高校學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用

郭飆

摘要

隨著社會(huì)的告訴發(fā)展，最近這些年，我國(guó)的高校學(xué)生公寓開(kāi)始不斷出現(xiàn)或者建設(shè)學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)，為了提升學(xué)生公寓的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，以及實(shí)現(xiàn)公寓的高度自動(dòng)化。本文在管理信息系統(tǒng)的概念基礎(chǔ)上，對(duì)我國(guó)高校的學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)建設(shè)的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了分析和研究，并且提出了相關(guān)的建議和方案。

【關(guān)鍵詞】學(xué)生公寓 管理 信息系統(tǒng)建設(shè)

隨著我國(guó)教育的高速發(fā)展，許多高等院校的規(guī)模也越來(lái)越大，由于目前許多高等院校學(xué)生的水平層次也在逐步提高，傳統(tǒng)的寢室信息手工記錄管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今高校的發(fā)展需求，因此，為了提高現(xiàn)階段高校公寓管理工作的效率和質(zhì)量，保證高校公寓管理信息系統(tǒng)可以更好地為學(xué)生服務(wù)，許多高校公寓都開(kāi)始建設(shè)學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)，提升了學(xué)生公寓的管理和服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)也妥善保存了學(xué)生各種信息，為學(xué)生住宿提供方便的基礎(chǔ)之上，使得高校公寓管理更加便捷，有利于高校的可持續(xù)發(fā)展。

1 公寓管理信息系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)狀和目標(biāo)

當(dāng)今社會(huì)，信息化水平高速提升，社會(huì)的很多方面都有著很大的信息化改變，高校的教學(xué)、科研以及基礎(chǔ)設(shè)施等也在不斷的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)已經(jīng)成為了高校建設(shè)中必不可少的工具，為高校的基礎(chǔ)設(shè)施和各個(gè)單位部門(mén)的自動(dòng)化水平做出了非常大的貢獻(xiàn)。在高校的學(xué)生公寓建設(shè)中，信息系統(tǒng)的建設(shè)也被考慮在內(nèi)，這不但能夠樹(shù)立高校后勤形象，提高工作效率和管理能力，增強(qiáng)后勤團(tuán)隊(duì)的凝聚力，而且完善的高校學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)在實(shí)際的應(yīng)用中有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，高校的學(xué)生公寓的信息化系統(tǒng)管理建設(shè)工作勢(shì)在必行，下面是關(guān)于這項(xiàng)工作的進(jìn)展現(xiàn)狀和建設(shè)目標(biāo)。

在國(guó)內(nèi)的高校中，學(xué)生公寓的主要作用是給學(xué)生們提供住宿，提供住宿安全和學(xué)生公寓的舒適服務(wù)是各高校學(xué)生公寓管理部門(mén)共同的責(zé)任。這些年來(lái)，隨著高等院校在校人數(shù)的不斷增加，學(xué)生公寓的學(xué)生人數(shù)和公寓的大小規(guī)模也在不斷的增加，在這種情況下，采用傳統(tǒng)的管理模式不能滿(mǎn)足學(xué)生公寓的管理工作。在傳統(tǒng)的模式下，學(xué)生的宿舍分配情況和入住情況等大都需要人員安排，這將會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力，在這個(gè)過(guò)程中，非?？赡艹霈F(xiàn)錯(cuò)誤和安排不合理的情況，從而為學(xué)生的住宿和日后的管理帶來(lái)極大的不便。實(shí)施高校學(xué)生公寓的管理信息系統(tǒng)建設(shè)工作，就是為了解決這些困難，為了提高住宿和房源管理的效率，在住宿分配等問(wèn)題上實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，高效化，從而大大改善學(xué)生公寓的服務(wù)質(zhì)量。工作進(jìn)展過(guò)程中，每個(gè)高校都有自己的工作流程和設(shè)計(jì)目標(biāo)，在設(shè)計(jì)的功能、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及輸入輸出設(shè)計(jì)會(huì)有明顯的變化。例如，在新生住宿分配問(wèn)題上，有的高校采用按照學(xué)生姓氏分配的方式，有的高校則采用按照專(zhuān)業(yè)分配的形式，還有的高?？梢宰寣W(xué)生自己選擇宿舍。此外，MIS建設(shè)等新技術(shù)的不斷投入，也為高校學(xué)生管理信息系統(tǒng)建設(shè)注入了新的活力，實(shí)現(xiàn)了不同程度的創(chuàng)新。

