檔案信息化建設中多媒體技術的應用研究

李夢婷

摘 要：檔案信息化建設涉及到大量的數據、資料，是一個復雜、龐大的工作，將多媒體技術應用在其中，不僅省時省力，還可以有效整合、利用檔案信息。本文簡要闡述了多媒體技術的內涵，分析其應用于檔案信息化建設中的積極作用，并在此基礎上深入探討應用的有效措施，希望能為進一步提高檔案信息建設提供幫助。

關鍵詞：多媒體技術；檔案；信息化建設

前言

隨著信息技術和通訊技術的飛速發(fā)展，各種信息處理新技術、新設備的大量應用正悄悄地改變著人們的思維方式和工作方式，它的影響也滲透到了檔案工作中，使檔案工作也走向了信息化、電子化、數字化和網絡化，大規(guī)模開發(fā)利用檔案信息資源成為時代的必然。為了提供具有針對性、時效性、主動性、廣泛性的檔案信息，在檔案信息建設中應用多媒體技術，建立檔案信息庫、編制檢索程序和實現檔案全文信息是大勢所趨。

1.多媒體技術的內涵及其作用

1.1多媒體技術的內涵

多媒體是流媒體技術下廣泛流傳的各類傳播媒體的概括。作為以各種文件形式儲存信息的信息源集合，意味著多媒體與多媒體系統(tǒng)二者要相互依存而存在。檔案信息化建設即是對傳統(tǒng)的紙質檔案管理形式進行開拓和創(chuàng)新，以各種媒體介質形式來儲存檔案信息并能夠實現統(tǒng)一化管理和傳輸的管理過程，通俗來說，就是將多媒體技術應用到檔案信息化建設的過程中，以文字、圖形、圖像、視頻、音頻等形式來儲存、傳輸、管理和分析檔案信息的過程。多媒體檔案以一種新的信息資源方式改變了信息的管理和利用格局，使得信息這一重要的戰(zhàn)略發(fā)展資源在傳輸過程中其價值實現最大化。

1.2多媒體技術在檔案信息化建設中的積極作用

首先，多媒體技術應用于檔案管理過程中簡化并優(yōu)化了工作流程，使檔案信息化建設的水平和效率得以提升。利用多媒體技術建立多媒體檔案，打破了傳統(tǒng)的檔案收集、保存和整理的模式與流程，簡化了人力、物力、財力的投入，同時實現了檔案信息資源的實時查 詢與借閱歸檔。而且對于紙質檔案的數字化存儲可以實現遠 距離傳輸和跨地域借閱，用戶不再受時間和空間的限制；其次，多媒體在檔案信息化建設中的應用充當了技術支撐和主力媒介的角色。多媒體技術與檔案管理工作的融合是有一定的前提條件的，多媒體技術所蘊含的音頻、視頻、動畫等信息儲存形式有效地補充了傳統(tǒng)檔案管理形式的空白，并打破了單一、低調的檔案管理模式，使得動畫檔案、音頻檔案、視頻檔案等多形式檔案更易于保存、傳輸和管理。最后，多媒體技術改變了信息的存儲方式和檢索方式。傳統(tǒng)的檔案是以紙質檔案的形式來儲存，對信息的收集、保存、存儲、歸檔、整理工作復雜且緩慢，難以適應信息量迅速膨脹的當代社會所提出的挑戰(zhàn)。而多媒體技術的運用有效解決了龐大信息的收集、加工、傳遞以及共享等難題，使得信息的檢索更加便捷、更加智能，人們的需求得到更好的滿足，信息的數字化存儲和信息化建設得以實現。

2.檔案信息化建設多媒體技術應用原則

首先，從整體入手，堅持科學化、規(guī)范化、程序化管理。檔案管理工作體現整體性的要求是為了能夠將檔案管理工作協調一致推進，從而能夠從宏觀層面對檔案信息進行收集、整理、保存和歸檔，使得這一系列的檔案管理工作能夠相互銜接、相互支持，不同環(huán)節(jié)可以相互銜接和配合，從而為檔案信息化建設的推進提供重要保障，既可以保證信息的完整性，也有利于規(guī)劃一個一以貫之、長期有效的管理思路。其次，要堅持做到檔案管理內部工作的整合與協調。檔案管理工作是一項龐大的系統(tǒng)工程，分工很清楚，歸檔、傳輸和借閱等眾多任務課題會涉及到不同的操作部門。因此，要在各個部門之間形成密切合作的關系，就必須要堅持在推動檔案信息化管理的過程當中保證檔案管理內部工作的整合與協調，既有分工又有整合，既有獨立操作，又有整體協調。因此在檔案管理過程中，要及時收集員工的工作意見，以溝通交流平臺為基礎收集員工的反饋建議，并掌握各項整理工作的進度；做好對員工的人員管理，努力提高員工的主動精神、責任心和自制能力，能夠有序推進檔案管理平臺的綜合管理工作。

