探究信息化技術(shù)在行政辦公中的應(yīng)用

吳 知

（江蘇護(hù)理職業(yè)學(xué)院 江蘇淮安 223001）

引言

世界的發(fā)展變動(dòng)節(jié)點(diǎn)實(shí)際上都是以變動(dòng)傳統(tǒng)行為和物質(zhì)的基本模式為特征，而信息化技術(shù)就是現(xiàn)代社會(huì)中變動(dòng)特征最為明顯的技術(shù)發(fā)展分類。以行政辦公為例，其工作中涉及到的信息整合、指令下發(fā)、檔案調(diào)動(dòng)等內(nèi)容在常規(guī)工作流程的狀態(tài)下，體現(xiàn)為實(shí)體工作、文本記錄、口頭傳達(dá)等行為模式。[1]

一、行政辦公系統(tǒng)評(píng)價(jià)體系的構(gòu)成

1.完善綜合評(píng)價(jià)方法。一是加大對(duì)企業(yè)行政辦公系統(tǒng)“一致性、高效性、有效性、安全性” 建設(shè)的支持力度和推進(jìn)程度的評(píng)價(jià)。二是在評(píng)價(jià)指標(biāo)設(shè)置、權(quán)重分配中充分考慮任務(wù)承擔(dān)工作量和完成質(zhì)量等因素，引導(dǎo)行政辦公系統(tǒng)將工作重心轉(zhuǎn)變到建立能力、完成任務(wù)上來(lái)。 三是充分量化指標(biāo)，避免模糊性表達(dá)及指標(biāo)設(shè)定，以便各業(yè)務(wù)條線在推行及自檢過(guò)程中有據(jù)可依。 四是嘗試在部分條線推廣交叉復(fù)核機(jī)制的運(yùn)用，在評(píng)價(jià)過(guò)程中促進(jìn)行政辦公業(yè)務(wù)條線相互學(xué)習(xí)和借鑒。（2）優(yōu)化綜合評(píng)價(jià)結(jié)構(gòu)在綜合評(píng)價(jià)的整體框架內(nèi)，簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)條線評(píng)價(jià)維度，優(yōu)化條線設(shè)置，針對(duì)企業(yè)職能設(shè)置的實(shí)際情況，設(shè)置類似督辦工作、接待辦會(huì)、信訪工作、公文管理、檔案工作、外事工作、信息工作、保密工作、值班工作、治安保衛(wèi)、公務(wù)用車等多個(gè)行政辦公業(yè)務(wù)條線。[2]

二、目前信息化技術(shù)在行政辦公應(yīng)用中的問(wèn)題

1.信息的防護(hù)水平低

由于科技的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了有效的刺激，網(wǎng)絡(luò)早已走進(jìn)了千家萬(wàn)戶，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)范化的難度大幅度增加。在信息辦公環(huán)節(jié)，非法分子借助行政機(jī)關(guān)信息辦公中存在的漏洞，盜取或篡改有關(guān)資料，導(dǎo)致行政辦公系統(tǒng)無(wú)法正常運(yùn)行以及資料丟失等風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。此為目前信息化辦公環(huán)節(jié)內(nèi)亟待解決的主要問(wèn)題。就目前形勢(shì)而言，國(guó)內(nèi)行政辦公的信息化建設(shè)依舊存在許多的不足，對(duì)于信息化建設(shè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的安全問(wèn)題，并未給予合理的應(yīng)對(duì)與預(yù)防措施，對(duì)于信息安全的防護(hù)不夠重視。行政單位在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的構(gòu)建環(huán)節(jié)內(nèi)，因?yàn)榧夹g(shù)的缺失與投入的精力較少，并未配備相應(yīng)的防護(hù)機(jī)制與技術(shù)保障機(jī)制。[3]

2.行政機(jī)關(guān)獲取信息渠道較少

在獲取信息渠道方面較缺乏主要體現(xiàn)在政府的網(wǎng)站上，現(xiàn)階段有60%的政府網(wǎng)站上的信息內(nèi)容都是有限的，特別是在一些開發(fā)較落后的地區(qū)基本就是將政府中的公函展示在行政辦公的網(wǎng)站中，其主要的原因是我國(guó)政府對(duì)信息資源的開發(fā)力度不夠，進(jìn)而無(wú)法對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)一步處理而展示給民眾。除此之外，還有些政府網(wǎng)站中形同虛設(shè)，個(gè)別網(wǎng)站還存在著實(shí)質(zhì)性內(nèi)容不多而商業(yè)性廣告占據(jù)了大篇幅的現(xiàn)象，同時(shí)還存在著網(wǎng)站中的分欄點(diǎn)擊后根本沒有任何內(nèi)容。總之，我國(guó)行政機(jī)關(guān)需要加大力度來(lái)獲取信息，對(duì)行政信息資源進(jìn)行有效整合。

