淺談檔案管理對(duì)科研工作的積極作用

李月華

(中國(guó)科學(xué)院微電子研究所 北京 100029)

就現(xiàn)在社會(huì)來(lái)講，科研、信息是一個(gè)國(guó)家實(shí)現(xiàn)社會(huì)進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基本因素，加大信息資源、豐富科研檔案資料，完善科研編制與研究工作已經(jīng)成為科研單位的基本工作。由于科研單位的工作實(shí)質(zhì)與其他工作不同，所以科研單位的檔案管理也與常規(guī)的檔案管理不同。首先，科研檔案存在科學(xué)性特點(diǎn)。這個(gè)特點(diǎn)是由科研工作本身的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性造成的，相關(guān)工作人員所整理的科研資料也必須要具備一定的科學(xué)性，才能滿足科研人員的現(xiàn)實(shí)需求。其次，時(shí)效性?？蒲泄ぷ鲉挝坏目蒲泄ぷ鞅仨氁詴r(shí)代發(fā)展主流趨勢(shì)為主，保證本科研成果有一定的先進(jìn)性與前瞻性才能真正對(duì)社會(huì)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)進(jìn)步產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用，所以還需檔案管理者與使用者及時(shí)補(bǔ)充國(guó)內(nèi)外先進(jìn)研究咨詢，從中選擇最符合本研究單位工作需要的相關(guān)資料，然后借此展開(kāi)創(chuàng)新研究活動(dòng)。從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)講，科研檔案將始終貫穿科研工作的整過(guò)程，對(duì)科研工作有一定的指導(dǎo)、補(bǔ)充作用，是科研工作的基礎(chǔ)。

一、為科研工作提供有效資源

對(duì)于大多數(shù)科研工作來(lái)說(shuō)，研究者的研究行為都需要建立在充分的信息資源基礎(chǔ)之上，需要借助科研文獻(xiàn)規(guī)劃實(shí)驗(yàn)方案、設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)?zāi)繕?biāo)、分析實(shí)驗(yàn)操作流程等等。因此，良好的檔案編制工作可以滿足科研工作人員的生產(chǎn)需求，便于科研人員主動(dòng)收集專業(yè)信息。

通過(guò)檔案收集與信息調(diào)查，科研人員能夠及時(shí)了解某個(gè)研究領(lǐng)域的國(guó)內(nèi)外研究動(dòng)態(tài)與實(shí)施過(guò)程，通過(guò)信息篩選與資料補(bǔ)充確定本輪科研的工作重點(diǎn)與研究方向。當(dāng)然，在資料調(diào)查與收集過(guò)程中，檔案管理者還應(yīng)該保留有效信息，刪除與本科研無(wú)關(guān)或落后的資料，針對(duì)性地展開(kāi)資料編輯與使用，便于不同的科研工作者借用文獻(xiàn)信息，為有效的科研工作做好準(zhǔn)備。

二、促使科研成果轉(zhuǎn)化為第一生產(chǎn)力

我國(guó)國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人常說(shuō)，“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”，現(xiàn)代社會(huì)的整體進(jìn)步也需要借助一定的科學(xué)技術(shù)。所以，我國(guó)政府十分支持科學(xué)研究，希望各研究工作人員可以及時(shí)將科學(xué)研究成果轉(zhuǎn)化為第一生產(chǎn)力，在特定的生產(chǎn)領(lǐng)域中應(yīng)用這些科學(xué)技術(shù)，從而有效提升社會(huì)生產(chǎn)效率。另外，人們也認(rèn)為一個(gè)國(guó)家將科研成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的現(xiàn)實(shí)能力是一個(gè)國(guó)家綜合實(shí)力的主要表現(xiàn)，所以要想讓中華民族在世界民族之林中處于不敗之地，還需科研工作人員及時(shí)轉(zhuǎn)化科研成果。在科學(xué)研究檔案庫(kù)中，有相當(dāng)一部分資料都是以科研產(chǎn)品為主的，這些資料能夠?yàn)榭茖W(xué)研究工作人員將科研成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力提供一定的借鑒意義，加快科研成果的轉(zhuǎn)化效率。

雖然部分科研工作人員都將科研文獻(xiàn)作為本研究的原始資料，重點(diǎn)在于研讀與本研究有關(guān)的理論知識(shí)，忽視了科研成果資料的使用情況。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，科研文獻(xiàn)管理者也應(yīng)該有意識(shí)地挖掘科研成果資料，整理成果信息，多宣傳、多使用，讓其他科學(xué)研究人員及時(shí)借助這些成熟的資料進(jìn)行成果借鑒。如此一來(lái)，我們便可提高經(jīng)濟(jì)效益，深化社會(huì)改革。

三、提升科研工作單位的整體水平

科學(xué)研究工作是一個(gè)十分復(fù)雜的研究過(guò)程，涉及大量的文獻(xiàn)調(diào)查與實(shí)驗(yàn)證明，需要科學(xué)研究人員根據(jù)實(shí)際情況補(bǔ)充文檔信息，由此提升科研單位的生產(chǎn)水平與學(xué)習(xí)發(fā)展。在整個(gè)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的文獻(xiàn)資料，需要檔案編制人員保證檔案信息的時(shí)效性與創(chuàng)新性，而且還有一部分資料是在科學(xué)研究過(guò)程中產(chǎn)生的。所以，科學(xué)研究工作者與檔案管理者都必須要保證檔案的完善性與及時(shí)性，由此提升科學(xué)研究的工作效率，通過(guò)提高科研檔案的歸檔率來(lái)挖掘更加全面的科研信息。

為了提高科研工作的組織效率，科研工作單位應(yīng)該學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)大量的科研工作完善與豐富科研檔案，延長(zhǎng)科研檔案的使用壽命。同時(shí)，科研工作單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的素質(zhì)培訓(xùn)，比如要講明白檔案管理對(duì)科研工作的積極意義、國(guó)內(nèi)外常用的檔案管理技術(shù)是什么、如何規(guī)避科研檔案的損害等等。值得一提的是，現(xiàn)代社會(huì)是信息社會(huì)，各行各業(yè)都在以信息技術(shù)組織本行業(yè)創(chuàng)新改革，科研工作單位也應(yīng)建立數(shù)字化檔案管理體制，對(duì)檔案管理者展開(kāi)信息培訓(xùn)，提升科研工作人員的整體素質(zhì)，為科研工作單位的進(jìn)一步發(fā)展做好準(zhǔn)備。

總而言之，檔案收集、補(bǔ)充、更新等管理工作對(duì)科學(xué)研究工作的意義重大，需要研究者全面分析科研工作與檔案管理的內(nèi)在聯(lián)系，保證二者相輔相成、共同促進(jìn)。