新時(shí)代高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策

謝建輝

（興義民族師范學(xué)院， 貴州 興義 562400）

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案意識(shí)與管理理念淡薄

高校學(xué)生檔案意識(shí)淡薄主要體現(xiàn)在學(xué)生對(duì)待在校期間的檔案意識(shí)淡薄和學(xué)校檔案管理理念的淡薄兩個(gè)層面。

學(xué)生檔案意識(shí)淡薄主要表現(xiàn)為大部分學(xué)生對(duì)于在校期間能反映其政治思想水平、知識(shí)學(xué)習(xí)水平等方面材料缺乏檔案意識(shí)。“缺乏基本的檔案常識(shí)是大學(xué)生檔案意識(shí)薄弱的主要原因”。[1]除正常的課程學(xué)習(xí)成績等資料由學(xué)校教務(wù)處、有關(guān)院系提供外，學(xué)生個(gè)人較少提供或不提供榮譽(yù)證書、科研項(xiàng)目等相關(guān)材料，從而造成其個(gè)人檔案材料的缺漏而不全面。另外，關(guān)于學(xué)生誠信檔案、心理檔案等非知識(shí)性學(xué)習(xí)檔案材料，基本上為空白。最普遍的情況是，學(xué)生畢業(yè)時(shí)，不了解其檔案資料的基本內(nèi)容，不關(guān)注本人檔案的去向，對(duì)檔案資料信息不重視。極個(gè)別學(xué)生甚至認(rèn)為是個(gè)人檔案歸個(gè)人所有，畢業(yè)后應(yīng)該歸還給他，由自己保存。這都是學(xué)生檔案意識(shí)薄弱的表現(xiàn)。

學(xué)校檔案管理意識(shí)淡薄主要表現(xiàn)在學(xué)生檔案管理相關(guān)制度未建立或不完善。高校教職工個(gè)人檔案一般由組織、人事部門或?qū)ｉT的檔案館進(jìn)行管理。學(xué)校有關(guān)文件資料及有價(jià)值的檔案由綜合性檔案部門進(jìn)行管理。在管理部門這個(gè)層面，多頭管理導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理工作難以有效開展。學(xué)校黨委、行政對(duì)檔案管理工作予以領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)，是學(xué)生檔案管理工作有效開展的基礎(chǔ)。學(xué)生檔案一般由學(xué)生工作部門或招生就業(yè)部門監(jiān)管，缺乏專門的、系統(tǒng)化的學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)。另外，學(xué)校輔導(dǎo)員日常重要工作之一是加強(qiáng)學(xué)生思想政治工作的教育，在誠信教育和學(xué)生心理、精準(zhǔn)扶貧等方面，投入大量精力、時(shí)間，但普遍缺乏檔案意識(shí)，對(duì)學(xué)生相關(guān)信息資料沒有進(jìn)行整理，從而不能充分利用學(xué)生檔案，從學(xué)生基本檔案信息中了解與分析學(xué)生家庭基本情況、心理動(dòng)態(tài)等有價(jià)值的信息，以達(dá)到因人而異引導(dǎo)學(xué)生、關(guān)注學(xué)生動(dòng)態(tài)的思想政治教育效果。

（二）學(xué)生檔案管理制度不健全

高校檔案管理人員個(gè)體之間素養(yǎng)參差不齊，導(dǎo)致檔案管理方面存在著一些不規(guī)范的問題。一是資料收集的隨意性。表現(xiàn)在資料收集時(shí)間的不及時(shí)，表格填寫五花八門，照片尺寸不統(tǒng)一，內(nèi)容填寫簡單化格式化，歸檔內(nèi)容不把關(guān)，甚至公章漏蓋的現(xiàn)象也常存在。一些學(xué)生把一些無關(guān)緊要的材料置于檔案袋中，給檔案整理增加了工作量。二是部分高校檔案管理人員轉(zhuǎn)遞畢業(yè)學(xué)生檔案方式缺乏嚴(yán)肅性和準(zhǔn)確性。2014年12月10日頒布的《中共中央組織部人力資源社會(huì)保障部等五部門關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》（人社部[2014]90號(hào)）明確要求，流動(dòng)人員人事檔案要通過機(jī)要交通或派專人送取，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。但部分高校為了自身工作的方便，或通過郵局、其他普通快遞等方式轉(zhuǎn)遞檔案，或讓學(xué)生自帶檔案。這增加了檔案管理方面的安全隱患，個(gè)別學(xué)生檔案會(huì)出現(xiàn)缺失或丟失的意外情況，從而給學(xué)生的就業(yè)工作帶來一系列的問題，甚至直接損害學(xué)生個(gè)人利益。出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞意外情況的部分學(xué)生不得不往返學(xué)校，或開具證明，或重新建檔。這無疑降低了檔案的利用價(jià)值，給學(xué)生的工作和生活帶來了不便。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)都是由于學(xué)生檔案管理制度不健全、不規(guī)范造成的。

