機(jī)關(guān)日常事務(wù)處理技巧探討

左祥南

摘 要：機(jī)關(guān)行政部門是不可缺少的一個(gè)部門，是機(jī)關(guān)日常事務(wù)正常運(yùn)營的重要保障。新形勢背景下，機(jī)關(guān)行政工作追求更加高效的處理效率，機(jī)關(guān)日常事務(wù)處理也應(yīng)該積極探索高效的處理方法和技巧，以適應(yīng)新時(shí)期機(jī)關(guān)單位的發(fā)展需求。本文主要探索了機(jī)關(guān)日常事務(wù)處理方法的形成，總結(jié)了相關(guān)技巧，同時(shí)對提升機(jī)關(guān)日常事務(wù)處理效率提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)日常;事務(wù);技巧;方法;建議

在我國設(shè)立的各層級機(jī)關(guān)單位中，行政部門是不可缺少的重要組成。行政部門的主要工作內(nèi)容就是圍繞機(jī)關(guān)單位的日常事務(wù)，保障機(jī)關(guān)單位核心職能能夠高效運(yùn)行，肩負(fù)著單位的上傳下達(dá)，每天進(jìn)行日常事務(wù)的安排，對日常事務(wù)的處理起著安排、參與、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)管的作用。

一、機(jī)關(guān)日常事務(wù)的特點(diǎn)

機(jī)關(guān)日常事務(wù)內(nèi)容主要包括有接聽電話、安排會(huì)議、公文處理以及協(xié)調(diào)溝通等。有些特殊的機(jī)關(guān)單位，行政部門的日常事務(wù)還會(huì)包括一些后勤管理，例如車棚管理等。機(jī)關(guān)日常事務(wù)的特點(diǎn)表現(xiàn)為：

（一）重復(fù)性

日常事務(wù)就是每天都有可能會(huì)發(fā)生的事務(wù)，機(jī)關(guān)單位日常事務(wù)具有重復(fù)性的特點(diǎn)，專員每天要面對的事務(wù)可能都是相同的，例如安排會(huì)議、接聽電話等。

（二）突發(fā)性

日常事務(wù)還具有突發(fā)性的特點(diǎn)，例如特殊節(jié)假日、突發(fā)情況，使得當(dāng)日的事務(wù)變得特殊。

（三）瑣碎性

日常事務(wù)與機(jī)關(guān)單位正常運(yùn)營過程中的方方面面連接，比如為領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)一個(gè)信息，又比如是將文件派發(fā)等，并不具備系統(tǒng)性。

二、機(jī)關(guān)日常事務(wù)處理方法探討

盡管機(jī)關(guān)日常事務(wù)十分瑣碎，工作內(nèi)容同時(shí)具有重復(fù)性和復(fù)發(fā)性，看似十分輕松簡單，但想要真正的高效快捷的做好日常事務(wù)處理，往往也需要系統(tǒng)化的方法來解決。結(jié)合筆者工作經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)探討以下幾種常用的系統(tǒng)處理方法。

（一）統(tǒng)籌事務(wù)法

一般來說，行政專員每天要面對與處理的事物很多，內(nèi)容繁雜，項(xiàng)目各異。為了能夠更好的提升處理效率，不妨采用統(tǒng)籌事務(wù)法。

統(tǒng)籌方法本身是針對生產(chǎn)組織和安排的數(shù)學(xué)管理方法，其核心思想就是統(tǒng)籌兼顧，合理安排。以機(jī)關(guān)單位的日常事務(wù)處理來說，首先，行政專員要將當(dāng)日需要處理的事物進(jìn)行羅列統(tǒng)籌，分別按照主次關(guān)系、處理時(shí)間長度、復(fù)雜程度來進(jìn)行羅列，然后，按照事情的需求程度來進(jìn)行對當(dāng)日事物處理活動(dòng)列出計(jì)劃表，通常來說，越主要的事物、越緊急的事物以及突發(fā)事物都需要優(yōu)先處理，對于那些沒有明確處理時(shí)間界限，可以安排延后處理。

以這種方法來處理事物，避免了行政專員“沒有重點(diǎn)的忙亂”發(fā)生，工作一刻不停，卻什么問題沒有解決，讓日常事務(wù)的處理更具有條理性和科學(xué)性。

（二）舉一反三法

機(jī)關(guān)日常事務(wù)雖然具有一定的重復(fù)性，但實(shí)際到機(jī)關(guān)單位各個(gè)時(shí)期的工作內(nèi)容，又存在較大的差異性。但對于行政專員而言，要懂得變通，活學(xué)活用，學(xué)會(huì)舉一反三。對于有具體章法的事物處理，需要嚴(yán)格按照規(guī)章制度來進(jìn)行處理。但對于類似活動(dòng)而并無具體條文指導(dǎo)的，在處理方式上，要學(xué)會(huì)見微知著。尤其是對于突發(fā)的事物，更需要隨機(jī)應(yīng)變，靈活運(yùn)用以往經(jīng)驗(yàn)來及時(shí)的處理。

