室藏檔案數(shù)字化存在的問題及對策

張寧

摘要：當前，各級國家綜合檔案館都在實施館藏檔案數(shù)字化工程，部分檔案館已經(jīng)實現(xiàn)了館藏檔案數(shù)字化率100%的目標。但很多基層立檔單位的檔案數(shù)字化工作剛起步，還存在一些問題，解決好立檔單位室藏檔案數(shù)字化問題，是當前檔案行政管理部門的重要任務(wù)，也是實現(xiàn)“館室一體化”的重要前提。

關(guān)鍵詞：室藏檔案檔案數(shù)字化檔案管理

2013年10月，國家檔案局提出在15年內(nèi)全面實現(xiàn)“存量數(shù)字化，增量電子化”戰(zhàn)略目標。在“存量數(shù)字化”方面，幾乎所有國家綜合檔案館都已經(jīng)部署實施，但作為國家檔案資源體系基礎(chǔ)的基層單位檔案室，檔案數(shù)字化工作還剛起步，在實施過程中還存在一些亟待解決的問題，需研究相應(yīng)的對策。

一、室藏檔案數(shù)字化存在的主要問題及原因分析

（一）對室藏檔案數(shù)字化工作認識不夠，造成室藏檔案數(shù)字化進展緩慢

一是，地方檔案行政主管部門對開展室藏檔案數(shù)字化工作積極性不高。目前，地方檔案行政主管部門把重點放在了館藏檔案數(shù)字化工作上，對室藏檔案數(shù)字化的推進力度不夠，缺少統(tǒng)一規(guī)劃和政策支持。二是，基層檔案部門室藏檔案數(shù)字化積極性不高。在基層檔案部門，因室藏檔案數(shù)量相對較少，服務(wù)對象固定，且檔案查閱利用率不高，采用傳統(tǒng)的管理模式仍然能夠應(yīng)對，因此，基層檔案部門并沒有太多開展室藏檔案數(shù)字化工作的積極性。三是，基層檔案部門存在畏難情緒。開展檔案數(shù)字化工作需要一定的人力、物力支持，一些重要的業(yè)務(wù)部門，如人力社保局、民政局等單位，年產(chǎn)生檔案數(shù)量達20-30萬頁，且累積數(shù)量較多，數(shù)字化工作需要大量的人力物力投入。

（二）檔案數(shù)字化協(xié)調(diào)機制不夠健全，造成檔案數(shù)字化進度不統(tǒng)一、內(nèi)容不規(guī)范

第一，各級國家綜合檔案館都制定了明確的數(shù)字化任務(wù)和實施步驟，但基層檔案室卻缺少這么明確的要求，這是導(dǎo)致館、室藏檔案數(shù)字化進度不統(tǒng)一的主要原因。第二，館、室藏檔案數(shù)字化目標不統(tǒng)一，部分自行開展室藏檔案數(shù)字化的單位，其工作對象主要是日常業(yè)務(wù)檔案，如工商、房管、人才等檔案，需要移交進館的具有永久、長期保管期限的檔案卻沒有進行數(shù)字化。第三，由于沒有統(tǒng)一的檔案數(shù)字化協(xié)調(diào)機制，導(dǎo)致室藏數(shù)字化標準規(guī)范與有關(guān)的業(yè)務(wù)要求不一致。在開展室藏檔案數(shù)字化過程中，難免會遇到檔號項設(shè)置不規(guī)范，案卷級和文件級條目錄入不完善等業(yè)務(wù)問題，造成檔案數(shù)字化工作“兩張皮”現(xiàn)象，基層單位數(shù)字化成果難以與檔案館有效對接。

（三）檔案信息安全存在隱患，造成基層單位檔案保管部門顧慮較多

在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案實體安全較容易掌控。但經(jīng)過數(shù)字化后，由于電子檔案的易復(fù)制和易修改等特性，使檔案管理控制難度加大。特別是部分單位存在檔案工作人員變動頻繁、檔案庫房安全措施不到位等問題，檔案信息外泄風(fēng)險加大。此外，由于電子檔案對存儲硬件的依賴較為嚴重，如果存儲設(shè)備性能不穩(wěn)定，則易造成數(shù)據(jù)信息的丟失，軟件系統(tǒng)也容易遭到木馬或其他病毒的破壞，使檔案信息面臨被竊取、篡改、泄露的風(fēng)險。

（四）檔案信息化人才隊伍建設(shè)力度不夠，造成檔案數(shù)字化人力資源成本倍增

目前，基層單位檔案信息化人才隊伍建設(shè)情況不容樂觀。一是，檔案員更換頻繁，培訓(xùn)壓力大。以筆者所在地區(qū)為例，全區(qū)共有基層立檔單位100余家，每年更換檔案員20余個，檔案行政管理部門不僅要對新檔案員進行檔案現(xiàn)代化管理培訓(xùn)，在開展室藏檔案數(shù)字化過程中還需多次進行實地指導(dǎo)，人力資源占用較多。二是，檔案信息化知識儲備不足，難以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需求。據(jù)統(tǒng)計，目前基層單位專職檔案員比例不足50%，專職檔案員中45歲以上的占80%左右，專、兼職檔案員對檔案信息化建設(shè)存在畏難情緒，檔案信息化隊伍建設(shè)及培訓(xùn)力度等方面還需加強。