3.檔案信息化建設多媒體技術應用策略

3.1加強多媒體軟硬件基礎設施建設

由多媒體軟件和硬件所組 成的多媒體運用環(huán)境是檔案管理信息化發(fā)展的必備物質環(huán)境，多媒體運用環(huán)境建設的水平與質量直接影響檔案信息化的基本水平與發(fā)展格局。因此，首先要在保證經費充足的前提之下督促檔案管理部門合理安排硬件購入及維修保養(yǎng)計劃，并做好硬件設備購入、使用、維修、保養(yǎng)計劃和信息記錄。其次，要打造專業(yè)化的檔案信息管理軟件平臺。檔案信息管理軟件平臺是檔案信息化最核心的運作平臺，直接關系到企業(yè)檔案信息化收集、運作和處理任務的完成以及客戶需求的滿足，是事關檔案信息化建設的核心操作軟件。因此，在建設檔案管理信息平臺時要堅持選擇與企業(yè)的內部工作性質、工作內容相匹配的軟件平臺，并進行試運行，著力開發(fā)軟件平臺的各項功能。

3.2著重加強檔案信息數字化處理系統(tǒng)建設

在多介質檔案的錄入整理與多媒體檔案的形成之間，存在著一道信息錄入加工與轉換的屏障，只有借助于檔案信息數字化處理系統(tǒng)，才能夠打破兩類不同的信息形態(tài)的轉換，也才能夠為檔案信息的數字化加工、存儲、傳輸及共享創(chuàng)造轉化條件。因此，首先需要建立一整套檔案信息數字化處理系統(tǒng)，借此保障檔案信息的加工、制作以及傳輸能夠有統(tǒng)一的流程和統(tǒng)一的形式，防止形成信息孤島。其次，對于檔案文獻的檢索程序要進一步地優(yōu)化，建立檔案目錄數據庫，根據不同的檔案主題進行分類歸檔管理，這樣既可以提高檔案分類管理效率，又能夠提升信息檢索效率。

3.3建立健全檔案信息安全保障體系

信息化環(huán)境下網絡社會與信息社會的信息泄露問題的發(fā)生頻率和實際后果超越了以往任何時代，信息安全問題對于企業(yè)檔案信息化建設乃至企業(yè)信息化管理和信息化發(fā)展來說，都是最基本的生命線和最 堅硬的保護線。在越來越多的安全隱患問題出現和倒逼的背景之下，首先，企業(yè)對信息安全問題的應對應該堅持以訴諸于信息安全技術為主的原則，改進和引進安全性能高的信息安全技術，并使其與信息化工作軟件相配合，以技術屏障為首要的安全屏障抵御網絡安全、系統(tǒng)安全和信息安全等潛在隱患。其次，要加強對網絡設備和系統(tǒng)軟件缺陷的維護和升級工作，防止因為黑客、木馬或者惡意破壞程序的存在而引發(fā)信息泄露等重大問題。還要結合技術手段與人員手段加強對檔案危害問題的發(fā)現和處理，做到積極防御和綜合防范相結合。最后，要根據具體的業(yè)務流程數據建立多層次的技術保障網絡，通過管理系統(tǒng)訪問權限控制、信息加密的方式來強化對內部信息的控制和管理。

3.4推進多媒體數據庫建設

對于檔案信息化建設而言，數據庫就像是檔案信息存取與提取的巨大的儲存?zhèn)}庫，不但要完成龐大信息的錄入、存檔工作，還要與信息檢索系統(tǒng)相配合完成信息的查詢、調取與傳輸工作，作為檔案信息化建設的核心操作軟件，其重要性不言而喻。因此，首先要加快多媒體數據庫建設工作，引進先進的信息組織和加工方式以及數據整合方式，并以外聘專業(yè)的數據庫專業(yè)團隊的方式強化多媒體數據庫建設的專業(yè)性。其次，要著力推動紙質檔案和電子檔案轉換技術的發(fā)展。多媒體數據庫建設離不開紙質檔案與電子檔案轉換技術的支持，它所創(chuàng)造的信息轉化格局就是數據庫建設和信息化建設賴以存在和發(fā)展的基本格局。因此要結合實踐探索和技術交流等方式對紙質檔案與電子檔案的轉換技術進行進一步的成熟化。

在全球化競爭和信息化倒逼的復雜背景之下，企業(yè)只有以檔案管理的信息化為契機，實施企業(yè)管理模式、經營模式、服務模式和感知市場模式 的轉變，才能真正由內而外釋放企業(yè)發(fā)展的活力和創(chuàng)造力，才能使企業(yè)信息戰(zhàn)略資源的價值得以有效釋放。企業(yè)的管理理念、經營方式、戰(zhàn)略選擇、人事安排等才能相應地獲得進一步的改進。因此，檔案信息化建設對于企業(yè)生存的實際意義巨大且深遠。而多媒體技術是一項能夠快速、有效、智能融合與處理各類信息的現代應用技術，其優(yōu)勢與特性決定了它可以成為檔案信息化建設過程中最基本的技術載體，它所包含的多種信息媒介是檔案信息化的基礎，由此形成的多媒體檔案是企業(yè)發(fā)展重要的戰(zhàn)略資源，推進多媒體檔案建設工作還需堅持不懈、不斷改進。

4.結束語

多媒體技術具有數字化、多維性、集成性、交互性、實時性，在檔案信息管理中能起到節(jié)省保存空間，擴展存儲能力，減輕對原件的損害，提高檔案信息管理質量，檔案信息檢索方便、快捷，能夠促進檔案信息載體一體化等作用，將其應用于檔案信息化建設能改變人們的生活方式， 推動人們之間的信息交流與合作， 并有助于建立健全檔案信息安全保障體系。

參考文獻：

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