信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策

辛欣

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理工作受到了巨大沖擊。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化處理和一體化管理，有利于檔案的存儲(chǔ)、處理和共享。我國檔案管理信息化已取得一定的進(jìn)展，但還處于比較初級(jí)的階段，存在很多問題，需要從各方面進(jìn)行完善。本文論述了信息時(shí)代檔案管理工作面臨的主要問題，并提出了一些解決策略。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；信息技術(shù)

信息技術(shù)能夠?qū)n案信息進(jìn)行海量存儲(chǔ)和高速檢索，將圖像和文字等載體資料進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)與合成，使檔案具有圖文并茂的信息資源。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的無障礙、遠(yuǎn)距離傳輸，不僅能提高檔案共享程度，還能避免紙質(zhì)檔案容易受到損壞。因此，檔案管理工作需要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案服務(wù)功能。

一、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理不規(guī)范

目前，檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式?jīng)]有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案信息的服務(wù)型、共享性和開發(fā)性不強(qiáng)，無法滿足信息時(shí)代資源共享的要求。檔案著錄細(xì)則相容性較低，很多系統(tǒng)軟件可移植性不強(qiáng)，難以在全國范圍內(nèi)進(jìn)行推廣。

（二）管理軟件缺乏通用性

隨著各單位信息化程度的加強(qiáng)，研發(fā)出很多檔案管理軟件，能夠基本滿足檔案管理的需求，但這些軟件不能與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子政務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)兼容和統(tǒng)一。各部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)和軟件版本不統(tǒng)一，各自開發(fā)的檔案管理軟件不能通用，制約了檔案信息的共享性。

（三）安全性有待加強(qiáng)

信息時(shí)代，檔案信息實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化和電子化，操作便捷，容易更改，降低了檔案管理的安全性。當(dāng)前，高技術(shù)犯罪行為與日俱增，檔案信息受到非法竊取、篡改、刪除、損壞和泄露等風(fēng)險(xiǎn)。另外，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)受到病毒攻擊發(fā)生癱瘓時(shí)，容易造成檔案信息損壞甚至丟失，造成難以彌補(bǔ)的損失。

（四）管理人員的水平較低

檔案管理人員是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主要力量，很多檔案管理人員雖然具備傳統(tǒng)的管理知識(shí)，但對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)缺乏掌握，不具備現(xiàn)代信息化檔案管理理念，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等還停留在初步使用的階段，制約了檔案管理的信息化建設(shè)。

二、加強(qiáng)信息時(shí)代檔案管理工作的對(duì)策

（一）樹立信息化檔案管理理念

先進(jìn)的管理理念是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的指導(dǎo)和動(dòng)力。首先，檔案管理人員需要持續(xù)關(guān)注檔案管理思想，及時(shí)更新觀念，明確檔案管理工作在目前經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮的作用，掌握檔案管理的科學(xué)理論和發(fā)展規(guī)律。其次，改變自身的職能定位，從傳統(tǒng)的管理職能轉(zhuǎn)變成服務(wù)職能，為各方面建設(shè)提供良好的檔案信息服務(wù)。最后，樹立質(zhì)量意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，提高檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，認(rèn)真做好各環(huán)節(jié)工作的執(zhí)行和檢查，降低出現(xiàn)檔案信息管理錯(cuò)誤的概率，不斷研究新的檔案管理技術(shù)和方法，從整體和細(xì)節(jié)上全面提高管理質(zhì)量。

（二）構(gòu)建高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)信息是信息時(shí)代檔案管理的基本形式，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是數(shù)據(jù)信息的主要傳輸平臺(tái)。因此，應(yīng)建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)。數(shù)據(jù)庫的建立應(yīng)符合網(wǎng)絡(luò)的傳輸標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)數(shù)機(jī)的數(shù)據(jù)信息讀取標(biāo)準(zhǔn)，并且要充分考慮群眾的網(wǎng)上閱讀特點(diǎn)。此外，在檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)階段，還要對(duì)檔案管理的未來發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行分析預(yù)測，數(shù)字化檔案的建立應(yīng)符合信息技術(shù)的發(fā)展趨勢。最后，數(shù)據(jù)庫建成后應(yīng)加強(qiáng)維護(hù)，及時(shí)升級(jí)系統(tǒng)，保證信息的完整和安全。

