帶來了諸多便利之處，但同時也衍生出很多問題。這些問題的產(chǎn)生很大程度上是由于檔案管理缺乏規(guī)范、系統(tǒng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。例如，隨著辦公自動化的發(fā)展，很多員工對重要的檔案信息進(jìn)行了電子存檔，但是卻忽略了紙質(zhì)原稿的保存。再如，在用打印機(jī)打印材料，傳真機(jī)傳輸與接收材料過程中，忽視原底稿，將復(fù)印件作為底稿存檔的現(xiàn)象很常見。也就是說，辦公自動化后，醫(yī)院電子化檔案管理實(shí)施方面缺乏健全、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不利于檔案管理效率的提升。

2 提高辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理水平措施

2.1 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管

在辦公自動化環(huán)境中，維護(hù)電子檔案管理的安全性，盡可能排除一切網(wǎng)絡(luò)安全隱患，提高電子檔案信息的客觀、真實(shí)性顯得尤為重要。這就要求，醫(yī)院要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)建設(shè)，建立一個完整、系統(tǒng)、安全、可靠的信息化電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。具體來說，醫(yī)院可以通過加密網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)、使用防火墻、設(shè)置權(quán)限等方式減低網(wǎng)絡(luò)安全隱患，還檔案管理一個寧靜、真實(shí)的外在環(huán)境。例如，在檔案管理工作中，為了防止因人為惡意修改而造成重要文檔信息被破壞、丟失或盜用等，工作人員可以對重要文檔進(jìn)行加密處理，或者進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，將不符合查詢與閱覽文檔的人排除在外，減少安全隱患。網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督的方式多種多樣，醫(yī)院要選擇適合自身的方式強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督。例如，可以對系統(tǒng)網(wǎng)頁進(jìn)行設(shè)置，當(dāng)不法分子訪問網(wǎng)頁時進(jìn)行適度的攔截。

2.2 注重標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理

為提升醫(yī)院電子檔案管理效率，醫(yī)院檔案管理必須做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理。具體來說，可從以下三方面著手：第一，文書管理與電子檔案管理要做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。文書管理與檔案管理分屬于不同的管理部門，文書部門負(fù)責(zé)文檔前期工作，而檔案部門負(fù)責(zé)文檔接收、規(guī)整、管理等后期工作，但二者在管理上要規(guī)范體制，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能使二者相互配合，相互協(xié)調(diào)，共同服務(wù)于醫(yī)院管理工作開展。第二，制定規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)。辦公自動化環(huán)境中，醫(yī)院檔案管理必須要有嚴(yán)格、規(guī)范統(tǒng)一的管理流程與標(biāo)準(zhǔn)，以此來引導(dǎo)工作人員規(guī)范進(jìn)行，提高電子檔案管理效率。第三，統(tǒng)一技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理不同，需要有統(tǒng)一的技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 提升員工綜合素質(zhì)

近年來，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)呈現(xiàn)出蓬勃發(fā)展的趨勢，與此同時，各式各樣的新技術(shù)、新內(nèi)容正廣泛應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中，這對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，針對當(dāng)前檔案管理人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化對工作人員的培訓(xùn)工作，循序漸進(jìn)提升其綜合素質(zhì)。具體來說，醫(yī)院應(yīng)做到以下兩點(diǎn)：首先，把好檔案管理人才招聘關(guān)。人才招聘是醫(yī)院進(jìn)行檔案人才管理的第一步，招聘人員要嚴(yán)格依照招聘流程，挑選理論扎實(shí)、經(jīng)驗(yàn)豐富、信息技術(shù)水平高的優(yōu)秀人才充實(shí)檔案管理人才隊伍。在招聘中，要禁止“裙帶關(guān)系”，做到“任人唯賢”。其次，要強(qiáng)化對新人與老人的培訓(xùn)。要對新人做入職前培訓(xùn)，使其盡快上手，輕松投入工作。

3 結(jié)束語

如今，很多醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作的時候，都能充分的利用辦公自動化環(huán)境來提高檔案管理效率和水平。一些醫(yī)院還會對檔案管理方式和理念進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，將更多的新技術(shù)、新設(shè)備應(yīng)用到辦公業(yè)務(wù)中，以此來為醫(yī)院檔案管理工作的開展提供便利條件。但是仍然有一些醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，不重視辦公自動化環(huán)境的利用，有些醫(yī)院仍然保持著傳統(tǒng)的檔案管理方式，既影響管理工作的開展，又阻礙醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。所以在未來的發(fā)展中，各醫(yī)院應(yīng)該善于利用辦公自動化方式來進(jìn)行檔案管理工作，同時還要對檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行及時的處理，摒棄傳統(tǒng)老套的檔案管理方式。這樣才能在一定程度上提高醫(yī)院檔案管理效率和水平，讓辦公自動化發(fā)揮出真正的價值。

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