二、解決室藏檔案數(shù)字化問題的應(yīng)對策略

（一）開展試點，以點帶面，提高立檔單位對室藏檔案數(shù)字化的認識

提高對室藏檔案數(shù)字化工作的認識，必須轉(zhuǎn)變思想，通過示范帶動，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化帶來的便捷與高效。以筆者所在地區(qū)為例，2014年，區(qū)檔案局將兩個鎮(zhèn)檔案室作為檔案數(shù)字化試點，開展了基層檔案數(shù)字化工作。兩個鎮(zhèn)檔案室共計掃描檔案6800余卷/件，3.4萬頁，在村委換屆、村干部補貼發(fā)放和黨員管理等實際工作中實現(xiàn)了檔案快速查閱服務(wù)，實現(xiàn)了不進庫房即可查閱檔案目錄及原文，查閱速度大幅提高，一改過去“鉆進檔案庫房查檔案”的低效查閱方式。在試點單位的帶動下，在區(qū)檔案行政管理部門的組織引導(dǎo)下，2016年，全區(qū)完成了剩余16個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道的檔案數(shù)字化工作，基層單位數(shù)字化總量達到40.6萬頁，291GB。

（二）任務(wù)明確，標準統(tǒng)一，確保室藏檔案數(shù)字化成果共建共享

開展室藏檔案數(shù)字化工作，需遵循“統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施、資源共享、確保安全”原則，體現(xiàn)“三個統(tǒng)一”的要求。即統(tǒng)一業(yè)務(wù)標準，用檔案信息化建設(shè)標準重新審視現(xiàn)行的檔案業(yè)務(wù)流程，將檔案數(shù)字化思想深入到文件材料形成、收集、鑒定、整理、保管、利用等多個環(huán)節(jié)，確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范與數(shù)字化建設(shè)相輔相成、互相促進；統(tǒng)一操作平臺，采用統(tǒng)一的檔案管理平臺或規(guī)范的檔案管理軟件，從網(wǎng)絡(luò)和終端配套、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、安全策略、數(shù)據(jù)遷移等方面協(xié)調(diào)一致，確保數(shù)字化成果能夠?qū)崿F(xiàn)共建共享；統(tǒng)一管理制度，制定并認真落實基層檔案數(shù)字化規(guī)范，優(yōu)化工作流程，確保室藏檔案數(shù)字化成果的真實性、可用性和規(guī)范性，確保檔案數(shù)字化成果能夠與檔案館無縫對接，實現(xiàn)共建共享。以筆者所在地區(qū)為例，檔案行政管理部門把基層單位室藏檔案數(shù)字化工作列入了“十三五”規(guī)劃，提出了“基層單位室藏檔案實體與數(shù)字化副本同時進館”的硬目標，制定并完善了《基層檔案室數(shù)字化技術(shù)標準》《檔案數(shù)字化工作安全保密制度》等規(guī)范。通過一系列措施的實施，明確了室藏檔案數(shù)字化責任與目標，為實現(xiàn)“館室一體化”奠定了基礎(chǔ)。

（三）強化監(jiān)督，狠抓管理，確保檔案數(shù)字化成果應(yīng)用平臺的運行安全

首先，對于重要的檔案信息資料以及數(shù)據(jù)文件，應(yīng)該進行多次備份處理，并置于不同的存儲設(shè)備或者數(shù)據(jù)庫之中進行保存。如，基層單位辦公電腦保存一份，移動硬盤備份一份，刻錄光盤一份，移交檔案館備份一份。其次，對于檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境應(yīng)該進行凈化處理，通過安裝安全防護軟件，并設(shè)置好防火墻的訪問設(shè)置等措施，避免由于病毒或者是木馬程序造成數(shù)據(jù)庫的破壞。第三，對于涉密文件進行解密處理，如未到解密期限，應(yīng)按照保密規(guī)定單獨進行掃描與存儲，避免泄密事故的發(fā)生。

（四）轉(zhuǎn)變思想，開拓創(chuàng)新，建立適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的檔案人才培養(yǎng)機制

當前，檔案管理正由傳統(tǒng)紙質(zhì)材料向檔案信息管理轉(zhuǎn)變，檔案工作人員必須加強學(xué)習(xí)，更新專業(yè)知識。一是，要有針對性的吸納專業(yè)型的人才充實到檔案隊伍中來，如掌握計算機軟、硬件技術(shù)或數(shù)字通訊技術(shù)的檔案管理人才。二是，提高現(xiàn)有檔案工作人員的信息化知識水平，通過參加電子檔案管理、計算機技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，解決人才缺乏的現(xiàn)狀。三是，豐富學(xué)習(xí)途徑，利用互聯(lián)網(wǎng)、移動終端等現(xiàn)代化手段，積極開展檔案信息化數(shù)字化培訓(xùn)、研討與交流，為基層檔案工作者提供便捷的學(xué)習(xí)渠道。

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