基于辦公自動化中的計算機技術應用

謝楊洋

摘要

隨著我國信息時代的不斷深入，越來越多的行業(yè)也開始涉足于信息技術領域，從而促進各行業(yè)在市場競爭力的有效提升，辦公自動化便應運而生，計算機技術在辦公自動化的應用也有效的提升了企業(yè)的工作效率?；诖?，本文就辦公自動化中計算機技術的應用進行詳細的分析，并對其中存在的問題提出針對性的措施。

【關鍵詞】辦公自動化 計算機技術 措施

計算機技術在我們日常的生活中無處不在，并占據(jù)著重要的地位，而辦公自動化中融入計算機技術，可以有效的處理工作中遇到的各種業(yè)務問題，從而使問題的處理可以得心應手，促進工作效率的提升。

1 辦公自動化的概念

辦公自動化，即企業(yè)人員對計算機技術加以利用，進而完成企業(yè)的業(yè)務工作，在處理企業(yè)相關數(shù)據(jù)的同時，要以互聯(lián)網(wǎng)技術和信息管理技術為基礎，進而實現(xiàn)企業(yè)所需信息的提取、處理、加工及存儲的過程，而在整個辦公過程中，負責操作的人員只需對機器進行操作，而工作內容的處理還要依靠計算機來完成，故稱為辦公自動化。

2 辦公自動化中的計算機技術應用的意義

員工在辦公的過程中，因為計算機技術的應用，進而簡化了辦公方式，從而節(jié)省了辦公時間。再加上信息時代發(fā)展的步伐日益加快，從而為員工之間、部門之間以及員工與部門之間的交流提供了便利條件，最終大大提高了企業(yè)的工作效率。此外，因為企業(yè)在應用計算機技術的同時，也意味著企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化模式的辦公，這樣可以減少辦公用紙的資金投入，實現(xiàn)企業(yè)成本最低化的發(fā)展目標。

另外，在計算機技術為得到廣泛應用之前，企業(yè)工作人員之間、部門之間的交流常會因為時間、所處環(huán)境以及工作內容等因素的限制，而變得困難，一些企業(yè)還制定了相關的流程，從而為企業(yè)的管理工作提供便利條件。以往的企業(yè)管理中，隸屬不同部門之間的工作人員很難進行有效的交流，或者在交流的過程中耗費大量的時間和人力資源，并且所取得的效果也是差強人意，而計算機技術的應用，恰到好處的解決了這一問題，各部門之間的工作人員通過企業(yè)內部的網(wǎng)絡實現(xiàn)有效的交流，而企業(yè)與外部之間的交流也變得更加得心應手，改變了傳統(tǒng)受時間、工作環(huán)境以及工作內容影響的模式，視頻通話、微信群聊等方式，將企業(yè)內部的工作人員緊密的聯(lián)系在一起。

3 辦公自動化中的計算機技術應用的現(xiàn)狀

計算機技術已經(jīng)滲透到日常辦公的各個領域，比如在企業(yè)日常編排文件時，通常會應用到Word文檔，進而提升了企業(yè)所需文件的打印和復印工作的效率，將企業(yè)員工的檔案信息以及企業(yè)內部的資料利用Word文檔進行排版和編輯，方便企業(yè)員工隨時查找。而Excel可以為企業(yè)制作數(shù)據(jù)表格信息提供有利資源，從而有效的實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化，任何一家企業(yè)的員工基本信息量是很大的，而Excel表格制作工具的透視表功能，可以有效的提取企業(yè)重要的數(shù)據(jù)，并對其進行整理和分析。與此同時，視頻會議也是辦公自動化中計算機技術應用的最佳表現(xiàn)形式，它打破了傳統(tǒng)的會議模式，實現(xiàn)了無需到場，就可以直接參與企業(yè)重大決策的形式，還打破常規(guī)，一個人可以身兼數(shù)職，參加不同的會議，在節(jié)省時間和金錢的同時，也促進辦公效率的提升。

4 辦公自動化中的計算機技術應用的特征

4.1 為邏輯結構的正常運行提供安全保障

通常情況下，在辦公的過程中難免會遇到數(shù)據(jù)庫信息到處不全的現(xiàn)象，更有甚者，會出現(xiàn)亂碼，進而嚴重的影響到工作的效率。造成這種現(xiàn)象的原因在于當數(shù)據(jù)庫和所應用的軟件同時運行時，自身的邏輯思維受到相互之間的干擾，從而致使數(shù)據(jù)紊亂的現(xiàn)象發(fā)生。而計算機技術的應用在處理這一問題時恰到好處，因為其自身的邏輯結構較強，并可以有效的區(qū)分數(shù)據(jù)庫和所應用的軟件，所以當二者同時運行時也不會造成干擾現(xiàn)象的發(fā)生，進而為數(shù)據(jù)庫的完整性提供安全保障機制。

4.2 為數(shù)據(jù)庫的及時更新提供保障

企業(yè)在進行辦公時，數(shù)據(jù)庫是一項必不可少的資源，只有保證數(shù)據(jù)庫的完整，才能為工作的質量奠定良好的物質基礎。由此可見，數(shù)據(jù)庫的完整性在企業(yè)日常工作中的重要性。而在實際的工作中，同一員工是無法在不同的辦公設備重復登錄數(shù)據(jù)庫，可以有效的保證數(shù)據(jù)庫的及時更新，使辦公的效率達到理想化。