（三）及時(shí)記錄進(jìn)度法

機(jī)關(guān)日常事物繁雜，有些事物需要很長一段時(shí)間來進(jìn)行處理，處理專員想要更好的處理事物，要學(xué)會(huì)記錄。這種記錄既可以采用現(xiàn)代的信息記錄方式，也可以采用最原始的紙筆記錄，重點(diǎn)起到提醒專員事情處理進(jìn)度。通過進(jìn)度記錄，可以讓專員準(zhǔn)確回顧處理的方式方法，不至于錯(cuò)項(xiàng)漏項(xiàng)，也更有利于專員形成一套自我的事務(wù)處理流程和方法。

三、機(jī)關(guān)日常事務(wù)處理技巧探索

機(jī)關(guān)日常事務(wù)看似一成不變，實(shí)際上變化萬千，只是這些變化總是藏身于細(xì)微處，需要行政專員仔細(xì)挖掘，并逐步研究出處理技巧，這樣才能夠更有效的處理事務(wù)。一成不變的按部就班有可能就忽略了不同日常事務(wù)中的細(xì)節(jié)，反而會(huì)弄巧成拙，更不利于事務(wù)的高效處理。

（一）會(huì)議安排技巧

會(huì)議安排是機(jī)關(guān)日常事務(wù)中的基礎(chǔ)內(nèi)容，也最能夠反映行政專員處理日常事務(wù)的能力。結(jié)合本人的工作經(jīng)驗(yàn)，在會(huì)議安排事務(wù)處理上，需要做好以下幾個(gè)事情：

一是做好會(huì)議籌備，會(huì)議的召開對于機(jī)關(guān)單位工作來說是常事。機(jī)關(guān)單位的會(huì)議開展往往是具有過程性的，突發(fā)會(huì)議往往較少。會(huì)議籌備內(nèi)容主要包括有“三大要素，八大要點(diǎn)”。三大元素是指要弄清楚會(huì)議的內(nèi)容是什么，會(huì)議日程安排以及參與會(huì)議人員的確定。八大要點(diǎn)則是具體項(xiàng)目，包括有：會(huì)議議題、會(huì)議名稱、會(huì)議目的、會(huì)議指導(dǎo)思想、會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)、日程安排、與會(huì)人員、會(huì)議資料。

二是要充分做好會(huì)前溝通，在會(huì)議安排之前，行政人員要與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行充分的交流溝通。對于已經(jīng)確定的事情，做到及時(shí)報(bào)備，對于不太確定的事情，要多方面去準(zhǔn)備，與領(lǐng)導(dǎo)商榷后決定。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)預(yù)備好突發(fā)情況的處理方案，防治會(huì)議出現(xiàn)問題，陷于慌亂之中，不利于會(huì)議的有序進(jìn)行。

三是在會(huì)議過程中，需要做好相應(yīng)的服務(wù)和記錄。對于特別重要的會(huì)議，還需要及時(shí)的做好會(huì)議記錄，為日后會(huì)議資料歸檔做準(zhǔn)備。

四是要?dú)w納總結(jié)，會(huì)議結(jié)束后，行政人員的工作并沒有結(jié)束，應(yīng)該根據(jù)此次會(huì)議安排作出相應(yīng)的歸納總結(jié)，形成材料，便于其他會(huì)議安排進(jìn)行參考。

（二）協(xié)調(diào)溝通技巧

機(jī)關(guān)日常事物處理過程中，最常見的是業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)，如會(huì)議協(xié)調(diào)、公文活動(dòng)協(xié)調(diào)、事項(xiàng)協(xié)調(diào)等。行政辦公人員需要與機(jī)關(guān)單位內(nèi)的各個(gè)部門打交道，想要提升事務(wù)處理的效率，必須要有良好的溝通能力。協(xié)調(diào)溝通的技巧關(guān)鍵集中在“有效性”上，兩者之間的溝通，如果能夠達(dá)成溝通目的，就是有效溝通，反之，就是無效溝通。

有效溝通建立在以下幾個(gè)基礎(chǔ)上：一是要確保溝通過程中語言組織、傳達(dá)精確，行政辦公人員在進(jìn)行人事關(guān)系、會(huì)議組織過程中，要對溝通語言進(jìn)行組織，要對傳達(dá)的事情進(jìn)行充分的理解，只有準(zhǔn)確而不失真的信息才能夠更加快的被理解;二是要確保溝通的及時(shí)性，對于一些事務(wù)來說，溝通必須要第一時(shí)間進(jìn)行，延時(shí)溝通可能會(huì)致使需要傳達(dá)的信息失效，及時(shí)溝通才能夠保障信息的及時(shí)傳達(dá)、及時(shí)使用和及時(shí)反饋;三是要確保溝通的客觀性，適當(dāng)?shù)募尤胫饔^因素。對于不同類型的溝通傳達(dá)宜采用不同的溝通語氣、態(tài)度，但應(yīng)該盡量的保持溝通的客觀性。對于一些需要協(xié)調(diào)或者調(diào)解的溝通，則可以適當(dāng)?shù)募尤雮€(gè)人主觀因素，緩和氣氛，促進(jìn)調(diào)解。