根據(jù)我國(guó)目前的高校學(xué)生公寓情況，公寓的管理與其他的業(yè)務(wù)有很大差別，公寓的管理信息系統(tǒng)架構(gòu)會(huì)有自己的特點(diǎn)，每個(gè)高校需要根據(jù)自己學(xué)校的特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行調(diào)整，從而探索出適合自身高校的公寓管理信息系統(tǒng)。高校的學(xué)生公寓的管理信息系統(tǒng)的建設(shè)研究主要要完成以下幾個(gè)方面：系統(tǒng)的軟件層次結(jié)構(gòu)要有數(shù)據(jù)層，其中軟件的主要功能模塊有住宿管理等。其中住宿管理模塊，通過(guò)這個(gè)模塊要能實(shí)現(xiàn)學(xué)生宿舍調(diào)整，大量學(xué)生的入住和退住宿費(fèi)用的管理功能，面對(duì)單個(gè)人員住宿入住等的住宿問(wèn)題，大批人員住宿入住等問(wèn)題，能夠根據(jù)不同的需求查詢(xún)住宿名單，對(duì)于申請(qǐng)校外住宿人員的問(wèn)題，也能夠涵蓋，對(duì)于住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題能夠進(jìn)行統(tǒng)一的管理;對(duì)于學(xué)生檔案模塊，要實(shí)現(xiàn)的功能是可以對(duì)學(xué)生相關(guān)信息進(jìn)行管理，例如學(xué)生檔案的查詢(xún)等，學(xué)籍調(diào)整的管理，助管的聘用情況都需要這個(gè)模塊實(shí)現(xiàn);學(xué)生教育模塊要實(shí)現(xiàn)寢室衛(wèi)生成績(jī)登記管理，對(duì)于衛(wèi)生成績(jī)的輸入的登記等問(wèn)題要能夠?qū)崿F(xiàn)準(zhǔn)確的記錄;學(xué)生服務(wù)模塊，通過(guò)此模塊可以實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)使用以及其他新增服務(wù)的信息管理;宿舍資源模塊，通過(guò)此模塊可以實(shí)現(xiàn)對(duì)寢室相關(guān)信息的管理，寢室檔案的編輯以及寢室資源的統(tǒng)計(jì)等;服務(wù)人員模塊要能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)服務(wù)人員崗位的設(shè)置等管理，對(duì)于每個(gè)崗位的編輯和人員的聘用等進(jìn)行詳細(xì)管理，人員檔案的添加等人事管理，人員的考核情況創(chuàng)建的管理。

2 高校招生信息管理系統(tǒng)的評(píng)估

由于高校招生管理工作是各個(gè)學(xué)校關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題，它不僅僅關(guān)乎著學(xué)生信息管理的安全性，同時(shí)也與學(xué)校的發(fā)展密切相關(guān)。因此，想要進(jìn)一步完善學(xué)校的教育目標(biāo)和管理方法，就應(yīng)該時(shí)時(shí)抽查學(xué)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，對(duì)招生的質(zhì)量和分布狀況等信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。除此之外，了可以更好地滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)人才發(fā)展的需求，各大高校應(yīng)該在本校的招生管理系統(tǒng)中納入人才市場(chǎng)預(yù)測(cè)內(nèi)容，并及時(shí)根據(jù)社會(huì)的需求不斷調(diào)整學(xué)生的學(xué)科設(shè)置以及專(zhuān)業(yè)設(shè)置。有針對(duì)性地對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)，在對(duì)學(xué)生未來(lái)就業(yè)有促進(jìn)作用的同時(shí)，提高高等院校的教學(xué)水平。

