辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究

譚娜

（湖南省醫(yī)藥技工學(xué)校，湖南長沙 410000）

文書檔案主要指的是那種記錄社會歷史變遷，并可以準(zhǔn)確反映出社會出現(xiàn)問題跟解決法案的重要社會結(jié)果，對于企業(yè)以及社會的發(fā)展進(jìn)步也有著非常重要的意義。此外文書檔案的收集跟歸檔工作作為具備有技術(shù)性質(zhì)跟服務(wù)性質(zhì)雙重性質(zhì)的工作，其在現(xiàn)階段的管理過程中還存在有比較多的問題，也就要求相關(guān)管理人員能夠加強(qiáng)對該方面的研究力度，來促使辦公室文書檔案的職能得到最大限度的發(fā)揮。

1 文書檔案管理工作中存在的幾點問題

1.1 歸檔文件內(nèi)容不夠全面

在辦公室的文書檔案管理過程中，還經(jīng)常會出現(xiàn)歸檔文件不健全的情況，導(dǎo)致了檔案遺失以及不全等情況發(fā)生。因為辦公室文書檔案的內(nèi)容非常多樣化，涉及方向比較多，來源途徑也比較豐富，并具備非常重要的參考價值。這些文件如果出現(xiàn)了遺留的情況，還存在有難以重新采集的問題，對于檔案管理人員的歸檔工作也就會造成比較大的影響。此外我國許多單位的文書檔案管理人員都是兼職或者實習(xí)人員，其檔案管理水平不足，也沒有足夠的時間跟精力來進(jìn)行檔案文書資料的管理工作，也就導(dǎo)致了文書檔案材料難以被及時地收集跟整理。

1.2 檔案管理體系不夠完善

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，還有許多檔案管理人員對于文書檔案的收集跟歸檔工作的認(rèn)識程度不足，在進(jìn)行文件的收集以及歸檔過程中注意力也不夠集中，也就經(jīng)常性會出現(xiàn)檔案文件丟失的情況，檔案管理工作的真實性跟有效性也就難以得到很好的保障。在現(xiàn)有的辦公室文書檔案管理過程中還存在有以下幾點問題：（1）許多單位辦公室還存在有檔案管理程序不夠規(guī)范的情況，很多重要的資料也多是隨意放置在辦公室的各個角落中，也就容易出現(xiàn)文書檔案遺失的情況。（2）不同單位的歸檔形式也存在有比較大的差異性，而且需要進(jìn)行歸檔整理的文書檔案數(shù)量非常高，也就導(dǎo)致了檔案管理工作難以獲得良好的管理效果。（3）很多檔案管理工作中還存在有檔案不夠完整的問題。在很多資料中還有著斷章的情況，而在需要用到這些資料時，也需要專門找相關(guān)的部門進(jìn)行補(bǔ)章處理，導(dǎo)致檔案管理工作的實效性難以得到有效的保障

1.3 文書檔案的收集跟歸檔力度不足

在現(xiàn)階段的文書檔案收集跟歸檔過程中還存在有管理力度不足的問題，并會直接影響到文書檔案效果的發(fā)揮，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）流程的規(guī)范性。目前許多辦公室在進(jìn)行文書檔案的收集跟歸檔過程的處理方式比較隨意，也沒有規(guī)范性的操作流程。（2）歸檔模式的綜合性。我國目前有很多檔案資料都是通過文字檔案的模式進(jìn)行存檔的，但是隨著檔案管理技術(shù)的不斷發(fā)展，促使電子文書檔案管理模式也得到了廣泛的應(yīng)用。但是部分檔案管理人員對于電子檔案管理模式的應(yīng)用水平跟應(yīng)用經(jīng)驗欠缺，也就難以獲得良好的檔案管理效果。（3）信息可靠性。檔案資料作為對歷史信息的統(tǒng)計跟記錄，只有在保證其真實性的基礎(chǔ)上才能夠促使檔案的參考跟備查效能得到充分的發(fā)揮，但是在目前的檔案管理實踐工作中依舊有著私自篡改檔案信息的事情發(fā)生，也就導(dǎo)致了檔案信息的真實性無法得到有效的保障。