5 促進辦公自動化中的計算機技術應用效率提升的措施

5.1 加強對辦公自動化中計算機技術應用的重視力度

造成我國計算機技術投入水平相對較低的現(xiàn)象有諸多的影響因素，包括投入的成本、相關的技術人員嚴重不足以及無法有效的落實工作人員的培訓機制等因素。面對這些問題的接踵而至，首先要解決的，就是加強相關工作人員專業(yè)素質的培訓機制，而這些問題得以解決，也需要相關領導的重視以及政策上的支持，要加強計算機技術在辦公自動化的應用，并在企業(yè)內部推行其廣泛使用，對在辦公自動化上的投入給予肯定和鼓勵，進而進一步的完善企業(yè)辦公自動化的體系。

5.2 以自身的情況為依據(jù)選擇適合的辦公軟件

就目前辦公軟件的研發(fā)情況來看，國外的發(fā)展比較樂觀，但是其成本的投入?yún)s讓國內的多家企業(yè)望而卻步。因為國內外的發(fā)展情況不同，從而也導致了很多影響的因素也略有不同，但是軟件運行的環(huán)境、外在影響因素都是一樣的，國內的使用的時候，可能會受到限制，從而導致應用起來取得的效果也無法盡如人意。由此可見，企業(yè)在選擇所應用的軟件時，需要多角度的考慮，并進行反復的測試，加強國內環(huán)境的考量工作，尋找行之有效的辦公手段。

5.3 加強與高校之間的合作

我國早在改革開放時期就提出了這樣的思想，“科學技術是第一生產(chǎn)力”，直到今日，這句話仍然發(fā)揮了不可逾越的功效，而企業(yè)的發(fā)展也同樣如此，要想提升運用的技術手段，就要在根本上實現(xiàn)技術的培養(yǎng)和創(chuàng)新，而加強校企合作，就是解決這一問題的最佳途徑，而這一方案的實施，達到了互惠互利的效果。高校利用自身的資源優(yōu)勢，為企業(yè)提供技術上的支持，加強員工的計算機技術的培訓，而企業(yè)也可以讓員工擁有更多接受培訓的機會，同時也為高校的畢業(yè)生就業(yè)提供了更多的選擇機會。而高校的科技研發(fā)成果在企業(yè)中得以實踐，從而為科研的內容提供應用的機會。

5.4 促進計算機工作人員專業(yè)素質的提升

任何一項技術都是隨著時代的進步而發(fā)展的，計算機技術也同樣如此。然而，如今我國計算機工作人員的專業(yè)素質良莠不齊，有些工作人員的計算機技術應用嫻熟，而有些連最基本的理論知識都無法掌握，何談實踐應用。這樣的現(xiàn)象就是影響辦公效率的關鍵因素，而解決問題的關鍵，就是加強重視計算機人才的培養(yǎng)，從而為企業(yè)的正常工作提供技術上的支持。

在重視對企業(yè)內部員工的培訓的同時，也要加強外來人才的引進工作。比如在校企合作的過程中，可以安排一些應屆的畢業(yè)生深入企業(yè)一線在崗實習，企業(yè)領導在學生實習的階段，對學生實習時的表現(xiàn)進行觀察，在觀察的同時，也可以觀摩學習，對表現(xiàn)好的學生給在企業(yè)就業(yè)的機會，這樣做在為企業(yè)引進人才的同時，也提升了企業(yè)計算機應用的水平。而針對熟練掌握計算機技術的工作人員，企業(yè)也要繼續(xù)加強其技術的培訓工作，給予計算機技術的學習機會，讓員工充分的感受到在企業(yè)的存在感，與此同時，企業(yè)還可以安排一些資歷深、能力強、專業(yè)素質硬的優(yōu)秀員工與企業(yè)員工進行交流，在交流的過程中，加強員工對自我的認知能力，這樣的做法可以促進企業(yè)員工充分的掌握計算機技術的理論知識與實踐能力，在提升企業(yè)計算機技術整體水平的同時，也可以促進企業(yè)員工的工作熱情。

6 辦公自動化的發(fā)展前景

要想使自動化社會的發(fā)展目標得以實現(xiàn)，就要加強計算機技術的推廣和應用，目前來看，我國的計算機技術的發(fā)展情況較為樂觀，在未來，計算機技術會由傳統(tǒng)的信息處理，延伸為知識的處理，以往用來存儲數(shù)據(jù)信息的數(shù)據(jù)庫，取而代之的是新興的知識庫，計算機技術的不斷提升，讓辦公自動化向網(wǎng)絡化和技術化的方向發(fā)展，并深入到社會的各行各業(yè)，未來的計算機技術一定是更具人性化和大眾化，并實現(xiàn)全面的智能化辦公。

7 結束語

綜上所述，隨著社會發(fā)展的步伐不斷加快，企業(yè)也要緊跟時代的發(fā)展速度，為了與現(xiàn)代化的社會需求相適應，從而也為企業(yè)的發(fā)展提出了更加嚴格的要求，要朝著辦公自動化的方向發(fā)展。但隨之而來的而是越來越多的辦公事務，而計算機的出現(xiàn)恰到好處的解決了這一問題，在對辦公自動化中計算機技術的應用進行詳細的分析，并就其存在的問題提出了行而有效的解決措施，進而更有效的促進計算機技術的發(fā)展。

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