如何做好檔案管理工作

叢莉莉

摘 要：檔案為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，這是勿庸置疑的。但是為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)本身的內(nèi)涵十分豐富，它包括很多方面。我們不能一提到為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，就狹隘地與獲得多少經(jīng)濟效益劃等號。因為保存檔案的目的不是為了謀求利益，獲得利潤，而是為了造福于人類，為人類社會的生存和持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造某種基本的條件，所以它的效益最終大多表現(xiàn)為社會效益。

關(guān)鍵詞：檔案管理；企業(yè)工作

一、做好檔案管理工作有什么重要意義

為什么要在做好檔案管理工作呢？一直以來，有一部分人沒有認識到檔案管理工作的重要作用。實際上，做好檔案管理工作是一個單位健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。，認真做好檔案的管理工作，確保對檔案，集中管理和有效利用，是檔案部門一項責(zé)無旁貸的任務(wù).認真完成好這項光榮任務(wù)，對于國家建設(shè)，國家記憶長久傳承，服務(wù)于構(gòu)建社會主義和諧社會，都具有重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案管理工作做得好，企業(yè)高層管理人員就能夠及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，為調(diào)整經(jīng)營策略提供支持性證據(jù)；同時還有利于全社會對企業(yè)經(jīng)營成果的準確認定，為企業(yè)與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。那么，隨著我國經(jīng)濟的全面發(fā)展，做好檔案管理工作，更新檔案管理觀念，探索和嘗試新的檔案管理手段，就能夠較為真實地反映企業(yè)的發(fā)展情況及企業(yè)的經(jīng)營成果。

二、檔案質(zhì)量管理的要求

1 必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識。檔案質(zhì)量的提高與工作人員的質(zhì)量意識有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識最為關(guān)鍵，因此要求從事檔案工作的人員，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)，要牢固樹立檔案質(zhì)量意識，用較高的工作質(zhì)量來促進檔案質(zhì)量。

2 要不斷提高檔案人員素質(zhì)。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來說，就是要有強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要有良好的服務(wù)意識，要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業(yè)務(wù)性比較強的工作，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。各級各類檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。各級領(lǐng)導(dǎo)要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的計劃，使他們的業(yè)務(wù)知識能更好地適應(yīng)新時期檔案工作的要求。

3 要把全面實現(xiàn)檔案的價值作為檢驗檔案工作質(zhì)量的唯一標準。每個從事檔案工作的人員，要通過加強檔案的質(zhì)量管理，更好地為生產(chǎn)、建設(shè)、教育、科研服務(wù)，促進各項工作的質(zhì)量和效率的提高，從而實現(xiàn)檔案的真正價值。

4 健全制度，進一步規(guī)范檔案資料管理。首先要嚴格做好文件的收集、整理、歸檔工作；其次要建立相應(yīng)的檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度；建立健全檔案工作目標管理考核制度和責(zé)任追究制度，嚴格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，保證檔案管理規(guī)范有序。

5 要以預(yù)防為主，防檢結(jié)合，重在提高。優(yōu)良的檔案質(zhì)量是“生產(chǎn)”出來的。根據(jù)這一基本道理，檔案全面質(zhì)量管理要求把檔案管理的重點，從“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事先預(yù)防”上來。從管結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)楣芤蛩兀瑢嵭小邦A(yù)防為主，防患于未然?！?/p>

三、利用各種資源，推進檔案建設(shè)的信息化，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

隨著時代和社會的發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難。因此檔案信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案服務(wù)水平的必由之路，是順應(yīng)時代發(fā)展的必然趨勢。

1.檔案部門應(yīng)配備相應(yīng)的檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備。

“工欲善其事，必先利其器”。檔案現(xiàn)代化管理必須建立在計算機和現(xiàn)代通訊設(shè)備的支持上，否則就只能是一句空話。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進的計算機技術(shù)，實現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，尤其是使用多媒體技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤儲存，并實現(xiàn)全屏幕自動檢索。所以，計算機及其配套設(shè)施必須跟上，以滿足檔案管理現(xiàn)代化的起碼要求。利用計算機檢索檔案，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實的科學(xué)研究和各方面利用檔案信息的中心，使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，節(jié)約利用者查閱檔案的時間，有效提高查全率，提高服務(wù)質(zhì)量。

2.設(shè)計科學(xué)先進的檔案管理軟件，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

檔案現(xiàn)代化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各機關(guān)單位日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤陣列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢與文檔網(wǎng)絡(luò)上傳輸達到資源共享的目的。此外，還應(yīng)將電子檔案管理類別細分為操作管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級管理、卷內(nèi)目錄管理等，從而從機制上提高機關(guān)信息共享能力，使更多的人享用現(xiàn)代化高新技術(shù)的便利，準確、全面、快捷地獲取所需檔案信息，也讓利用者有更多的機會接觸、了解到檔案，增強檔案意識。

3.做好檔案信息的有效開發(fā)。

檔案部門應(yīng)著眼于實際工作的需求，按照歸檔范圍，做好檔案的收集工作，及時整理、立卷、歸檔，積極豐富館藏。檔案的價值在于利用，在于為社會公眾、社會組織各項工作服務(wù)，這是檔案工作的永恒主題和根本目的，而檔案的自身性質(zhì)也決定了檔案工作的服務(wù)性。因此我們要改變重藏輕用的傳統(tǒng)觀念，加大檔案信息開發(fā)的力度，除了制定多種檢索工具，還要積極開展檔案信息材料的二次、三次開發(fā)，編制各種編研材料，同時要注重編研材料的時效性，比如，及時修編大事記、院史、校史、專題匯編等，做好主動服務(wù)。這樣才能使檔案價值得到最有效的開發(fā)利用，提高檔案的利用率，增強人們對檔案的依賴意識。還要開展檔案現(xiàn)代化管理的宣傳工作。開展宣傳工作是優(yōu)化檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)軟環(huán)境的重要手段。宣傳的實質(zhì)是一種信息的溝通，通過有效的信息交流和傳遞，達到網(wǎng)絡(luò)建設(shè)者和組織管理者在觀念上、步調(diào)上的一致，為工程建設(shè)營造良好的人文環(huán)境。

結(jié)束語：檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性、安全性較強的工作。檔案管理工作是單位管理工作的重要組成部分，做好檔案管理工作是提高單位整體工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，可以用來衡量一個單位工作業(yè)績?nèi)绾魏腿粘９芾硭?，是衡量企業(yè)或單位的業(yè)績的重要指標之一，檔案管理水平的高低，在不同層面也是衡量企業(yè)或單位的管理水平一個重要體現(xiàn)。

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