e-HR系統(tǒng)在醫(yī)院技術(shù)檔案應(yīng)用效果的調(diào)查研究

謝芳

在醫(yī)療改革不斷深入的背景下，現(xiàn)代化三級醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)、內(nèi)部管理發(fā)生了一系列的變化，如何通過計算機(jī)信息化技術(shù)推動醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理、資質(zhì)認(rèn)定與聘用工作，是目前醫(yī)院檔案應(yīng)用與發(fā)展的重要任務(wù)。應(yīng)用信息化人力資源（e-HR）管理系統(tǒng)推動衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案管理是現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理與應(yīng)用的新舉措。2016年孝感市一家三級醫(yī)院通過實(shí)施信息化人力資源（e-HR）管理體系，實(shí)現(xiàn)了全院職工人事信息及資質(zhì)證件的電子化， 此系統(tǒng)上線對于加強(qiáng)該院技術(shù)檔案資料的收集進(jìn)館、建立聯(lián)合目錄、共享數(shù)據(jù)庫、提高醫(yī)院檔案精細(xì)化管理水平、有效整合檔案資源打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。為了解電子技術(shù)檔案在醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員中實(shí)施的知曉率、執(zhí)行率、滿意率等問題，筆者展開了相關(guān)調(diào)查。

1 調(diào)查基本情況

1.1 調(diào)查對象

本次調(diào)查孝感市的一家三級綜合醫(yī)院，現(xiàn)有在職職工1 923人，發(fā)放1 892份問卷，對該系統(tǒng)實(shí)施前、后進(jìn)行效果調(diào)查，回收率86.99%，實(shí)際有效調(diào)查表1 646份。對上級主管部門約定訪談和真正訪談45人，對該系統(tǒng)實(shí)施前、后進(jìn)行效果調(diào)查，訪談率100%?？疾煸撫t(yī)院在以表1、2所列內(nèi)容調(diào)查的實(shí)際情況。

1.2 調(diào)查方法

采取問卷調(diào)查、約定訪談、電話調(diào)查等方法，收集知曉率、執(zhí)行率、滿意率等數(shù)據(jù)。

1.3 統(tǒng)計學(xué)方法

采用Excel軟件錄入調(diào)查數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)庫，經(jīng)邏輯檢查核對后，再用SPSS 20.0做統(tǒng)計學(xué)處理及分析，計數(shù)資料采用χ2檢驗(yàn)，以P＜0.05表示差異具有統(tǒng)計學(xué)意義。

2 調(diào)查結(jié)果與分析

關(guān)于信息化人力資源（e-HR）系統(tǒng)在醫(yī)院技術(shù)檔案應(yīng)用的知曉率做統(tǒng)計處理分析為98.8%，執(zhí)行率為96.5%。因篇幅受限本文未用表格列入。關(guān)于醫(yī)院職工對實(shí)施電子技術(shù)檔案應(yīng)用情況滿意度調(diào)查統(tǒng)計見表1。關(guān)于上級主管部門對實(shí)施電子技術(shù)檔案督查情況滿意度調(diào)查統(tǒng)計見表2。

3 討論

3.1 加強(qiáng)信息化建設(shè)極大地促進(jìn)公立醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化改革

2015年國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《城市公立醫(yī)院綜合改革試點(diǎn)指導(dǎo)意見》中第八條明確指出“要加快推進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生信息化建設(shè)”。其后的2017年3月28日全國醫(yī)改工作電視電話會議要求“推動醫(yī)藥衛(wèi)生信息化建設(shè)，所有省份都要開展醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)師和護(hù)士的電子證照試點(diǎn)”。在上述文件和會議精神的指導(dǎo)下，全國各大中型醫(yī)院基本實(shí)施開展了信息化建設(shè)，尤其在人力資源管理、臨床醫(yī)療、護(hù)理服務(wù)、財務(wù)管理、后勤物資、醫(yī)療保障等方面加快了信息化建設(shè)步伐，極大地促進(jìn)醫(yī)院管理模式的現(xiàn)代化變革。也使孝感這一醫(yī)院的檔案管理、人事管理為之一新。電子技術(shù)檔案、電子病歷的全面實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了人力資源、醫(yī)療資源數(shù)據(jù)信息共享，提高了醫(yī)療數(shù)據(jù)信息資源的利用率[1]。此調(diào)查實(shí)例說明，信息化人力資源（e-HR）管理體系，是一種新型的管理模式[2]，應(yīng)用于醫(yī)院技術(shù)檔案管理中，可有效提高人力資源管理水平。目前，三級醫(yī)院復(fù)審正在緊鑼密鼓開展之中，部分醫(yī)院在評審時都還依靠手工提供評審材料[3]，技術(shù)檔案的管理更是處在起步階段。據(jù)了解，三級綜合醫(yī)院復(fù)審的現(xiàn)場評審中，專家們高度關(guān)注衛(wèi)技人員的電子檔案管理與資質(zhì)授權(quán)管理問題，已將其納入評價體系中。可見強(qiáng)化檔案管理水平、能力至關(guān)重要。該院通過實(shí)現(xiàn)全院職工人事信息及資質(zhì)證件的電子化管理，在三甲復(fù)審的“技術(shù)人員檔案”檢查中發(fā)揮了重要作用，為今后開展醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)師和護(hù)士的電子證照試點(diǎn)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

