基于工作流技術(shù)的西安交通大學(xué)全新OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

賈向煒 任煒

摘要：高校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是校園數(shù)字信息化建設(shè)中的重要部分，是提高學(xué)校行政事務(wù)管理工作效率的有效途徑。該文詳細(xì)介紹了西安交通大學(xué)新一代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校各職能部門及各學(xué)院之間OA事項(xiàng)的高效流轉(zhuǎn)，在全校范圍內(nèi)運(yùn)行取得較好反饋。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;工作流;數(shù)字校園;J2EE

中圖分類號(hào)：TP311? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ?文章編號(hào)：1009-3044（2018）34-0073-03

1 引言

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（office Automation，簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)）是一種將信息化技術(shù)和日常工作緊密結(jié)合的一種緊隨時(shí)代發(fā)展的辦公模式。我國(guó)OA系統(tǒng)是電子政務(wù)發(fā)展的重要內(nèi)容，從最初20世紀(jì)80年代中期的政務(wù)系統(tǒng)發(fā)展為目前大數(shù)據(jù)時(shí)代下全國(guó)大面積使用的綜合性新OA系統(tǒng)，期間經(jīng)歷了文件型OA、流程型OA、知識(shí)型OA到如今大數(shù)據(jù)OA的更迭和突破。高校辦公自動(dòng)化最初為了服務(wù)行政事務(wù)之間的便攜式協(xié)作，加速事務(wù)之間的傳遞速度，是校園數(shù)字信息化的重要一環(huán)，如今大數(shù)據(jù)時(shí)代下，一個(gè)安全、便捷、高效、協(xié)同的OA系統(tǒng)已經(jīng)不僅僅是行政事務(wù)尤其是公文流轉(zhuǎn)的平臺(tái)，更是數(shù)據(jù)分析和挖掘的重要根本，尤其是為管理決策等相關(guān)事務(wù)起了很大地促進(jìn)協(xié)調(diào)作用。目前辦公自動(dòng)化模式得到了普遍認(rèn)可和較廣泛使用，但就各高校的辦公自動(dòng)化信息層次仍有較大的提升空間。我校新OA系統(tǒng)正朝著更規(guī)范、更高效、更人性化的方向發(fā)展。

2 新OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 總體架構(gòu)設(shè)計(jì)

我校OA系統(tǒng)幾乎涵蓋學(xué)校所有的行政事務(wù)，并對(duì)眾多的學(xué)校業(yè)務(wù)做了詳細(xì)的模塊分類。從OA系統(tǒng)功能層面分析，主要包含日常事務(wù)處理、知識(shí)庫(kù)的管理及數(shù)據(jù)挖掘分析至管理決策等方面，從OA系統(tǒng)邏輯層面來(lái)說(shuō)，OA系統(tǒng)在滿足日常事務(wù)的基礎(chǔ)上更好地實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理和管理分析決策的作用。

2.2 功能模塊設(shè)計(jì)

我校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求包括收發(fā)文、請(qǐng)示報(bào)告、兩會(huì)紀(jì)要等公文管理模塊，兩會(huì)事項(xiàng)通知單等督辦模塊，會(huì)議、值班、信訪、大型活動(dòng)管理等行政事務(wù)模塊，通知公告、規(guī)章制度、每周會(huì)單等信息發(fā)布模塊，部門收發(fā)文、部門郵箱等部門服務(wù)模塊，個(gè)人郵箱、個(gè)人工作等個(gè)人服務(wù)模塊。

2.2.1 公文管理

公文管理模塊是主要針對(duì)正式文件的起草、審核、套紅、發(fā)布前臺(tái)提供公文的起草、公文審批、公文歸檔查詢等，利用OA系統(tǒng)的核心技術(shù)將公文起草、審核編輯、套紅及工作流的流轉(zhuǎn)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了公文事務(wù)管理工作，其按照業(yè)務(wù)邏輯分為待辦事項(xiàng)、已辦事項(xiàng)、辦結(jié)事項(xiàng)。

2.2.2 督辦工作模塊

督辦工作模塊是用對(duì)學(xué)校重要事項(xiàng)進(jìn)行催辦，其中主要包括校長(zhǎng)辦公會(huì)、校長(zhǎng)專題會(huì)、常委會(huì)事項(xiàng)通知單及學(xué)校各類重點(diǎn)工作的逐項(xiàng)拆解、下發(fā)至相應(yīng)的承辦單位。各單位可對(duì)結(jié)果進(jìn)行實(shí)時(shí)填報(bào)，隨時(shí)更新。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可時(shí)查看各事項(xiàng)辦理總結(jié)果，并對(duì)辦理情況做出批示。