3.對(duì)信息化技術(shù)的認(rèn)知存在問(wèn)題

各政府機(jī)構(gòu)對(duì)辦公的信息化建設(shè)不夠重視，對(duì)信息化的行政處置方式不夠了解。信息化的辦公形式，讓行政辦公的效果必須做出改善，辦公環(huán)節(jié)必須變得更為透明化與標(biāo)準(zhǔn)化，此為行政機(jī)構(gòu)與各階層工作者反對(duì)與不重視信息化建設(shè)的重要因素。信息化建設(shè)提高了對(duì)行政人員的監(jiān)管力度，讓他們必須提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，導(dǎo)致隨著辦公透明程度的不斷加深，行政工作者的權(quán)力也受到了一定的約束。信息化行政網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建能夠促使國(guó)內(nèi)行政辦公的合理化與標(biāo)準(zhǔn)化，從根本上提高國(guó)內(nèi)行政體制建設(shè)與辦公效率。有些行政工作者僅重視自己的利益，卻忽視了國(guó)家的利益。

三、改善國(guó)內(nèi)行政辦公信息化建設(shè)的有效措施

1.強(qiáng)化對(duì)行政信息的保護(hù)力度

強(qiáng)化對(duì)行政信息的保護(hù)力度方面，可以從強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)防護(hù)技術(shù)和安全技術(shù)這兩個(gè)層面做出努力，并在這個(gè)前提下，構(gòu)建健全的應(yīng)急中心。如此就能降低政府信息被盜和篡改的可能，從而在某種水平上將信息泄露的危害控制在最小水平。此外，針對(duì)政府內(nèi)的局域網(wǎng)包含的信息應(yīng)當(dāng)給予充分的重視，因?yàn)檫@些信息在聯(lián)網(wǎng)之后，才會(huì)實(shí)現(xiàn)資源共享，如此在聯(lián)網(wǎng)之后就會(huì)面臨被黑客攻擊的風(fēng)險(xiǎn)，所以在日常辦公的環(huán)節(jié)內(nèi)，應(yīng)當(dāng)指派相關(guān)的計(jì)算機(jī)專家對(duì)政府內(nèi)部的計(jì)算機(jī)做好防護(hù)工作。

2.對(duì)行政信息資源進(jìn)行有效整合

為了更好的對(duì)行政信息資源進(jìn)行整合，首先要加大政府信息資源的開放力度，向民眾公開行政辦公的流程以及每個(gè)對(duì)應(yīng)部門的職責(zé)，進(jìn)而能夠保證行政辦公的公開化與透明化，進(jìn)而使得政府信息能夠發(fā)揮出其存在的價(jià)值，有效促進(jìn)了政府的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，還需要將地方政府的行政信息的關(guān)閉形式進(jìn)行改善，加強(qiáng)對(duì)信息資源的開發(fā)力度以確保對(duì)政府信息資源庫(kù)更好的整合。加強(qiáng)行政辦公的通信設(shè)備，為我國(guó)行政辦公信息化提供有利的根底。

3.提高相關(guān)人員職業(yè)素養(yǎng)

為提升行政辦公人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力，政府機(jī)關(guān)必須通過(guò)多種方法在提升人才保障方面努力。常用的方法有社會(huì)招聘、考試等，此外還可以通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)、激勵(lì)等利好制度來(lái)維護(hù)當(dāng)前的專業(yè)人才。針對(duì)工作培訓(xùn)的內(nèi)容，切入點(diǎn)可以是行政辦公信息化技術(shù)、知識(shí)與職業(yè)道德等不同內(nèi)容，目的在于提高當(dāng)前在職人員的綜合素質(zhì)，有效提高行政辦公的辦事效率。由此可見，由于當(dāng)前計(jì)算機(jī)科技與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，迫使行政辦公人員不得不快速提高個(gè)人的工作能力。此外，行政機(jī)關(guān)可以建立對(duì)員工終身教育的模式，從而全面實(shí)現(xiàn)提高在職人員綜合辦公能力的水平。并且，辦公信息化的落實(shí)，極大程度上縮短了辦公人員處理日常業(yè)務(wù)的時(shí)間及精力，從而為員工終身學(xué)習(xí)創(chuàng)造了機(jī)會(huì)。

結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)越來(lái)越重視行政管理工作中的信息化建設(shè)，同時(shí)帶來(lái)的還有諸多的問(wèn)題，阻礙了行政網(wǎng)絡(luò)信息化程度的構(gòu)建。當(dāng)前由于信息技術(shù)的進(jìn)一步普及，加上國(guó)內(nèi)關(guān)于行政辦公電子化及信息化建設(shè)的需求，以及信息技術(shù)能夠顯著提升辦公水平的現(xiàn)狀，導(dǎo)致進(jìn)一步深化行政辦公的信息化勢(shì)在必行。在行政信息化的構(gòu)建過(guò)程中，需要從不同的層面分析問(wèn)題出現(xiàn)的原因，為相關(guān)單位樹立正確的觀念，不斷完善自身。此外還要采取有效的安全方式確保信息的安全性，進(jìn)一步提升行政信息的安全性及系統(tǒng)構(gòu)建的完整性。