表1 醫(yī)院職工對實(shí)施電子技術(shù)檔案應(yīng)用情況滿意度調(diào)查統(tǒng)計（滿意率按滿意者的百分率計算）

表2 上級主管部門對實(shí)施電子檔案督查情況滿意度調(diào)查統(tǒng)計（滿意率按滿意者的百分率計算）

3.2 醫(yī)院電子技術(shù)檔案管理應(yīng)用尚存的問題

檔案學(xué)是管理學(xué)的分支科學(xué)，檔案管理自古便與組織管理、社會管理相伴而行，而檔案信息化建設(shè)則是檔案事業(yè)面向新時代的必然選擇。檔案學(xué)研究歸根結(jié)底是對如何管理檔案進(jìn)行研究[4]。醫(yī)院檔案管理應(yīng)用e-HR管理系統(tǒng)雖為加強(qiáng)技術(shù)檔案管理工作提供了良好平臺，取得了良好效果，但從實(shí)際運(yùn)行情況來看，仍存在一些前進(jìn)中的問題。

3.2.1 需要牢固樹立電子技術(shù)檔案的管理理念 目前國內(nèi)一些醫(yī)院雖將e-HR管理模式上線，但宣傳培訓(xùn)工作不到位，職工對應(yīng)用e-HR管理模式加強(qiáng)技術(shù)檔案管理相關(guān)知識了解甚少，在實(shí)際工作中進(jìn)行信息化管理及應(yīng)用效果欠佳，導(dǎo)致醫(yī)院e-HR管理處于初級階段，技術(shù)檔案作用發(fā)揮不強(qiáng)。有些醫(yī)院引進(jìn)軟件后，認(rèn)為收集項(xiàng)目繁瑣，增加了職工個人信息填報工作量，增加了人力資源管理部門審核工作量，隨之就影響了信息化管理的積極性與主動性。部分職工不重視該項(xiàng)工作，填報不及時、不完整或者不準(zhǔn)確，導(dǎo)致檔案的收集與管理難度加大。醫(yī)院醫(yī)務(wù)部、人力資源部等主管部門尚未實(shí)施資源整合，沒有將技術(shù)檔案與資質(zhì)授權(quán)工作結(jié)合管理，導(dǎo)致交叉管理、多頭管理，執(zhí)行效果差。有的人力資源部檔案管理人員和上級督查部門人員對電子技術(shù)檔案的收集與管理等工作不夠熟練，督查不及時，以致于延誤工作。

3.2.2 需要合理解決好系統(tǒng)設(shè)計與整合問題 研究表明，在機(jī)構(gòu)、人員不變的情況下，改變管理可提高50%的效益[5]。目前國內(nèi)很多大型醫(yī)院都在積極探索和利用HRP、e-HR管理系統(tǒng)，對關(guān)鍵目標(biāo)和核心需求進(jìn)行調(diào)整與擴(kuò)展?，F(xiàn)階段我國醫(yī)院的人力資源管理系統(tǒng)主要有兩種建設(shè)方式：有一部分醫(yī)院專門采購人力資源管理系統(tǒng)，另一部分醫(yī)院則將人力資源管理作為HRP系統(tǒng)一部分。大型三級醫(yī)院人事及技術(shù)檔案管理工作量大，更傾向于使用適用于醫(yī)院的專業(yè)人力資源管理軟件。例如湖北省協(xié)和醫(yī)院、中南醫(yī)院、人民醫(yī)院、太和醫(yī)院均在使用HRP系統(tǒng)基礎(chǔ)上，另外籌建專業(yè)的人力資源管理系統(tǒng)。當(dāng)然，除購置產(chǎn)品外，合作開發(fā)、委托開發(fā)、自主開發(fā)應(yīng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化途徑的最好方式。只有解決好系統(tǒng)的設(shè)計與整合問題，既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可使醫(yī)務(wù)人員從繁重的體力勞動中解放出來，擺脫傳統(tǒng)的手工錄入方式，達(dá)到高效率的錄入和系統(tǒng)的服務(wù)[6]，才可以更好地改善醫(yī)院檔案管理工作。

3.3 推進(jìn)醫(yī)院電子技術(shù)檔案管理的措施和方法

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，用信息科技手段進(jìn)行管控，更量化，更直接，更快捷，更有效[7]。按照新形勢下檔案管理工作的原則和要求，醫(yī)院要把加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)、完善檔案管理手段、提供檔案信息服務(wù)作為內(nèi)涵建設(shè)的重要內(nèi)容來抓。設(shè)立長遠(yuǎn)目標(biāo)，還要有階段性目標(biāo)，以及具體的步驟、措施和方法[8]。還要關(guān)注電子檔案的借閱與查詢、資質(zhì)授權(quán)與證明服務(wù)、數(shù)字化檔案的安全性等服務(wù)與管理工作，才能擯棄檔案管理缺乏創(chuàng)新意識、管理形式單一、不與職工互動交流、缺乏吸引力、沒有時代感、時效性不強(qiáng)等詬病，才能得到大家的認(rèn)可。

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