企業(yè)搭建辦公會系統(tǒng)的思路及關鍵技術分析

李蜀

[摘 要]在市場經(jīng)濟的背景下，企業(yè)應當探尋一種以最少的資源投入完成多項任務的運營模式，從而實現(xiàn)效益最大化的目標。為提升會議效率、減少會議支出，企業(yè)可利用移動技術搭建辦公會系統(tǒng)?；诖耍疚膹钠髽I(yè)搭建辦公會系統(tǒng)的重要意義入手，分析了企業(yè)辦公會系統(tǒng)的搭建及關鍵技術。

[關鍵詞]企業(yè)；辦公會系統(tǒng)；搭建技術

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.045

[中圖分類號]F270 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）24-00-02

1 企業(yè)搭建辦公會系統(tǒng)的重要意義

對于集團企業(yè)而言，由于實際工作需要，常常會召開各種類型的會議，如總裁辦公會議、董事會議、分公司經(jīng)理級會議，等等。在傳統(tǒng)的會議模式中，會議的組織者需要借助辦公自動化系統(tǒng)通知相關人員到指定的會場參加會議。因集團企業(yè)具有規(guī)模大的特點，加之參與會議的人員較為分散，所以，一場會議從籌備到結(jié)束需要持續(xù)相當?shù)臅r間，前期準備耗時較長，會議期間產(chǎn)生的費用相對較高，在一定程度上提高了企業(yè)成本。據(jù)統(tǒng)計，跨區(qū)域的大型集團企業(yè)，每年因開會造成的額外經(jīng)濟損失約為800萬～1 000萬元。由此可見，會議開支已經(jīng)成為大型集團重要的成本支出。隨著網(wǎng)絡信息時代的到來，移動通訊技術得到快速發(fā)展，為順應移動技術改變企業(yè)經(jīng)營管理模式的潮流，實現(xiàn)快捷、高效、無紙化辦公，并降低會議的整體開支，某集團企業(yè)決定建立總裁辦公會系統(tǒng)，該系統(tǒng)針對議題預覽、審議等需求，打造移動辦公，通過開發(fā)專屬的APP應用程序提升會議效率，從而使集團內(nèi)部的溝通變得更加順暢。該系統(tǒng)的搭建和應用，可以滿足集團日益增多的會議管理需要，并為各部門提供便利的與會條件，使管理人員能夠更加高效地提交會議議題，及時查看議題的審

核結(jié)果。

2 企業(yè)搭建辦公會系統(tǒng)的思路及關鍵技術

2.1 辦公會系統(tǒng)的設計思路

本文提出的總裁辦公會系統(tǒng)由兩個部分組成：一部分為管理平臺，它的主要作用是為各部門的會議管理人員服務，通過該平臺會議管理人員可以發(fā)起議題及提交議題文件；另一部部分為移動端，可在IPAD上使用總裁辦公會APP，集團領導能夠隨時查看議題的詳情及會議安排情況，并且還能在移動端上對議題進行批注及編輯。

2.2 系統(tǒng)的具體功能

2.2.1 管理平臺的功能

本系統(tǒng)中的管理平臺即PC端，采用的是模塊化設計理念，由5個模塊組成，具體如圖1所示。

管理平臺中的每個模塊都具備相關功能，具體包括以下幾個方面。

（1）登錄管理模塊的功能。該模塊可驗證登錄系統(tǒng)的用戶身份，確認用戶名和密碼全部正確后，用戶才能正常登錄系統(tǒng)，同時系統(tǒng)支持SSL加密傳輸。SSL即安全套接層，這是一種網(wǎng)絡安全協(xié)議，它能夠為數(shù)據(jù)完整性提供保障。

（2）議題管理模塊的功能。通過該模塊，會議議題的發(fā)起人可創(chuàng)建新的議題，能夠直接在系統(tǒng)中填寫議題的標題、時間、類型、部門等信息，并且還能上傳議題的附件。在議題未被選中前，可以借助該模塊，對議題內(nèi)容進行修改、編輯、刪除和保存。議題發(fā)起人員可通過列表的形式查詢發(fā)起的議題，可按關鍵詞搜索議題。議題附件支持以下幾種格式：Word、Excel、PPT、PDF等。議題共有保存、提交、初審、終審和駁回5種狀態(tài)。

（3）會議管理模塊的功能。會議管理人員通過該模塊可在系統(tǒng)中創(chuàng)建會議申請，同時可填寫會議的標題、類型、時間、地點等信息。當議題通過初審后，可提交給總裁進行終審，從多個議題選擇最近的會議。會議管理人員可在系統(tǒng)中對領導批示的議題副本進行查詢和瀏覽，可對不同領導的批示進行分別展示。當會議完畢后，管理員可以利用該模塊對本次會議申請進行結(jié)束歸檔。