2 提升辦公室文書檔案管理質(zhì)量的幾點措施

2.1 加強(qiáng)對文書檔案管理人員的培訓(xùn)力度

文書檔案管理人員作為檔案管理工作的具體執(zhí)行者，其職業(yè)素質(zhì)以及檔案管理水平也會直接影響到整個文書檔案的管理效果。而一個合格的檔案管理人員，除了具備豐富的檔案管理技能以及檔案管理經(jīng)驗之外，還需要積極進(jìn)行檔案管理知識體系的不斷更新，并主動參與到各種檔案管理培訓(xùn)工作中，從而促進(jìn)自身的檔案管理水平以及職業(yè)素質(zhì)得到進(jìn)一步的提升。對于文書檔案收集歸檔過程中存在的問題，還要求檔案管理人員能夠及時對上級部門進(jìn)行反饋，然后針對性地提出改進(jìn)意見，保障檔案管理工作的順利推行。對于部分剛參與到檔案管理工作中的工作人員，需要做好其專業(yè)技能培訓(xùn)工作，在培訓(xùn)完成之后還需要對其理論知識掌握水平以及實踐操作能力進(jìn)行考核，只有在考核通過后才能夠參與到后續(xù)的檔案管理工作中，以保障檔案管理工作能夠按照科學(xué)的流程來進(jìn)行，并進(jìn)一步提升辦公室文書檔案的管理效果。

2.2 完善文書檔案的管理跟歸檔制度

首先要求檔案的管理人員能夠?qū)ξ臅鴻n案管理詳細(xì)時間、歸檔規(guī)模以及保管時間等工作具體流程有一個清晰的了解，然后在結(jié)合了不同辦公室部門工作情況的基礎(chǔ)上，結(jié)合相關(guān)制度對各部門之間的責(zé)任進(jìn)行充分的落實，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行不同類型檔案管理程序的合理確定。此外還要求檔案管理部門針對檔案采用集中保管的模式，并不得出現(xiàn)擅自留下使用的情況發(fā)生，在而文書檔案管理過程中，也需要結(jié)要求來對檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整，從而滿足檔案管理工作的各項需求。在具體的文書檔案收集歸檔過程中，還需要明確以下兩點內(nèi)容：（1）歸檔期限。進(jìn)行歸檔期限的明確設(shè)置，并對不同期限類別的材料進(jìn)行分類保管處理，以避免檔案意識等情況的發(fā)生。此外檔案期限的設(shè)定還能夠為檔案管理人員的日常工作提供足夠多的便利性，從而在無形中提升了檔案管理人員的工作積極性。（2）歸檔范圍。在歸檔范圍的確定過程中需要保持一定的適應(yīng)性跟針對性，在結(jié)合了企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略以及市場環(huán)境的基礎(chǔ)上，進(jìn)行文書檔案歸檔范圍的合理確定，在此基礎(chǔ)上獲得良好的檔案管理效果。

2.3 對文書檔案的收集跟歸檔模式進(jìn)行調(diào)整

在傳統(tǒng)的文書檔案收集跟歸檔工作中存在缺乏主動性、檔案資料完整性不足等諸多問題，因此各檔案管理人員還需要做好對文書檔案收集跟歸檔模式的調(diào)整工作，借此來促進(jìn)檔案管理工作效率得到進(jìn)一步的提升。因此文書檔案管理人員還可以從以下幾個方面出發(fā)：（1）問題反饋及時性。在文書檔案的收集跟歸檔過程之中，還經(jīng)常性會出現(xiàn)一些檔案管理問題，如果未曾對該問題進(jìn)行及時的處理，還會導(dǎo)致管理成本大幅度提升，并直接降低了企業(yè)的運(yùn)營管理效率。因此在檔案管理工作出現(xiàn)問題之后還需要進(jìn)行及時的反饋跟處理，以保障檔案管理體系的順利推行。（2）工作主動性。為了獲得良好的文書檔案收集跟歸檔效果，要求各檔案管理人員能夠積極加強(qiáng)跟其他部門的聯(lián)系，對檔案資料的收集跟歸檔工作開展進(jìn)程進(jìn)行安排。此外還需要定期做好檔案材料的檢查工作，以保障所有檔案資料的可靠性、真實性以及連續(xù)性。（3）硬件措施的完備性。檔案管理人員在檔案收集跟歸檔過程中，還會受到人員素質(zhì)、工作態(tài)度以及業(yè)務(wù)能力等多種人力因素的影響，因此各檔案管理部門還需要加強(qiáng)信息化檔案管理的建設(shè)力度，來減少人力因素對檔案管理工作造成的影響。

3 結(jié)語

文書檔案作為行政管理活動的記錄載體跟現(xiàn)實依據(jù)，對于企業(yè)以及社會的發(fā)展也有著非常重要的意義。因此各檔案管理部門也就需要做好文書檔案的收集歸檔管理工作，并在結(jié)合了以往檔案管理工作中存在問題的基礎(chǔ)上，選取針對性的優(yōu)化措施來提升檔案的管理水平，并為該企業(yè)的發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。