在學(xué)校招生管理系統(tǒng)當(dāng)中，首先應(yīng)該納入學(xué)生教育評(píng)估體系，保證招生評(píng)估系統(tǒng)的客觀(guān)和完整，實(shí)現(xiàn)預(yù)測(cè)性招生管理工作，為學(xué)校的發(fā)展提供主要的預(yù)測(cè)依據(jù)。通過(guò)招生評(píng)估學(xué)校可以清楚地認(rèn)識(shí)到考生的特征，也大大方便了學(xué)校的管理。例如，通過(guò)分析學(xué)校招生的質(zhì)量水平，可以為學(xué)生的分班提供主要依據(jù)。由此可見(jiàn)，高校招生管理系統(tǒng)的建立和完善是一項(xiàng)長(zhǎng)期的巨大工程，需要相關(guān)技術(shù)人員不斷進(jìn)行實(shí)際的考核，對(duì)這種系統(tǒng)進(jìn)行完善，比外還需要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，保證高校招生管理系統(tǒng)可以有效地運(yùn)行，為高校管理方面提供主要參考依據(jù)。

3 公寓管理信息系統(tǒng)建設(shè)的問(wèn)題分析

3.1 “信息孤島”現(xiàn)象

這種現(xiàn)象是指在國(guó)內(nèi)的很多高校中，信息化相互之間不能實(shí)現(xiàn)信息共享，很多功能上不能關(guān)聯(lián)互助，很多信息之間不能互相交換，并且信息和很多業(yè)務(wù)流程、應(yīng)用之間出現(xiàn)了嚴(yán)重的脫節(jié)等，導(dǎo)致數(shù)字應(yīng)用系統(tǒng)不能完善的實(shí)現(xiàn)很多功能。這種情況就像很多相互獨(dú)立的島嶼，它們之間不能進(jìn)行流暢的信息溝通，彼此之間的業(yè)務(wù)不能實(shí)現(xiàn)很好的協(xié)同工作。這種“信息孤島”現(xiàn)象的出現(xiàn)主要是高校每個(gè)部門(mén)之間的業(yè)務(wù)基本不交叉導(dǎo)致的，高校里的信息系統(tǒng)建設(shè)基本都是分開(kāi)進(jìn)行的，信息資源之間的共享沒(méi)有能夠?qū)崿F(xiàn)校內(nèi)的水平，從而導(dǎo)致這種現(xiàn)象更加嚴(yán)重。這種現(xiàn)象的存在，使得高等院校的每個(gè)單位之間不能進(jìn)行實(shí)時(shí)的信息傳輸與共享，不能保證信息的一致性，從而導(dǎo)致了學(xué)校的很多管理決策嚴(yán)重失誤，也阻礙了信息化的有效提升。這些年，由于高等學(xué)校越來(lái)越趨向于數(shù)字化，每個(gè)高校也都開(kāi)始重視信息孤島現(xiàn)象，從而盡力避免。在高校的學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)建設(shè)中，由于這項(xiàng)工作出現(xiàn)的比較晚，信息孤島現(xiàn)象還是會(huì)存在，對(duì)于很多學(xué)生住宿中的常見(jiàn)問(wèn)題，例如住宿信息、房源信息等數(shù)據(jù)問(wèn)題不能及時(shí)更新，而這項(xiàng)工作也只是用于學(xué)生公寓管理部門(mén)內(nèi)部管理和決策，學(xué)校其他部門(mén)不能直接獲取數(shù)據(jù)，這就大大限制了學(xué)生公寓信息系統(tǒng)在學(xué)校管理和決策中需要發(fā)揮的作用。

