我國電力單位憑證電子化的實(shí)施

郭駿 張靖 張功營 方銳 莊莉

摘要

近年來，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，在很多電力單位中，都在積極應(yīng)用憑證電子化，實(shí)施原始憑證電子化的創(chuàng)新發(fā)展，并在這方面做出了很多的嘗試與改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)了原始憑證電子化的四大功能，對電力單位的財(cái)務(wù)票據(jù)處理方式創(chuàng)新發(fā)展及其原始憑證智能化管理，具有重要的指導(dǎo)意義與應(yīng)用價(jià)值，對電力單位業(yè)務(wù)協(xié)同處理效率、會計(jì)基礎(chǔ)管理精益化能力的提升，發(fā)揮了主導(dǎo)性作用。

【關(guān)鍵詞】電力單位 原始憑證 電子化

1 實(shí)施背景

在會計(jì)核算中，原始憑證作為最基礎(chǔ)的資料，具有記錄企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動信息、反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要功能。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證中，形式具有多樣性，且數(shù)據(jù)量比較大，數(shù)據(jù)信息分布廣泛，而且因?yàn)槭鞘止ち鬓D(zhuǎn)，所以容易將原始憑證毀壞、丟失，很難保存原始憑證的安全性及其完整性。與此同時(shí)，在傳統(tǒng)的原始憑證中，無法實(shí)現(xiàn)其與信息系統(tǒng)的結(jié)合，導(dǎo)致內(nèi)部信息缺乏電子化歸檔，在原始憑證的在線審核、追溯等工作中，都是基本無法實(shí)現(xiàn)的，同時(shí)，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證中，電力單位各個(gè)部門之間的信息壁壘無法真正實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)的融合，嚴(yán)重影響了電力單位的工作效率。在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，通過原始憑證電子化，將原始憑證與信息系統(tǒng)結(jié)合起來，將其中的信息材料保存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，應(yīng)用于電力單位日常經(jīng)營與管理中，這已經(jīng)成為當(dāng)前電力單位發(fā)展的重要課題之一。目前，在我國電力單位中長期發(fā)展中，很多企業(yè)都在積極推進(jìn)原始憑證電子化的應(yīng)用，對于內(nèi)部管理集約化水平的增強(qiáng)，具有積極的意義。構(gòu)建綜合性、統(tǒng)一性的信息建設(shè)平臺，有效融合財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化發(fā)展，勢在必行。

2 實(shí)施目標(biāo)

在電力單位實(shí)現(xiàn)原始憑證電子化中，其主要目標(biāo)為：在當(dāng)前一體化財(cái)務(wù)信息管理平臺中，以經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為主要過程導(dǎo)線，將規(guī)范原始憑證、記賬憑證為重要工作，并構(gòu)建ERP系統(tǒng)，在掃描外部原始憑證中，實(shí)現(xiàn)電子化與規(guī)范化，可以有效收集、處理內(nèi)部憑證信息，提升信息化管理水平，傳遞智能化管理模式，有助于內(nèi)部業(yè)務(wù)的融合與一體化發(fā)展。

3 實(shí)施內(nèi)容

在電網(wǎng)單位發(fā)展中積極實(shí)施原始憑證電子化，產(chǎn)生了四大功能應(yīng)用，具體概述如下：

3.1 發(fā)票自助處理中心功能

在ERP信息系統(tǒng)中，研發(fā)出發(fā)票自助處理中心，實(shí)現(xiàn)了電力單位發(fā)票的自助化與智能化發(fā)展，讓發(fā)票信息智能錄入，實(shí)現(xiàn)驗(yàn)審業(yè)務(wù)雙向協(xié)同，這已經(jīng)成為一種新的管理模式。首先，是“一鍵式”登錄模式的實(shí)現(xiàn)，針對電力單位物資采購業(yè)務(wù)，通過研發(fā)與應(yīng)用自助登錄門戶，在納稅人識別號、智能初始密鑰的輔助下，供應(yīng)商可以登錄到自助功能模塊中。其次，對于發(fā)票信息歸檔實(shí)現(xiàn)了智能掃描，主要掃描技術(shù)為OCR，這種掃描技術(shù)主要是針對發(fā)票信息進(jìn)行識別，且準(zhǔn)確率與識別率接近100%。最后，通過該系統(tǒng)還可以達(dá)成歷史追溯查詢，對于已經(jīng)過賬發(fā)票信息，進(jìn)行歷史查詢，搜索整個(gè)過程的歷史信息，可以動態(tài)監(jiān)測供應(yīng)商發(fā)票的關(guān)鍵信息，查閱發(fā)票各級的審批內(nèi)容及其主要信息。另外，在自助系統(tǒng)引入之后，對審批狀態(tài)可以進(jìn)行自助查詢，比如說，那些已經(jīng)完成上傳，但是還沒有進(jìn)行審核的原始憑證，可以自助查詢，并關(guān)注最新的審批狀態(tài)，了解并分析審批意見。而且如果審核失敗，在自助系統(tǒng)中，可以駁回反饋意見，供應(yīng)商可以通過反饋信息，明確審核意見，對自身工作進(jìn)行改進(jìn)。在自助系統(tǒng)登錄中，為了提高信息的安全性，執(zhí)行了登陸密鑰維護(hù)，通過智能密鑰，對系統(tǒng)的安全性進(jìn)行全面維護(hù)。

