信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及措施

李丹

摘 要：隨著社會(huì)的進(jìn)步和國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息時(shí)代已經(jīng)逐步走入了我們的生活，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等已經(jīng)被十分普遍的應(yīng)用在了檔案管理等領(lǐng)域當(dāng)中，這也給傳統(tǒng)形式的檔案管理工作形成了很大的沖擊。在這樣的大環(huán)境之下，檔案管理部門需要積極對(duì)檔案管理的新理念加以樹立，繼而更好的推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，有效提升其網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化以及系統(tǒng)化水平，讓檔案管理能夠更好的滿足目前信息社會(huì)高速發(fā)展的需求，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。本文主要針對(duì)信息化時(shí)代檔案管理所面臨的問(wèn)題以及相應(yīng)的解決措施進(jìn)行了簡(jiǎn)要的探討。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 檔案管理 問(wèn)題 措施

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）11（b）-0158-02

1 信息時(shí)代中檔案管理所面臨的問(wèn)題

1.1 管理軟件問(wèn)題

隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案管理相關(guān)軟件的開發(fā)以及利用力度也在不斷的加大。雖然現(xiàn)有的管理軟件已經(jīng)能夠基本滿足相應(yīng)的管理需求，不過(guò)就檔案管理工作信息化的發(fā)展態(tài)勢(shì)來(lái)說(shuō)，還無(wú)法符合電子政務(wù)系統(tǒng)以及包公自動(dòng)化所提出的要求。除此之外，大多數(shù)檔案管理部門所應(yīng)用的計(jì)算機(jī)等辦公用品在型號(hào)和規(guī)格上不夠統(tǒng)一，所以在對(duì)檔案管理軟件加以開發(fā)和利用的過(guò)程當(dāng)中經(jīng)常無(wú)法做到相互之間的良好協(xié)調(diào)，無(wú)法讓檔案信息呈現(xiàn)出應(yīng)有的共享性，給檔案管理的信息化發(fā)展形成了阻礙。

1.2 規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化欠缺

檔案管理工作需要呈現(xiàn)出良好的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化特征，不過(guò)就目前的發(fā)展情況來(lái)說(shuō)，其管理基礎(chǔ)性工作并沒(méi)有將這一特征表現(xiàn)出來(lái)。在對(duì)檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)加以建設(shè)的時(shí)候所呈現(xiàn)的形式和層次各有不同，信息管理工作在服務(wù)性、共享性等方面都無(wú)法呈現(xiàn)出較好的質(zhì)量，所以也就根本無(wú)從談及檔案信息資源的共享需求。因?yàn)楦鞣N因素的影響，讓系統(tǒng)軟件所呈現(xiàn)的可移植性比較差，一直也沒(méi)有形成一個(gè)較為統(tǒng)一的自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)，給檔案信息管理工作的信息化發(fā)展形成了阻礙。

1.3 保密性和安全性欠缺

在信息化時(shí)代當(dāng)中，檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)形式的手工作業(yè)逐漸轉(zhuǎn)化成為了電子檔案管理的方式。相比之下，電子檔案具有更強(qiáng)的可更改性，這也就給檔案的安全性以及完整性帶來(lái)了威脅。有些別有用心的人會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行竊取或篡改，讓檔案信息面臨了被泄露或者破壞的風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，因?yàn)殡娮訖n案所具備的結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，存儲(chǔ)的方式也比較多樣，如果遇到網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒等導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，就非?？赡軙?huì)導(dǎo)致檔案信息遭受到損壞，甚至丟失，形成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

1.4 管理人員素質(zhì)問(wèn)題

檔案管理工作人員是讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的關(guān)鍵。就我國(guó)目前各檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，大多數(shù)檔案管理工作人員在傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)的掌握上都比較優(yōu)秀，不過(guò)在信息化知識(shí)和素質(zhì)方面卻有較大的欠缺，特別是有些年紀(jì)較大的管理人員還沒(méi)有能夠適應(yīng)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之下的工作環(huán)境，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)根本一無(wú)所知。行業(yè)內(nèi)缺乏既對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)比較精通，同時(shí)還能夠良好掌握檔案管理工作相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的綜合型人才。也就是說(shuō)，檔案管理人員在綜合素質(zhì)方面普遍偏低，給檔案管理工作信息化的建設(shè)形成了嚴(yán)重的阻礙。

2 檔案管理所面臨問(wèn)題的解決措施

在信息化時(shí)代之下，對(duì)檔案管理工作質(zhì)量的提升的方法主要包括以下幾種（圖1為檔案管理的具體流程）。

2.1 加強(qiáng)信息化建設(shè)

