某集團(tuán)型企業(yè)食堂的資金管理

陳亞軍 廣州市城市建設(shè)環(huán)境工程有限公司

某集團(tuán)型企業(yè)管轄的食堂分布廣泛，員工眾多，超過(guò)五千人，子公司、分公司目前有二十多家，未來(lái)還會(huì)有調(diào)整。目前集團(tuán)公司準(zhǔn)備推廣智慧食堂信息系統(tǒng)，由于智慧食堂的各項(xiàng)物流、業(yè)務(wù)最終都會(huì)轉(zhuǎn)換成資金；在建設(shè)該系統(tǒng)之前，有必要對(duì)企業(yè)食堂中的資金梳理透徹，為建設(shè)集團(tuán)食堂智能化系統(tǒng)提供依據(jù)。

一、食堂管理的主要內(nèi)容

食堂管理涉及管理對(duì)象、物流、資金流、飯卡、收貨單等幾個(gè)主要內(nèi)容，其關(guān)系如圖1 所示。

食堂的管理對(duì)象有三類，分別是：就餐人員、食材供應(yīng)商與食堂承包商。

就餐人員可以是企業(yè)內(nèi)部員工，也可以是外部人員，持飯卡的人員都屬于就餐人員，食材供應(yīng)商和食堂承包商都是通過(guò)年度招標(biāo)來(lái)確定。

由于交通便捷，物流方便，所有食堂的食材均采用“即進(jìn)即出”模式：食材收到多少就加工多少，所有食材的庫(kù)存均為0，包括柴米油鹽醬醋等無(wú)法一次性消耗的食材。食材物流只有一個(gè)節(jié)點(diǎn)：收貨單，該收貨單由供應(yīng)商、承包商和業(yè)主三方工作人員共同確認(rèn)后正式生效。已經(jīng)正式生效收貨單的各種調(diào)整，有嚴(yán)格的審批流程。

食堂的資金流有三部分，一部分是員工食堂消費(fèi)的資金流，一部分是供應(yīng)商供應(yīng)食材發(fā)生的資金流，另一部分是食堂承包商的資金流。其中，員工食堂消費(fèi)的資金流以飯卡的充值和消費(fèi)為這部分資金流的數(shù)據(jù)來(lái)源；食材的資金流，先以正式生效的送貨單和食材供應(yīng)合同作為原始數(shù)據(jù)，生成結(jié)算單，該結(jié)算單是食材物流轉(zhuǎn)換為資金流的依據(jù)，自此與食材供應(yīng)商的資金流正式生成；食堂承包商的資金流以承包合同與工作記錄生成勞務(wù)外包結(jié)算單，作為這部分資金流的數(shù)據(jù)來(lái)源。

集團(tuán)的食材供應(yīng)商，通過(guò)定期招標(biāo)來(lái)確定中標(biāo)供應(yīng)商可供應(yīng)的商品與區(qū)域；具體執(zhí)行的商品價(jià)格雙方根據(jù)當(dāng)?shù)夭嘶@子價(jià)格下浮率計(jì)算，少量菜籃子價(jià)格外的食材由供需雙方根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格協(xié)商確定。

集團(tuán)各個(gè)企業(yè)的食堂承包商，也是通過(guò)定期招標(biāo)確定，一個(gè)食堂只有一個(gè)食堂承包商，一個(gè)食堂承包商可以承包多個(gè)食堂。

實(shí)際業(yè)務(wù)中，物流和資金流經(jīng)常不是同步的，每個(gè)月初對(duì)上個(gè)月的業(yè)務(wù)進(jìn)行結(jié)算，通過(guò)結(jié)算、對(duì)賬來(lái)保證物流和資金流的一致性。

圖1 食堂管理關(guān)鍵內(nèi)容關(guān)系圖

二、智慧食堂管理的流程邊界

本系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)沒(méi)有接口，結(jié)算信息通過(guò)手工轉(zhuǎn)入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)的支付信息也通過(guò)手工轉(zhuǎn)入到本系統(tǒng)。

管理對(duì)象中的員工，包括集團(tuán)全部員工，也包括一部分臨時(shí)就餐的人員：系統(tǒng)上線時(shí)，一次性導(dǎo)入全部正式員工；有新員工入職時(shí)，手工輸入員工信息且發(fā)放飯卡；員工離職后，手工注銷員工信息及飯卡；臨時(shí)就餐人員信息根據(jù)需要由業(yè)主管理人員錄入。

管理對(duì)象中的食材供應(yīng)商和食堂承包商，都是在招標(biāo)完成后錄入到系統(tǒng)中，招標(biāo)過(guò)程不在本系統(tǒng)中處理。

飯卡與員工信息綁定，其生命周期包括生效、失效、余額不足等三種。

物流只有一個(gè)節(jié)點(diǎn)：收貨單。收貨單在食堂接收食材時(shí)生成且生效。

集團(tuán)管理系統(tǒng)的資金流邊界、飯卡的充值，需要支持銀行操作；資金的實(shí)際支付不在本系統(tǒng)中處理，由本系統(tǒng)提供應(yīng)付款數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作。