（4）用戶管理模塊的功能。管理員可按照實際需要，為用戶分配不同的系統(tǒng)使用權(quán)限。

（5）系統(tǒng)設置管理模塊的功能。通過該模塊，可對會議類型、議題類型以及會議地址進行自定義配置。

2.2.2 移動端的功能

在本系統(tǒng)中，移動端具有如下功能。

（1）最近會議。用戶登錄后，應用會展示最近的會議界面，主要包括會議議題、時間、地點、需要進行決策的議題列表等內(nèi)容。

（2）議題詳情。用戶可在最近會議界面中，點擊議題列表內(nèi)的議題，此時界面會自動跳轉(zhuǎn)到議題詳情。該界面除了包含議題的標題、時間、地點等信息之外，還有附件列表，點擊附件列表可對其中的內(nèi)容進行瀏覽和編輯，修改后的附件可上傳至服務器?？偛脤ψh題的附件進行批注、審核時產(chǎn)生的副本，僅總裁和管理員可見。

（3）歷史會議。系統(tǒng)管理員可對同一次會議中所有的議題進行歸檔，通過APP客戶端，用戶可在歷史會議模塊中查看相關內(nèi)容。歷史會議在APP客戶端中以“會議時間+類型”的組合形式呈現(xiàn)給用戶。

2.3 系統(tǒng)的搭建與實現(xiàn)

2.3.1 管理平臺

在該平臺的搭建與實現(xiàn)中，會議管理和議題管理是重點環(huán)節(jié)。①會議管理。在系統(tǒng)主界面的左側(cè)導航欄中，點擊會議管理后，選擇會議列表，用戶便可進入會議列表界面，在該界面可以完成會議創(chuàng)建、查詢、刪除、歸檔等操作。在已歸檔的歷史會議列表中，用戶可查詢歷史會議。②議題管理。進入議題列表管理界面的用戶需要具有一定的權(quán)限，各部門主任的賬號登錄系統(tǒng)后才能進入該界面，才能對議題進行創(chuàng)建和編輯。同時，使用辦公室主任的賬號登錄系統(tǒng)，可進入議題審核管理界面，在該界面中可完成議題查詢、初審、終審等操作。

2.3.2 移動應用

在移動端應用辦公會系統(tǒng)中的相關功能時，需要先進行下載安裝，首次啟動APP程序時，需要登錄VPN（虛擬專用網(wǎng)絡），點擊允許VPN配置，隨后在登錄界面中輸入用戶名、密碼，系統(tǒng)驗證無誤后，便可正常登錄。在APP應用首頁中有最近會議和歷史會議，用戶可以根據(jù)需要進行選擇。

2.4 系統(tǒng)軟件設計

本系統(tǒng)在設計軟件時遵循先進性、安全性、可靠性的原則，采用當前最流行的分層模式，軟件的總體架構(gòu)如圖2所示。

從圖2可以看出，系統(tǒng)軟件共分為3層，即展示層、應用層和基礎層。其中，展示層由PC端和移動端組成；應用層由會議管理、議題管理、會議類型、會議地點、文件管理、客戶端接口管理等功能模塊構(gòu)成；基礎層包含軟件平臺和基礎設施。

2.5 系統(tǒng)搭建的關鍵技術

2.5.1 WPS技術

在本系統(tǒng)中，決策會議應用與WPS技術進行集成，由此可實現(xiàn)文檔瀏覽、編輯等功能。具體的技術流程如下：當用戶點擊附件名時，APP能夠自行調(diào)用WPS軟件接口，從而打開相關的附件；用戶可對附件進行瀏覽、編輯等操作，并在完成修改后，點擊“×”時，系統(tǒng)會提示用戶是否保存修改結(jié)果；用戶點擊保存，WPS通過接口將文件副本回傳給APP。

2.5.2 VPN技術

本系統(tǒng)中的決策會議應用與VPN技術進行集成，由此實現(xiàn)了安全訪問。具體的技術流程如下：用戶點擊圖標啟動APP后，APP會自行調(diào)用VPN功能，自動創(chuàng)建VPN鏈接，APP所有的業(yè)務數(shù)據(jù)全部在VPN網(wǎng)絡通道內(nèi)運行，確保了訪問的安全性。

3 結(jié) 語

搭建辦公會系統(tǒng)是一個較為復雜的過程，為使系統(tǒng)能夠滿足企業(yè)的應用需要，必須結(jié)合實際情況設計系統(tǒng)的功能模塊。同時，要保證軟件的先進性，并采取合理可行的技術，提高系統(tǒng)運行的安全性和穩(wěn)定性。

主要參考文獻

[1]王福安，牧元利.高清視頻會議系統(tǒng)關鍵技術分析[J].中國新通信，2018（9）.

[2]郝長坤.會議音頻系統(tǒng)組建的需求分析與設計原則[J].電子技術與軟件工程，2018（10）.