2.2.3 行政事務(wù)模塊

行政事務(wù)模塊囊括了所有的日常事務(wù)，包括會(huì)議室管理、信訪、值班、教代會(huì)提案、輿情、大型活動(dòng)等服務(wù)。會(huì)議室欄目主要針對(duì)臨時(shí)會(huì)議室的申請(qǐng)，并可以實(shí)時(shí)查看會(huì)議室的實(shí)際使用情況，避免了會(huì)議時(shí)間申請(qǐng)時(shí)地點(diǎn)沖突的問(wèn)題;值班版塊實(shí)現(xiàn)每個(gè)節(jié)假日定期報(bào)送本單位值班情況，同時(shí)可以隨時(shí)查看其他單位的值班報(bào)送情況，方便假期內(nèi)各單位之間的業(yè)務(wù)溝通和協(xié)作，保證學(xué)校各項(xiàng)工作正常運(yùn)行;大型活動(dòng)審批是一項(xiàng)需要多部門合作的業(yè)務(wù)流程，經(jīng)由承辦部門審核、宣傳部、財(cái)務(wù)處、后勤保障部、保衛(wèi)處等相關(guān)部門依次審核通過(guò)，保證活動(dòng)安全而又有序地進(jìn)行。

2.2.4 信息發(fā)布模塊

信息發(fā)布模塊是OA系統(tǒng)重要的消息發(fā)布窗口，其中包括通知公告、規(guī)章制度、每周會(huì)單、部門信息報(bào)送、重要信息及重要制度等相關(guān)欄目。其中，通知公告經(jīng)由部門審核、相關(guān)管理員發(fā)布，既可以選擇范圍發(fā)布，也可以隨時(shí)撤銷。每周會(huì)通過(guò)會(huì)議申請(qǐng)流程，經(jīng)由部門審核、最終由會(huì)議管理員統(tǒng)一管理發(fā)布，讓管理員對(duì)時(shí)間和地點(diǎn)有編輯權(quán)限，保證了全校各單位會(huì)議有序地召開。規(guī)章制度、重要信息通報(bào)、重要文件解讀等欄目提供信息上傳、查看和下載等功能，方便學(xué)校重要文件的查詢;部門信息報(bào)送實(shí)現(xiàn)各部門定期向?qū)W校的上報(bào)本單位近期重要信息，保證自下而上的信息和工作的同步化，實(shí)現(xiàn)學(xué)校工作的凝聚和一體性。

2.2.5 部門服務(wù)模塊

部門服務(wù)模塊主要用于部門之間協(xié)調(diào)交流，這也是交大各部門之間工作往來(lái)的重要渠道。其中包括部門收文、部門發(fā)文及部門郵箱。部門收文和發(fā)文提供了與本部門相關(guān)文件的查詢?nèi)肟冢奖汜槍?duì)性查閱相關(guān)事項(xiàng)。部門郵箱版塊在權(quán)限上實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)、秘書及普通人的角色分割，便于對(duì)來(lái)文權(quán)限的單獨(dú)控制;在流程上實(shí)現(xiàn)由秘書簽收、部門內(nèi)部轉(zhuǎn)辦及辦結(jié)的管控，保證部門工作條理清晰，進(jìn)度明了地向前推進(jìn)。

2.2.6 個(gè)人服務(wù)模塊

個(gè)人服務(wù)模塊是涵蓋了個(gè)人辦公的相關(guān)事宜。提供收發(fā)郵件的個(gè)人郵箱版塊，首先在寫信的時(shí)候可根據(jù)姓名直接檢索收信人，同時(shí)對(duì)主頁(yè)上對(duì)收件箱欄目有未讀郵件和待辦郵件兩大分類，其中未讀郵件顯示的是新收到的郵件，對(duì)重要郵件可以將其標(biāo)記為待辦郵件，設(shè)定指定時(shí)間來(lái)進(jìn)行郵件提醒，該提醒功能解決了郵件較多的情況容易遺漏郵件的問(wèn)題，保證了學(xué)校之間個(gè)人工作安全又便捷地溝通交流。同時(shí)提供個(gè)人相關(guān)的待辦工作處理入口和已辦工作查詢界面，待辦事宜是已經(jīng)發(fā)起的一需要協(xié)作完成的工作流，已辦事宜是已發(fā)起的工作流的流轉(zhuǎn)過(guò)程經(jīng)由自己并且自己已經(jīng)完成辦理的事項(xiàng)，保證相關(guān)事宜的集中辦理和便捷查詢。

2.2.7 系統(tǒng)管理模塊

系統(tǒng)管理模塊是集合OA系統(tǒng)日常運(yùn)維所有功能的版塊。系統(tǒng)管理模塊提供組織權(quán)限維護(hù)、流程管理控制、門戶菜單維護(hù)、應(yīng)用中心等服務(wù)，只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)限對(duì)系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行操作。組織架構(gòu)中人力資源是以我校人事數(shù)據(jù)為原始數(shù)據(jù)源，將其按照所屬分部、部門進(jìn)行整理，并實(shí)現(xiàn)了利用首拼快速查找相關(guān)人員的功能。系統(tǒng)管理員對(duì)學(xué)校分部、部門等組織架構(gòu)、人員及其崗位等人員權(quán)限和角色進(jìn)行管理，各個(gè)部門的人員結(jié)構(gòu)配置、不同工作人員對(duì)應(yīng)的權(quán)限設(shè)置，確保信息和數(shù)據(jù)及時(shí)變更，技術(shù)保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