食材供應(yīng)商合同、食堂承包合同等與對(duì)外結(jié)算的依據(jù)，本系統(tǒng)只記錄合同關(guān)鍵信息，不記錄全部信息；同時(shí)，合同生成過(guò)程的各個(gè)流程也不在本系統(tǒng)中處理，本系統(tǒng)只做最終的記錄。

三、食材編碼管理

食材編碼共6 位，其中前四位是采用中華人民共和國(guó)衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《食物成分?jǐn)?shù)據(jù)表達(dá)規(guī)范 WS/T464—2015》的類別碼，如：0111 表示面粉、0112 表示面條；后2 位表示具體的食材，如011101 表示A 品牌的面粉，011102 表示B 品牌的面粉。

食材編碼確定后，生成對(duì)應(yīng)的二維碼和條形碼，以便入庫(kù)時(shí)掃描使用。

四、食堂的物流管理

集團(tuán)下屬各個(gè)食堂地理位置交通方便，當(dāng)天送來(lái)的食材絕大多數(shù)會(huì)被加工銷售，剩余極少量的干貨、調(diào)味品等，為了降低管理成本，全部食材統(tǒng)一采用便捷的“即進(jìn)即出”模式：即所有食材的收貨單生效后，這批貨物就默認(rèn)為全部進(jìn)行了加工，庫(kù)存為零。

食堂承包商每天根據(jù)以下信息確定所需的食材清單：就餐人員、菜品清單；食材清單由業(yè)主管理人員根據(jù)食材供應(yīng)合同中的食材清單、單價(jià)，結(jié)合公司補(bǔ)貼政策，調(diào)整確認(rèn)后輸出正式的食材需求清單并傳遞給食材供應(yīng)商，食材供應(yīng)商按照需求配送食材。

食堂承包商在接收食材時(shí)，通過(guò)掃描送貨單上的二維碼或條形碼獲得食材品種，通過(guò)電子秤獲得重量或者手工輸入數(shù)量，形成收貨單。收貨單要同時(shí)經(jīng)過(guò)供應(yīng)商、承包商、業(yè)主三方的工作人員現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)后才能正式生效。收貨單正式生效后，對(duì)其內(nèi)容的調(diào)整有相應(yīng)的權(quán)限控制：普通操作人員無(wú)權(quán)修改收貨單，只有業(yè)主的食堂管理員才有權(quán)限修改。

食堂的收貨場(chǎng)所、食材存放位置、加工位置等地方都有安裝攝像頭，所有攝像頭的視頻數(shù)據(jù)可以保存半年。

收貨單的修改記錄被調(diào)整后馬上通過(guò)系統(tǒng)、手機(jī)短信等方式通知業(yè)主的上一級(jí)管理人員，管理人員在要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)（由管理制度確定時(shí)限）查看視頻，并簽署審查意見。

五、食堂資金管理的分類

食堂資金按照結(jié)算模式分成四種：?jiǎn)T工資金、食材供應(yīng)商結(jié)算資金、食堂承包商結(jié)算資金、成本中心結(jié)算資金。

（一）員工資金

員工的資金指就餐人員飯卡中的資金，對(duì)飯卡進(jìn)行充值，則飯卡中的資金增加，消費(fèi)后，飯卡中的資金扣除消費(fèi)額度。就餐人員分公司職員和臨時(shí)就餐人員，這兩部分人員的資金也是分開的：公司職員就餐時(shí)，只支付部分餐費(fèi)，另外一部分費(fèi)用由公司補(bǔ)貼；臨時(shí)人員就餐時(shí)，支付全部費(fèi)用，公司補(bǔ)貼不涵蓋這部分人員。

由于員工眾多且消費(fèi)頻繁，飯卡中的資金存放在一個(gè)固定銀行賬戶中，員工執(zhí)行充值操作后，資金進(jìn)入該賬戶中，所有員工的資金都統(tǒng)一進(jìn)入該賬戶中。為了管理每個(gè)員工的流水賬，軟件系統(tǒng)中為每個(gè)員工建立了虛擬賬戶，員工充值后，實(shí)際資金除了進(jìn)入銀行賬戶外，還在虛擬賬戶中充值。員工消費(fèi)后，銀行賬戶不做調(diào)整，但是虛擬賬戶扣除員工的消費(fèi)額度。

當(dāng)虛擬賬戶中的資金不足以支付消費(fèi)時(shí)，需要先充值才能繼續(xù)消費(fèi)。

員工資金的結(jié)算方式：每月初，系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)員工早、中、晚餐的實(shí)際消費(fèi)次數(shù)，計(jì)算出員工需要支付的實(shí)際費(fèi)用。所有員工的消費(fèi)金額累計(jì)起來(lái)，形成員工月度消費(fèi)總金額。員工月度消費(fèi)總金額結(jié)算生效后，線下轉(zhuǎn)給財(cái)務(wù)處理。

（二）食材供應(yīng)商結(jié)算資金

食材供應(yīng)商的結(jié)算資金是按照供貨合同與收貨單來(lái)計(jì)算的，每個(gè)月生成一次。結(jié)算單生成后，核對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤后，轉(zhuǎn)入線下流程。