（三）完善檔案管理安全保障體系

檔案資源在政治、經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮極其重要的作用，其安全性一直都是管理工作的重點(diǎn)。在信息時(shí)代，檔案信息安全也面臨巨大挑戰(zhàn)，因此需要健全和完善檔案管理安全保障體系，保證檔案信息的存儲(chǔ)安全和使用安全。首先，隨著信息時(shí)代的信息競爭日益激烈，信息技術(shù)的發(fā)展也造成威脅檔案安全的手段多種多樣。因此，需要提高檔案管理人員的安全意識(shí)，加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)技術(shù)的發(fā)展，采用用戶身份認(rèn)證、秘鑰管理等方式進(jìn)行管理，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫的安全。其次，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)更新殺毒軟件，縮短病毒查殺和系統(tǒng)維護(hù)周期。外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)盡量不相互連接，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，全面保障檔案管理安全。

（四）加大檔案管理資金投入

要推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，需要增加資金投入。首先，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案。將文字、圖表等檔案記錄形式轉(zhuǎn)變成光盤軟件、音像制品等，再加上其保存和分類等管理工作，都需要大量成本。其次，數(shù)據(jù)化文件的鑒定、積累和歸檔等工作，數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)，檔案信息的錄入更新等也需要資金投入。

（五）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

信息時(shí)代，檔案管理人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，緊跟現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平。首先，檔案管理人員不僅要擁有傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，還應(yīng)熟悉和掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化管理技能。比如，計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)路管理、數(shù)據(jù)庫管理、數(shù)據(jù)錄入等，提高檔案信息資源開發(fā)能力，使檔案更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。其次，檔案管理人員需要擁有強(qiáng)烈的事業(yè)心，以積極負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)待檔案管理工作，堅(jiān)定政治責(zé)任感，提高政治敏銳性與政治鑒別能力，做好檔案信息的把關(guān)工作。最后，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)和人才培養(yǎng)，采用全方位、多層次的培訓(xùn)方式和靈活多樣的教學(xué)手段，激發(fā)檔案管理人員的學(xué)習(xí)熱情，提高培訓(xùn)效果，使其能夠適應(yīng)和滿足信息時(shí)代檔案管理工作的需要。

（六）健全檔案管理法制建設(shè)

信息技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及，產(chǎn)生了很多高技術(shù)違法犯罪行為。比如，散布病毒、未經(jīng)許可侵入他人計(jì)算機(jī)、竊取檔案信息、破壞他人信息管理系統(tǒng)等，急需完善相關(guān)法律法規(guī)，保障檔案管理安全。因此，應(yīng)以《檔案法》為指導(dǎo)，提高人們的法律意識(shí)，各級(jí)各機(jī)構(gòu)嚴(yán)格依法進(jìn)行管理；檔案局加大執(zhí)法監(jiān)督力度，保證檔案管理的規(guī)范化和制度化；各機(jī)構(gòu)建立科學(xué)的管理制度，對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位管理；加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)上不法及不道德行為的監(jiān)管，促進(jìn)檔案管理工作在信息時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程。

三、結(jié)語

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化發(fā)展是信息時(shí)代的必然要求，是檔案管理工作提高效率、便捷和安全的必由之路。因此，各機(jī)構(gòu)應(yīng)明確檔案管理工作的發(fā)展形勢，積極推進(jìn)檔案信息發(fā)展進(jìn)程，在法制、資金和培訓(xùn)等方面加強(qiáng)檔案管理工作。

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