（三）公文處理技巧

公文處理也是行政日常事務(wù)中的重要內(nèi)容。相對于其他幾種常見事務(wù)而言，公文處理對處理技巧的要求更高。這是因?yàn)楣谋旧砭途哂泻軓?qiáng)的規(guī)范性和思想嚴(yán)肅性。根據(jù)筆者公文處理經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出以下幾個(gè)處理技巧：

第一，要時(shí)刻注意公文撰寫的規(guī)范性，注意公文種類和適用范圍，注意行文方式和行文關(guān)系，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行;第二，要注意辦文的規(guī)范性，發(fā)文程序從擬稿開始依次會(huì)經(jīng)歷 核稿、簽發(fā)、注發(fā)、繕印、校核、用印、簽署、發(fā)文登記、裝 封、發(fā)出這十個(gè)環(huán)節(jié)，然后文稿經(jīng)過發(fā)文程序傳遞到收文機(jī)關(guān)，另外還有一部分文稿要留在單位內(nèi)部;第三，要確保公文歸檔規(guī)范化，對于公文的收發(fā)需要注意使用標(biāo)準(zhǔn)化工具分門別類的進(jìn)行收存。

（四）信息處理技巧

在當(dāng)前信息化工作背景下，行政辦公人員每天接觸的各類日常事務(wù)信息量更大于從前。對于形式各異的信息，處理起來應(yīng)當(dāng)適當(dāng)引入科學(xué)技術(shù)。對于信息的收集和整理，可以采用表格的形式進(jìn)行分門別類，并按照重要程度進(jìn)行羅列，并按照日期整理收存在計(jì)算機(jī)中，以便需要的時(shí)候能夠及時(shí)調(diào)取。

四、提升機(jī)關(guān)日常事務(wù)處理效率的幾個(gè)建議

變革與發(fā)展，是當(dāng)前機(jī)關(guān)行政部門必須要遭受的時(shí)代考驗(yàn)。想要進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)日常事務(wù)處理效率，就必須要進(jìn)一步的提升行政專員的綜合素質(zhì)。基于筆者工作經(jīng)驗(yàn)，先對提高行政專員綜合素質(zhì)提出幾點(diǎn)建議：

第一，要進(jìn)一步強(qiáng)化行政人員的學(xué)習(xí)意識(shí)?，F(xiàn)代行政辦公形式越來越高科技，而所面對的日常事務(wù)形態(tài)也更加多樣化，想要不斷提升日常事務(wù)處理效率，就必須要時(shí)刻保持學(xué)習(xí)狀態(tài)。在工作中，不僅要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對業(yè)務(wù)政策法規(guī)的學(xué)習(xí)，還要加強(qiáng)對網(wǎng)上辦公、電子政務(wù)等現(xiàn)代服務(wù)技能的學(xué)習(xí)，爭當(dāng)辦公室工作的多面手。

第二，要進(jìn)一步強(qiáng)化行政人員的服務(wù)意識(shí)。行政工作本質(zhì)是服務(wù)于機(jī)關(guān)單位的日常運(yùn)行，提升機(jī)關(guān)單位的工作能效，更夠更好的服務(wù)于人民和社會(huì)。因此，機(jī)關(guān)單位行政專員要充分認(rèn)識(shí)公室服務(wù)性質(zhì)、服務(wù)對象、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)要求，切實(shí)做到各項(xiàng)服務(wù)有的放矢，各項(xiàng)服務(wù)取得成效。

第三，要進(jìn)一步強(qiáng)化創(chuàng)新思想，不墨守成規(guī)，敢于創(chuàng)新，是對新時(shí)期行政辦公人員的新要求。具體到機(jī)關(guān)日常事務(wù)處理各事項(xiàng)上來，行政人員要大膽思考，小心實(shí)踐，敢于向領(lǐng)導(dǎo)提出問題，并積極的思考問題，提出新的思路和舉措，促進(jìn)工作的優(yōu)質(zhì)完成。

第四，要進(jìn)一步強(qiáng)化效率意識(shí)，隨著信息時(shí)代的來臨，在機(jī)關(guān)行政事務(wù)工作中也要跟上時(shí)代的腳步，來不斷提高工作人員的效率。機(jī)關(guān)行政單位要做的就是計(jì)算機(jī)的配備，通過先進(jìn)技術(shù)在機(jī)關(guān)行政事務(wù)工作中運(yùn)用，完善機(jī)關(guān)行政事務(wù)的管理體系。對于人員而言，熟練的掌握先進(jìn)科技的運(yùn)用方法是必須，通過在日常事務(wù)處理中不斷進(jìn)行總結(jié)和分析，形成處理事務(wù)的技巧，進(jìn)而提高自身工作的效率。

五、總結(jié)

時(shí)代在進(jìn)步，機(jī)關(guān)日常事務(wù)處理方式方法也需要日新月異。作為機(jī)關(guān)單位的基層工作人員，需要不斷的提升自己的工作素質(zhì)，才能夠適應(yīng)新時(shí)期機(jī)關(guān)單位的發(fā)展需求，才能夠跟上時(shí)代的腳步，才能夠更好的為社會(huì)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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