盡管國家關(guān)于高校檔案管理頒布了《高校檔案管理辦法》，但對(duì)于學(xué)生檔案管理卻沒有具體的管理制度。雖然各高校在學(xué)生檔案管理方面制定了相關(guān)制度，但水平參差不齊，因此在學(xué)生檔案管理制度的建設(shè)上存在各種不足，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理制度不規(guī)范、不健全。[2]高校學(xué)生檔案管理制度的健全，是專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化操作的基礎(chǔ)。一些高校在此方面的欠缺，自然帶來相關(guān)管理工作在實(shí)施層面的不順暢。

（三）檔案管理隊(duì)伍亟需要加強(qiáng)

人才隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案管理工作的根本。高校傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理方法只是簡單的把學(xué)生學(xué)習(xí)期間學(xué)習(xí)成績、畢業(yè)生登記表、學(xué)位申請(qǐng)材料等數(shù)種資料進(jìn)行收集、整理，然后以機(jī)要郵寄等形式寄送學(xué)生檔案到其工作單位或相關(guān)檔案管理部門。一些高校認(rèn)為，學(xué)生檔案管理工作技術(shù)含量不高，于是對(duì)有關(guān)人才隊(duì)伍建設(shè)認(rèn)識(shí)不夠，沒有配備專門的諳熟檔案管理的專業(yè)人才，導(dǎo)致檔案管理成效上參差不齊?！俺龣n案管理主體部門之外，各院系和教輔部門也應(yīng)把收集、整理學(xué)生在校期間檔案作為常態(tài)化管理，逐步形成規(guī)范化運(yùn)作，建立一支專兼職相結(jié)合的學(xué)生檔案工作管理隊(duì)伍，提高檔案管理效率?！盵3]有的高校甚至沒有配備專門的檔案管理工作人員，即使有，也由其他管理干部兼任或以臨時(shí)聘請(qǐng)人員擔(dān)任，給學(xué)生檔案管理工作帶來一些不利影響。如此，學(xué)生檔案管理人才隊(duì)伍在專門化、專業(yè)化、知識(shí)化等方面存在諸多不足，從而對(duì)在學(xué)生檔案管理質(zhì)量上難以獲得新的進(jìn)展。

（三）檔案管理設(shè)備的配套匱乏

高校學(xué)生檔案因?yàn)閿?shù)量巨大、流動(dòng)性強(qiáng)、同期性等特點(diǎn)，給學(xué)生檔案的管理帶來許多挑戰(zhàn)。在管理設(shè)備上，幾臺(tái)電腦、一臺(tái)打印機(jī)復(fù)印機(jī)組成的簡陋辦公設(shè)備僅能滿足檔案查詢基本服務(wù)需要，而難以為學(xué)生的就業(yè)精準(zhǔn)服務(wù)，也難以為學(xué)校專業(yè)發(fā)展及招生導(dǎo)向服務(wù)，更不能滿足用人單位的檔案快速查詢需求?！澳壳?，我國大部分高校學(xué)生檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，較少利用電子檔案，這種管理方式與現(xiàn)代化的高等教育迅速發(fā)展相比，已經(jīng)越來越不適應(yīng)?！盵4]部分高校由幾所學(xué)校合并而成，檔案交接管理存在一些問題。學(xué)生的同期性復(fù)雜，學(xué)制也不一樣，有三年制、四年制、五年制，學(xué)歷上有?？?、本科、研究生，同期畢業(yè)時(shí)，給檔案資料的收集帶來一定難度。檔案的收集方面，專業(yè)不同導(dǎo)致檔案形成的載體也不相同，紙質(zhì)檔案、聲像檔案、科技檔案等，復(fù)雜多樣。為了更規(guī)范、安全的管理，需要配備相應(yīng)的現(xiàn)代化管理所需的技術(shù)設(shè)備以及信息化管理平臺(tái)，才能讓檔案更好地服務(wù)學(xué)生、服務(wù)社會(huì)。專門的檔案管理工作室及有關(guān)設(shè)備如空調(diào)、除濕機(jī)等，將保障學(xué)生檔案管理工作的正常開展。而購置相關(guān)學(xué)生檔案管理設(shè)備，則須投入一定資金。檔案管理設(shè)備的不斷完善及更新，沒有固定的經(jīng)費(fèi)支持是無法完成的。

二、新時(shí)代高校學(xué)生檔案管理策略

（一）樹立檔案服務(wù)理念，強(qiáng)化檔案意識(shí)