3.2 設(shè)計(jì)的目標(biāo)與實(shí)際要求不相符

目前很多高校的學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)有盲目學(xué)習(xí)或照搬其他已有系統(tǒng)架構(gòu)的現(xiàn)象，這些高校忽略了自己學(xué)校本身的公寓管理需求，只是盲目地復(fù)制其他學(xué)校的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，這就導(dǎo)致了這些學(xué)校自身建設(shè)的系統(tǒng)不能滿(mǎn)足實(shí)際的需要，不能很好地解決自己學(xué)校的學(xué)生住宿問(wèn)題，導(dǎo)致需求與功能?chē)?yán)重不符，學(xué)生的體驗(yàn)性差，感受差。

3.3 決策支持能力不足

學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)應(yīng)該要提高管理和服務(wù)效率，除此之外，這個(gè)系統(tǒng)應(yīng)該作為決策支持系統(tǒng)存在，這個(gè)功能更為重要。在目前的學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)中，管理和服務(wù)工作的支持性功能比較重要，這個(gè)功能能夠?qū)崿F(xiàn)管理人員從繁重復(fù)雜的住宿數(shù)據(jù)計(jì)算中解放出來(lái)的作用，同時(shí)也可以讓管理者迅速、準(zhǔn)備的查詢(xún)房源和住宿等信息。但是，對(duì)學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)存儲(chǔ)的大量復(fù)雜信息，要想對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)管理和決策的支持是目前大部分高校學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)需要深入思考的問(wèn)題。

3.4 適應(yīng)性差，不能滿(mǎn)足變化的發(fā)展

高校學(xué)生公寓管理部門(mén)有其自身的特點(diǎn)，學(xué)生公寓內(nèi)一般基本沒(méi)有專(zhuān)職的信息系統(tǒng)建設(shè)或開(kāi)發(fā)技術(shù)力量支持，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)信息系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)的持續(xù)跟蹤，高校就必須要借助第三方的力量，在一次性資金投入之后，高?；静粫?huì)再進(jìn)行投入改變，這就帶來(lái)了很大的使用隱患。即便在一開(kāi)始建設(shè)時(shí)能夠非常好的適應(yīng)學(xué)校需求，但是隨著學(xué)生的不斷變化和各種情況的出現(xiàn)，這項(xiàng)系統(tǒng)需要進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整和創(chuàng)新，但是很多高校都沒(méi)有解決這一問(wèn)題，信息系統(tǒng)的架構(gòu)沒(méi)有及時(shí)做出調(diào)整，導(dǎo)致系統(tǒng)和實(shí)際之間出現(xiàn)了很多不匹配的地方。

4 公寓管理信息系統(tǒng)建設(shè)的解決方法和建議

4.1 在校園建設(shè)中加入數(shù)字化

學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)是高校數(shù)字化校園建設(shè)中非常重要的一部分，這個(gè)工作需要學(xué)校信息資源的整體規(guī)劃和管理，從而實(shí)現(xiàn)與學(xué)校其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)信息資源的集中規(guī)劃和管理。若是高校還沒(méi)有進(jìn)行學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)建設(shè)，那么在之后的建設(shè)過(guò)程中，就應(yīng)該推動(dòng)納入學(xué)校信息化建設(shè)整體體系，然后進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和設(shè)計(jì)。對(duì)于已建成的系統(tǒng)，需要采用統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái)來(lái)進(jìn)行完善的融入，從而實(shí)現(xiàn)信息共享和數(shù)據(jù)傳輸，消除信息孤島隱患。

4.2 重點(diǎn)關(guān)注整體系統(tǒng)需求分析工作

高校學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)是一種管理系統(tǒng)，它的開(kāi)發(fā)過(guò)程以及用到的方法必須符合要求，例如生命周期法的開(kāi)發(fā)方法就是得到了廣泛的應(yīng)用，它的開(kāi)發(fā)過(guò)程大致是開(kāi)發(fā)準(zhǔn)備工作等。由于當(dāng)前每個(gè)高校學(xué)生公寓管理內(nèi)容存在很大差異，因此根據(jù)自身的需求進(jìn)行需求分析之后，認(rèn)真撰寫(xiě)需求說(shuō)明書(shū)，然后分階段實(shí)現(xiàn)各部分的設(shè)計(jì)功能是非常有必要的，并且在建設(shè)的過(guò)程中需要不斷的細(xì)化，形成完整的結(jié)構(gòu)以及設(shè)計(jì)文件，從而更好地指導(dǎo)各個(gè)功能的實(shí)現(xiàn)。