在信息化時(shí)代的背景之下，實(shí)施檔案管理信息化最為主要的目標(biāo)在于讓檔案資源實(shí)現(xiàn)有效的共享，使得檔案所具備的價(jià)值發(fā)揮到最大化。而為了讓這個(gè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，最為重要的就是加強(qiáng)對(duì)檔案資源所實(shí)施的信息化建設(shè)。第一，需要結(jié)合信息技術(shù)對(duì)檔案信息形成自動(dòng)化管理的模式，讓檔案和文件等都能夠達(dá)成一體化管理，繼而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息更為高速的檢索和應(yīng)用。在面對(duì)具備不同載體的文件和檔案的時(shí)候，例如文字、圖像等事實(shí)數(shù)字化存儲(chǔ)，繼而結(jié)合多媒體技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等對(duì)信息資源加以合成處理，構(gòu)成一種圖文并茂的新型資源，讓檔案信息資源在表現(xiàn)形式上更加的多樣化。第二，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)讓檔案信息實(shí)現(xiàn)無(wú)時(shí)間和地域障礙的傳輸和交流，讓信息資源形成高度共享的優(yōu)質(zhì)模式。利用這樣的方式，不但能夠讓檔案信息視線海量存儲(chǔ)，同時(shí)還可以有效防止檔案老化以及人為破壞等問(wèn)題的出現(xiàn)。

2.2 數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建

在信息時(shí)代當(dāng)中，檔案所呈現(xiàn)的形式都是以數(shù)字作為主體，也就是數(shù)據(jù)信息，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)也就成了對(duì)這些數(shù)據(jù)加以傳輸?shù)钠脚_(tái)和基礎(chǔ)，給檔案信息的高速傳遞帶來(lái)了可能性。而對(duì)于這些數(shù)字化信息的存儲(chǔ)就需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)加以構(gòu)建，為檔案管理工作更加有序的開展提供保障。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)置不僅需要符合目前的網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還應(yīng)該滿足于現(xiàn)代人的網(wǎng)絡(luò)閱讀習(xí)慣，貼合計(jì)算機(jī)對(duì)于數(shù)據(jù)信息在讀取方面的要求。除此之外，在對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)加以構(gòu)建的時(shí)候一定要對(duì)檔案今后的發(fā)展情況做出考慮，對(duì)應(yīng)用軟件的選擇需要具備前瞻性，繼而更好的滿足檔案管理工作的發(fā)展需求。而在數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建完成以后，需要針對(duì)其做出良好的維護(hù)和管理，從而確保數(shù)據(jù)信息所具備的安全性以及完整性。

2.3 安全保障體系構(gòu)建

在信息化時(shí)代當(dāng)中，對(duì)檔案實(shí)施信息化建設(shè)的速度在逐步加快，而隨之而來(lái)的是其安全問(wèn)題，而為了給檔案信息所具備的安全性提供保障，需要設(shè)置與之相應(yīng)的安全保障體系。應(yīng)該主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：檔案信息的存儲(chǔ)安全以及使用安全。在現(xiàn)信息化技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，讓信息競(jìng)爭(zhēng)顯得更加激烈，這也給檔案安全構(gòu)成了一定的威脅。而且在檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)當(dāng)中，對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用還不夠完善，讓系統(tǒng)所具備的安全性較弱。針對(duì)這一問(wèn)題，需要積極提升檔案信息安全以及網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，為有效防止一些非法用戶侵入檔案系統(tǒng)，需要利用相應(yīng)的技術(shù)手段以及管理措施對(duì)系統(tǒng)加以完善，提升針對(duì)用戶身份認(rèn)證的強(qiáng)度。與此同時(shí)，加大針對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)所實(shí)施的監(jiān)督和控制，對(duì)殺毒軟件進(jìn)行實(shí)施更新，盡量讓內(nèi)網(wǎng)跟外網(wǎng)之間隔離開來(lái)，還要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期備份，從而為檔案信息的安全性提供保障。

2.4 人才培養(yǎng)的加強(qiáng)

對(duì)著檔案管理工作信息化發(fā)展態(tài)勢(shì)的不斷加強(qiáng)，給檔案管理人員也提出了較之以往更高的要求，不緊要對(duì)以往的管理知識(shí)形成良好的掌握，還要對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)具有較深的了解，切實(shí)提升自己對(duì)檔案信息加以開發(fā)等方面的能力，繼而真正讓檔案成為社會(huì)的重要財(cái)富，給現(xiàn)代社會(huì)的建設(shè)提供良好的服務(wù)。作為一名檔案管理工作人員，除了具備良好的事業(yè)心之外，還應(yīng)該具有較強(qiáng)的責(zé)任感以及政治鑒別能力。檔案管理部門要積極加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)工作，繼而讓他們的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備以及技能得到良好的提升，讓他們能夠在工作實(shí)踐當(dāng)中更好的解決所遇到的問(wèn)題，推動(dòng)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作必須要適應(yīng)時(shí)代的潮流，積極對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加以良好的應(yīng)用，讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高度的信息化，為社會(huì)建設(shè)和發(fā)展形成助力。相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)該積極探索，對(duì)國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)加以借鑒，繼而與自己的工作實(shí)際相結(jié)合，在提升自我價(jià)值的同時(shí)，為檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)化做出自己的貢獻(xiàn)，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)長(zhǎng)期保持健康的發(fā)展注入源源不斷的動(dòng)力。

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