學(xué)生檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間學(xué)習(xí)生活留存的第一手資料，是一種憑證，是一種證明，為其以后個(gè)人切身利益的保障提供有力支撐?！霸诟咝．厴I(yè)生就業(yè)雙向選擇的形勢下，高校學(xué)生檔案成為人才市場、用人單位擇優(yōu)錄用重要憑證?！芎谩⒂煤脤W(xué)生檔案，首先要增強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)和全校教職工的檔案意識(shí)?！寣W(xué)生本人增強(qiáng)檔案意識(shí)，關(guān)心自己的檔案，及時(shí)幫助檔案管理者。”[4]檔案資料的完善，不但為學(xué)生實(shí)現(xiàn)較好就業(yè)提供前提，而且成為其走上工作崗位后人事檔案重要部分，據(jù)此能夠享受到相關(guān)的人事、勞動(dòng)、社會(huì)保障等方面服務(wù)，為其晉職、晉級(jí)、晉薪等提供佐證。高校學(xué)生檔案資料從類別上，包括在校生檔案（不動(dòng)檔案）、隨遷檔案、遺留檔案等。高校學(xué)生檔案資料從內(nèi)容上包括高中就讀時(shí)的資料、高校新生入學(xué)登記表、高校畢業(yè)生登記表及學(xué)習(xí)成績表、學(xué)籍表、就業(yè)報(bào)到證、體檢表、黨團(tuán)組織資料、獎(jiǎng)懲證明等多方面資料。但大部分不清楚自己檔案袋里到底裝有什么資料，不注重檔案原始資料的填寫。千篇一律的檔案沒有什么特色，在就業(yè)競爭中，參考價(jià)值不大。畢業(yè)后，學(xué)生也不關(guān)注自己檔案的去留。強(qiáng)調(diào)檔案意識(shí)很重要。我們可以就業(yè)指導(dǎo)為中心，以誠信教育、心理健康教育為重點(diǎn)，以加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理為手段，強(qiáng)化畢業(yè)生檔案意識(shí)。[5]我們可以通過學(xué)校宣傳欄、畫報(bào)、入學(xué)教育，讓學(xué)生了解學(xué)生檔案方面基礎(chǔ)知識(shí)，讓學(xué)生明白個(gè)人檔案管理權(quán)屬國家所有，任何單位和個(gè)人對(duì)人事檔案都沒有隨意處置的權(quán)利。單位對(duì)人事檔案負(fù)有保管義務(wù)，并根據(jù)需要按國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行流轉(zhuǎn)和移交。通過就業(yè)指導(dǎo)有關(guān)課程教學(xué)活動(dòng)，讓學(xué)生明白收集檔案的意義，明白檔案屬性和特點(diǎn)，以免造成不必要的損失，從而影響個(gè)人職業(yè)生涯的發(fā)展。

（二）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范檔案管理

根據(jù)國家檔案管理有關(guān)規(guī)定，檔案管理工作人員必須具有一定的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。我們要“針對(duì)檔案專業(yè)人員成長和工作特點(diǎn)，努力營造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員?！盵6]為此，須建立一支高素質(zhì)的學(xué)生檔案管理隊(duì)伍，以不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。在檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)上，一方面，建設(shè)一支數(shù)量足夠、業(yè)務(wù)精良、高度負(fù)責(zé)、講求奉獻(xiàn)的檔案管理人才隊(duì)伍?！皩W(xué)校一方面應(yīng)成立學(xué)生檔案管理的職能部門，配備專職檔案管理人員和招聘兼職的檔案員。專職人員應(yīng)盡量聘用有檔案工作經(jīng)驗(yàn)的人員，兼職檔案人員可從學(xué)校有關(guān)部門、學(xué)生教育管理工作者或優(yōu)秀學(xué)生中聘任，負(fù)責(zé)學(xué)生檔案材料的收集、整理、審查、移交等工作?！盵4]素質(zhì)較高、認(rèn)真負(fù)責(zé)的強(qiáng)有力的高校學(xué)生檔案管理人才隊(duì)伍為學(xué)生檔案管理服務(wù)工作的開展創(chuàng)造了前提，另一方面，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員思想政治理論培訓(xùn)，使其熱愛檔案管理工作，并具有強(qiáng)烈的事業(yè)心與責(zé)任感，讓其認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性、特殊性。同時(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，以提升檔案管理人員專業(yè)水平。檔案主管部門定期、不定期組織檔案管理人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過專業(yè)培訓(xùn)，經(jīng)驗(yàn)交流，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。鼓勵(lì)檔案專業(yè)人員繼續(xù)深造，激勵(lì)檔案專輯人好參加檔案系列專業(yè)職稱的評(píng)聘，增強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍穩(wěn)定性、專業(yè)性。