3 新OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

3.1 系統(tǒng)主要技術(shù)

我校 OA 辦公系統(tǒng)采用架構(gòu) B/S包含客戶層、表現(xiàn)層和數(shù)據(jù)服務(wù)層三層結(jié)構(gòu)和有著統(tǒng)一規(guī)范的J2EE技術(shù)開發(fā)環(huán)境相結(jié)合的技術(shù)思路來(lái)完成搭建。 B/S 架構(gòu)相比于C/S架構(gòu)來(lái)說(shuō)，因業(yè)務(wù)邏輯在服務(wù)器端實(shí)現(xiàn)，業(yè)務(wù)擴(kuò)展性好，系統(tǒng)維護(hù)和操作簡(jiǎn)單方便，降低了運(yùn)維管理成本，而且無(wú)須安裝相應(yīng)的程序，具有分布性特點(diǎn)，只需要登錄瀏覽器就可隨時(shí)隨地查詢、瀏覽。此外，三層架構(gòu)使得客戶層面相對(duì)地獨(dú)立，架構(gòu)相對(duì)更加靈活，非常適合我校OA的開發(fā)結(jié)構(gòu)。

3.2 功能實(shí)現(xiàn)

在OA系統(tǒng)技術(shù)層面常用的業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ)是工作流，所謂工作流就是一組人員為了完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)的所有工作于工作轉(zhuǎn)交（交互）過(guò)程，我校OA系統(tǒng)幾乎所有業(yè)務(wù)以工作流實(shí)現(xiàn)的。以大型活動(dòng)審批為例，具體介紹下系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)過(guò)程。大型活動(dòng)審批流程主要是借助系統(tǒng)工作流技術(shù)來(lái)完成步步審核，部門間協(xié)調(diào)合作。首先根據(jù)我校實(shí)際業(yè)務(wù)需求設(shè)計(jì)相應(yīng)的申請(qǐng)表單，并將表單下展現(xiàn)在用戶使用操作頁(yè)面，如下圖所示，用戶只需要填寫相應(yīng)的必填信息即可。同時(shí)結(jié)合建模技術(shù)，利用某些字段信息方便進(jìn)行查詢和快速檢索。

然后根據(jù)實(shí)際審批的工作流的流轉(zhuǎn)路徑繪制了相應(yīng)的流程圖，并針對(duì)每一位需要操作的人員設(shè)置相應(yīng)的操作節(jié)點(diǎn)，除去填寫相關(guān)必要信息外，可以填寫相關(guān)審核意見(jiàn)、訓(xùn)責(zé)相應(yīng)的操作，包括送審核、送其他部門繼續(xù)流轉(zhuǎn)或者辦理完成等。當(dāng)流程到當(dāng)前節(jié)點(diǎn)的時(shí)候會(huì)收到提醒處理待辦事項(xiàng)，以便于及時(shí)給予批準(zhǔn)或者退回等操作。宣傳部審批后系統(tǒng)會(huì)根據(jù)申請(qǐng)者最開始選擇的活動(dòng)類型自動(dòng)做出判斷，是涉及外事活動(dòng)需要送國(guó)際處，還是涉及財(cái)務(wù)相關(guān)的需要送財(cái)務(wù)處是，或者一般大型活動(dòng)就會(huì)直接送到后勤保障部。此外，當(dāng)流程提交出去后申請(qǐng)者可以實(shí)時(shí)了解該工作流程的處理情況，及實(shí)時(shí)流轉(zhuǎn)狀態(tài)，以方便對(duì)下一步工作的提前部署。大型活動(dòng)審批的流程圖如下圖所示。

4 新系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)現(xiàn)狀和發(fā)展方向

西安交通大學(xué)新OA系統(tǒng)截至目前，新OA系統(tǒng)登錄總?cè)藬?shù)達(dá)201635人次，公文流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)數(shù)2138176個(gè)，流程總數(shù)36619個(gè)，簽批意見(jiàn)總數(shù)54828個(gè)。自2018年5月份在全校范圍上線以來(lái)，不論是系統(tǒng)功能的多樣化，還是頁(yè)面響應(yīng)等方面，均收到較好的反饋，尤其是移動(dòng)辦公版塊，更是極大地提升了公文流轉(zhuǎn)速度，顯著提高了辦公效率。目前的OA系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)一定程度的知識(shí)管理，尤其是對(duì)知識(shí)庫(kù)的管理，但信息化龐大的大數(shù)據(jù)時(shí)代，科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異，數(shù)據(jù)的處理規(guī)模和深度的驟增勢(shì)必會(huì)對(duì)辦公自動(dòng)化提出更高的要求。

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