3.2 在線可視化審批功能

將規(guī)則引擎應(yīng)用于電力單位的原始憑證電子化中，可以充分實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的在線可視化操作與審批。在平臺中，可以將數(shù)據(jù)信息自動傳遞，分別傳輸?shù)讲煌瑢徟块T的工作內(nèi)容中，通過自動分別發(fā)送與傳遞。對信息審批效率的提升，具有積極的意義。

（1）在信息的可視化在線審批過程中，操作者可以追溯信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，確保其與原始憑證信息的一致性。

（2）在原始憑證電子化的數(shù)據(jù)在線可視化審批中，通過各級審批工作，可以將信息進(jìn)行層層遞進(jìn)，傳播到相關(guān)的審批單位，實(shí)現(xiàn)逐級審核，將審核部門的功能充分發(fā)揮出來。

（3）是審批定制流轉(zhuǎn)的實(shí)現(xiàn)。結(jié)合具體的實(shí)際情況，針對原始憑證審批，在各級審批工作完成之后，對于存在爭議性的文件，可以直接退回。另外，在發(fā)票過賬方面，通過平臺完成智能派工，結(jié)合不同審批部門的工作情況，財(cái)務(wù)經(jīng)理可以自助登錄并分發(fā)審批任務(wù)，與各個(gè)部門的原始憑證信息結(jié)合起來

3.3 批量自動過賬與清賬功能

在開發(fā)電力單位ERP系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了批量自動過賬，通過系統(tǒng)審核原始憑證信息，完成批量清賬，有效減少財(cái)務(wù)工作者的壓力，幫助其更快地完成工作。

（1）是發(fā)票校驗(yàn)批量自動過賬的實(shí)現(xiàn)，通過該智能系統(tǒng)，可以各個(gè)崗位中分發(fā)自動審核的工作任務(wù)，同時(shí)，對收貨信息進(jìn)行驗(yàn)收與審核，保證其與發(fā)票信息具有明確的一致性，針對存在爭議性的發(fā)票，可以直接退回，在傳統(tǒng)的原始憑證工作中，財(cái)務(wù)工作者需要多次審核信息，不利于工作效率的提升。

（2）以供應(yīng)商往來為主要出發(fā)點(diǎn)，完成自動清賬。通過發(fā)票校對與檢驗(yàn)工作，自動審核供應(yīng)商來往信息與發(fā)票情況，對于已經(jīng)完成工作的供應(yīng)商往來，直接清賬。

（3）在發(fā)票認(rèn)證中，完成智能校對與檢驗(yàn)，確保在線認(rèn)證的真實(shí)性與科學(xué)性，避免出現(xiàn)其他突發(fā)性事件，影響平臺系統(tǒng)的安全性。

3.4 數(shù)據(jù)存儲與讀取功能

通過信息技術(shù)，對ERP系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，在其中創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫存儲，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，同時(shí)完成對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)，有助于存儲各種影像數(shù)據(jù)。全面建設(shè)雙向傳輸接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的一體化發(fā)展。首先，對于原始憑證識別信息，可以進(jìn)行臨時(shí)存儲，通過插件方傳輸?shù)南嚓P(guān)信息，可以將其暫時(shí)性地存儲在ERP系統(tǒng)中，同時(shí)標(biāo)注出相應(yīng)編碼，對于后期業(yè)務(wù)操作的不良影響比較小。其次，是臨時(shí)存儲原始憑證影像信息，通過ERP系統(tǒng)，可以全面獲取影像信息，并應(yīng)用二進(jìn)制方式，將信息暫時(shí)性存儲在影像信息臨時(shí)表當(dāng)中，在進(jìn)行掃描時(shí)，這些數(shù)據(jù)信息可以實(shí)時(shí)更新，還可以完成實(shí)時(shí)查詢。

4 總結(jié)

針對電力單位的原始憑證電子化發(fā)展，在上述的主要工作內(nèi)容中，通過四大功能模塊的建設(shè)，有助于降低財(cái)務(wù)工作壓力，推進(jìn)現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理工作的一體化、自動化、智能化發(fā)展。同時(shí)，有效提升財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)的工作效率，促進(jìn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化融合。在智能化建設(shè)中，原始憑證電子化具有良好的應(yīng)用前景。

參考文獻(xiàn)

[1]李金.電網(wǎng)企業(yè)推行原始憑證電子化的創(chuàng)新與實(shí)踐[A].軟實(shí)力與現(xiàn)代化管理實(shí)踐——2015全國電力行業(yè)企業(yè)管理創(chuàng)新論文大賽獲獎(jiǎng)?wù)撐腫C].中國電力企業(yè)管理，2015：2.

[2]韓海文，范靚靚，張旭輝.電網(wǎng)企業(yè)推行原始憑證電子化的創(chuàng)新與實(shí)踐[J].商業(yè)會計(jì)，2015（17）：126-127.

[3]鄭瑩瑩.縣供電公司原始憑證電子化應(yīng)用研究及成效[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2015（03）：233+235.