（三）利用數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理

“大多數(shù)高校的學(xué)生檔案管理還是原始手工操作管理模式，沒有一套完整的學(xué)生檔案計(jì)算機(jī)管理軟件?！捎跊]有建立相應(yīng)的學(xué)生檔案管理數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致學(xué)生檔案的查找、轉(zhuǎn)遞、查詢等工作的效率十分低下?！盵7]隨著現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)在各行各業(yè)的滲透及普通應(yīng)用，檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，以改變傳統(tǒng)檔案管理工作繁雜、效率低下、重復(fù)性、機(jī)械性等困難或問題，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息化處理，實(shí)施高校畢業(yè)生檔案工作信息化工程，使檔案管理趨于現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的檔案收集方式僅限于畢業(yè)前夕某個(gè)特定的時(shí)間范圍內(nèi)，收集的內(nèi)容也僅限于個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷和學(xué)習(xí)成績以及獎(jiǎng)懲等資料。千篇一律的資料，與新時(shí)代要求不相適應(yīng)，不但不能為畢業(yè)學(xué)生提供好的就業(yè)支撐平臺(tái)，更不能為就業(yè)單位提供真實(shí)而客觀的參考資料，以深入全面了解學(xué)生的個(gè)人能力和在校表現(xiàn)等綜合情況。檔案管理信息化很重要。我們“可充分利用掃描技術(shù)、數(shù)字影像技術(shù)、數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的數(shù)字化和數(shù)字化存儲(chǔ)，從而將檔案員從以往繁重的檔案管理工作中解放出來，在減輕工作量的同時(shí)，大幅度提升檔案管理的工作效率；還可運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案信息管理，并引入云存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)化交互鏈接技術(shù)，將原先孤立、片面、靜止的數(shù)字化檔案信息整合起來，在此基礎(chǔ)上建成智能化的檔案信息庫，方便檔案員管理檔案以及及時(shí)提供檔案利用?！盵8]運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過掃描，拍照等方式，我們可以將學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會(huì)實(shí)踐中照片、論文等文本信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，形成電子檔案，與實(shí)體化檔案并存。實(shí)現(xiàn)檔案信息內(nèi)容的多媒體檢索與歸類整理，利用檔案系統(tǒng)軟件平臺(tái)，通過設(shè)置一定權(quán)限，使檔案在有關(guān)部門之間共享檔案資源，使檔案的利用價(jià)值進(jìn)一步得到發(fā)揮，以進(jìn)一步提高檔案管理的準(zhǔn)確性，增強(qiáng)服務(wù)性功能。“在互聯(lián)網(wǎng)的大框架下，高校可以充分利用信息技術(shù)系統(tǒng)和平臺(tái)，將學(xué)生的一些基本信息輸入網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并將網(wǎng)絡(luò)的查詢功能和檔案的管理功能有機(jī)連接起來。”[9]這樣，檔案管理的信息化工作，能確保用人單位第一時(shí)間快速獲得求職對(duì)象最準(zhǔn)確、真實(shí)完整的檔案信息，同時(shí)更好服務(wù)學(xué)生擇業(yè)、就業(yè)。如此，檔案管理的信息化工作，有利于用人單位成功招聘到意向人才，也在大學(xué)生就業(yè)實(shí)踐中，展示其個(gè)人風(fēng)采提供機(jī)會(huì)，有利于畢業(yè)生成功就業(yè)。

三、結(jié)論

高校學(xué)生檔案真實(shí)記錄了學(xué)生在校期間實(shí)踐能力、學(xué)業(yè)水平以及政治思想諸多方面內(nèi)容。中國特色社會(huì)主義新時(shí)代背景下，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作，提高其管理效率及利用價(jià)值，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。高等學(xué)校學(xué)生檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分。它是學(xué)生在校期間各種表現(xiàn)的真實(shí)記錄，也為用人單位了解學(xué)生提供真實(shí)可靠的依據(jù)。[10]因此，高校學(xué)生檔案管理工作十分重要。它是學(xué)校人才培養(yǎng)的重要導(dǎo)向，更是選人用人、政審考核的重要依據(jù)，服務(wù)學(xué)生個(gè)人、地方與社會(huì)的發(fā)展。用人單位“通過查閱學(xué)生的檔案，可最快捷地挑選出更適合崗位需求的人才”[11]。隨著新時(shí)代中國特色社會(huì)主義高校教育改革的深層次推進(jìn)，對(duì)學(xué)生檔案管理工作的需求越來越強(qiáng)烈，對(duì)檔案管理方面的要求也越來越高。