《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章 企業(yè)檔案工作業(yè)務建設

一、企業(yè)檔案工作與業(yè)務活動

7.1.2 企業(yè)檔案部門或檔案人員應參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動，負責檢查應歸檔文件的完整、系統(tǒng)。

“三參加”是幾十年科技檔案工作的經(jīng)驗總結，是一種行之有效的控制措施。產(chǎn)品鑒定、成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動都是相關工作的結論性、階段性的活動，如果這些活動的文件不能得到及時歸檔，后補將會是很困難的。企業(yè)檔案部門或檔案人員通過參加這些活動，可以深入了解在這些有關工作和活動中產(chǎn)生哪些需要歸檔的文件，從而對這些工作和活動的文件完整、系統(tǒng)地歸檔起到負責把關和維護企業(yè)利益的作用。所以，“三參加”應該納入企業(yè)管理制度并認真執(zhí)行。

7.1.3企業(yè)下達項目計劃任務應同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結應同時做好項目文件歸檔交接。

“四同時”也是幾十年科技檔案工作的經(jīng)驗總結，是一種行之有效的在工作全過程中對歸檔文件進行控制的措施。企業(yè)的檔案部門與有關管理部門相互配合，共同將“四同時”作為一種企業(yè)管理工作流程執(zhí)行好，可以對企業(yè)管理和檔案管理起到相輔相成的作用。

二、企業(yè)文件的形成、積累要求

文件的形成與積累是檔案管理的前奏。由于企業(yè)的各管理部門和業(yè)務部門每天形成大量的各種文件材料，涉及到不同崗位和不同人員，為保證定期歸檔工作的順利進行，各部門對本部門形成的文件，要注意做好平時的積累工作。

7.2.1文件形成時應使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。

文件經(jīng)過起草、修改、審核、簽發(fā)等文件處理過程，以一定的記錄方式或載體形式制作正式文件的程序，叫文件的形成。文件一旦以某種格式被記錄下來，并以依附于某種載體的形式生成和發(fā)出，文件的內容和記錄方式將被視為不可逆轉，因此文件形成時質量的高低直接影響檔案的質量和保存使用的年限。所以，本條款要求文件形成時應根據(jù)文件的類型，特別是對那些重要的、需要永久保存的文件要使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。

例如：紙質文件材料不應使用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制，不能使用熱敏紙，而應使用字跡、線條和影像的清晰及牢固程度均符合永久或長期保存要求的材質印制。辦公自動化系統(tǒng)中形成的電子文件可先邏輯歸檔，然后要按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，定期及時地進行物理歸檔；其他系統(tǒng)中形成的電子文件應使用不可擦除型光盤作為載體進行存儲。

7.2.2文件形成者應將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或專項工作檔案人員保管。

文件的積累是文件形成后到歸檔前的一個必要工作環(huán)節(jié)。由于各單位每天形成大量各類文件材料，涉及到不同的崗位、不同的人員，文件的形成者并非文件的積累者，需要在文件的各個形成部門設置兼職檔案人員對本部門形成的文件在形成后隨時收集積累和臨時保管，以便于部門的預立卷和按歸檔時間及時歸檔，保證應歸檔文件的齊全完整。因此要求文件的形成者應將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或專項工作檔案人員保管。

三、企業(yè)文件的整理與歸檔

文件的整理與定期歸檔是將文件轉化為檔案的重要工作環(huán)節(jié)?？茖W的整理方法、清晰的歸檔范圍、明確的歸檔時間，是保證案卷質量和檔案完整、準確、系統(tǒng)與安全的重要條件。

7.3.1文件整理

文件立卷整理應遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機聯(lián)系。文書、科技、會計、人事等門類文件的整理，應分別符合GB9705、DA/T22、GB/T11822、財會字[1998]32號、勞力字[1992]33號等標準及文件的要求；音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應分別符合GB/T11821、DA/T15、GB/T18894、DA/T32等標準的要求。endprint