4.3 加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理和決策支持工作能力

信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，管理信息系統(tǒng)中的人員要求也有了更高的要求，在系統(tǒng)中的信息處理能力和服務(wù)技術(shù)水平要進(jìn)行不斷的調(diào)整，加強(qiáng)對(duì)員工的技能考核和測(cè)試，要重視隊(duì)伍的優(yōu)化以及培訓(xùn)，不斷地完善體系和專(zhuān)業(yè)知識(shí)能力，從而不斷壯大員工隊(duì)伍。

4.4 重視系統(tǒng)持續(xù)更新建設(shè)和維護(hù)工作

這項(xiàng)系統(tǒng)是作為管理信息系統(tǒng)建設(shè)的，在建設(shè)時(shí)要重視系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)工作，建設(shè)過(guò)程應(yīng)是持續(xù)性的。并且要定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)價(jià)和反饋，檢測(cè)系統(tǒng)是否能夠滿(mǎn)足實(shí)際的需求，并且可以根據(jù)實(shí)際的需要不斷地調(diào)整和完善。必要的時(shí)候，可以完善這項(xiàng)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中的技術(shù)支持體系，尋找專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行指導(dǎo)。

5 展望

雖然目前許多高校已經(jīng)建立了學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)，但現(xiàn)階段的招生管理系統(tǒng)仍然存在著許多弊端，而且高校招生管理系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工程，在這一工程的建設(shè)當(dāng)中，相關(guān)工作人員應(yīng)該結(jié)合高校內(nèi)部各部門(mén)現(xiàn)有的管理系統(tǒng)，通過(guò)分析學(xué)校的實(shí)際需求，在此基礎(chǔ)上全面的統(tǒng)一設(shè)計(jì)。例如，在運(yùn)用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)基礎(chǔ)時(shí)，應(yīng)該在現(xiàn)有的系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行改造和重建，保證高校各部門(mén)的信息管理及統(tǒng)有著緊密的聯(lián)系。除此之外，要像實(shí)現(xiàn)高校辦公自動(dòng)化管理模式，首先應(yīng)該解決高校內(nèi)部存在的信息孤島問(wèn)題，保證內(nèi)部信息可以實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的聯(lián)系。最后，隨著現(xiàn)階段與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高效辦公決策系統(tǒng)的發(fā)展應(yīng)該以模型庫(kù)為基礎(chǔ)，首先解決半結(jié)構(gòu)化的決策問(wèn)題，將人工智能化技術(shù)應(yīng)用到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中?？偠灾捎诮?jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，現(xiàn)在信息技術(shù)也不斷更新?lián)Q代，因此，要想保證高校招生管理系統(tǒng)可以緊隨社會(huì)發(fā)展，就要時(shí)刻把我先進(jìn)技術(shù)的引入問(wèn)題，促進(jìn)高校信息化建設(shè)。

6 總結(jié)

學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為控制中心，使得高校學(xué)生公寓管理手段有了非常明顯的變化，同時(shí)也極大地促進(jìn)了學(xué)生公寓向管理網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。從而高校學(xué)生公寓管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了各子系統(tǒng)間信息的共享，擁有了更加高效的管理手段，為學(xué)生提供了非常大的方便，同時(shí)學(xué)生公寓也更加安全舒適，品質(zhì)更高，服務(wù)更全面，提升了管理理念的同時(shí)，轉(zhuǎn)變了工作方式，變化了服務(wù)流程，也使得管理方式更加創(chuàng)新高效。

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