結(jié)算時(shí)，食材單價(jià)以收貨時(shí)的合同單價(jià)為依據(jù)。任意時(shí)刻，一個(gè)供應(yīng)商的一種食材只能有一個(gè)單價(jià)是有效的。

（三）食堂承包商結(jié)算資金

食堂承包商的結(jié)算資金是按照承包合同與實(shí)際人工來(lái)結(jié)算的，實(shí)際人工是指食堂各個(gè)工種在結(jié)算月度的實(shí)際發(fā)生數(shù)量。

每個(gè)食堂都有集團(tuán)安排的管理人員，其對(duì)食堂承包商每天投入的人工做記錄；每個(gè)月結(jié)算之前，由其在系統(tǒng)中確認(rèn)食堂工作人員真實(shí)發(fā)生的工作日，作為對(duì)食堂承包商結(jié)算的數(shù)據(jù)來(lái)源。食堂工作人員按照崗位劃分成廚師、助廚、廚工等不同崗位，每個(gè)崗位的工資都在合同中確定下來(lái)。

結(jié)算數(shù)據(jù)出來(lái)后，經(jīng)與食堂承包商確認(rèn)后轉(zhuǎn)入線下處理。

（四）成本中心結(jié)算資金

集團(tuán)公司對(duì)每位員工的早、中、晚餐都有補(bǔ)貼，這部分補(bǔ)貼不體現(xiàn)在員工的飯卡中，而是單獨(dú)的一套流程。員工在食堂的消費(fèi)行為，其真實(shí)費(fèi)用包含兩部分：一部分是員工自己的費(fèi)用指出，另外一部分是公司對(duì)這次消費(fèi)的補(bǔ)貼。

集團(tuán)下有多個(gè)獨(dú)立核算的成本中心，不同成本中心的餐費(fèi)補(bǔ)貼額度可能相同、也可能有所不同。

一個(gè)食堂只對(duì)一個(gè)成本中心提供服務(wù)，員工在消費(fèi)的時(shí)候，補(bǔ)貼部分按照食堂所對(duì)應(yīng)的成本中心來(lái)計(jì)算。

每個(gè)月初，先按照單個(gè)員工的消費(fèi)情況計(jì)算成本中心的補(bǔ)貼，累計(jì)全集團(tuán)員工的消費(fèi)信息得到全集團(tuán)的各個(gè)食堂補(bǔ)貼資金。

六、資金差額分析

通過(guò)上一節(jié)的分析可知，對(duì)外結(jié)算的資金流（食材供應(yīng)商資金流、食堂承包商資金流）與對(duì)內(nèi)結(jié)算的資金流（員工資金流、成本中心結(jié)算資金流）之間并沒(méi)有直接的關(guān)聯(lián)關(guān)系，這樣會(huì)導(dǎo)致這兩種資金流會(huì)有差額，通過(guò)對(duì)這個(gè)差額的分析，可以發(fā)現(xiàn)很多問(wèn)題。

如果對(duì)外結(jié)算的金額大于對(duì)內(nèi)結(jié)算的金額，表示員工和公司在食堂上的支出小于供應(yīng)商在食堂上的收入，這種差額必然會(huì)帶來(lái)服務(wù)質(zhì)量的下降，管理者應(yīng)該對(duì)伙食標(biāo)準(zhǔn)或者補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。

如果對(duì)外結(jié)算的金額小于對(duì)內(nèi)結(jié)算的金額，表示員工和公司在食堂上的支出大于供應(yīng)商在食堂上的收益，可能有部分資金流入了黑洞，需要建立配套的管理措施來(lái)縮小這些差距。

七、總結(jié)

本論文重點(diǎn)梳理了集團(tuán)搭建智慧食堂管理系統(tǒng)中的資金流，為了管控好資金流，需要闡述管理對(duì)象、流程以及邊界；對(duì)物流、資金流的轉(zhuǎn)換關(guān)系做了清晰的界定，為下一步的系統(tǒng)建設(shè)厘清了需求，可有效支撐食堂智慧系統(tǒng)的建設(shè)。

食材每次配送之前，都經(jīng)過(guò)了業(yè)主的審核，確保食材消費(fèi)與員工支出和公司補(bǔ)貼保持基本的平衡，可有效降低成本。收貨時(shí)，經(jīng)供應(yīng)商、承包商和業(yè)主三方現(xiàn)場(chǎng)審核收貨單，可有效保證食材的品種和數(shù)量，控制實(shí)際支出。

由于集團(tuán)總體信息化規(guī)劃的原因，食堂智慧系統(tǒng)與財(cái)務(wù)支付系統(tǒng)的接口尚未納入到本系統(tǒng)中來(lái)，導(dǎo)致對(duì)結(jié)算后的資金支付信息，本系統(tǒng)只能采用線下獲取支付信息后，再由人工輸入到本系統(tǒng)。

智慧食堂系統(tǒng)的升級(jí)，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的集成和供應(yīng)商物流系統(tǒng)的集成，將考慮作為主要升級(jí)模塊來(lái)處理。