計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

馬月生

（山西職業(yè)技術(shù)學(xué)院， 山西 太原 030024）

引言

21世紀(jì)是一個(gè)信息化高度發(fā)展的世紀(jì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，預(yù)示著人們已經(jīng)逐漸進(jìn)入高速發(fā)展的信息化時(shí)代?，F(xiàn)如今，在我們的日常生活、工作和學(xué)習(xí)的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)始終都發(fā)揮著重要的作用，成為必不可少的重要工具之一，特別是當(dāng)我們?cè)诿媾R著異常繁瑣和沉重的辦公業(yè)務(wù)時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)所發(fā)揮的作用不可估量。在以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主導(dǎo)作用下的辦公自動(dòng)化的幫助下，處理、加工以及存儲(chǔ)信息都能夠做到一步到位，實(shí)現(xiàn)一體化辦公，由此可以極大地促進(jìn)工作效率和質(zhì)量的顯著提升。

1 辦公自動(dòng)化的概況

所謂辦公自動(dòng)化是指在計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下，類(lèi)似于處理數(shù)據(jù)、整合資源和存儲(chǔ)檔案等各種辦公室內(nèi)部業(yè)務(wù)都能夠在最短的時(shí)間內(nèi)高質(zhì)量高效率的完成，故計(jì)算機(jī)技術(shù)是辦公自動(dòng)化最強(qiáng)大的支撐，在此基礎(chǔ)上它能夠把信息管理和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有機(jī)地結(jié)合在一起，換言之辦公自動(dòng)化是信息化時(shí)代發(fā)展到一定階段的重要產(chǎn)物。辦公人員在實(shí)際工作過(guò)程中，只需要借助專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和處理軟件，便可以有效地處理和加工各種信息，然后在互聯(lián)網(wǎng)的輔助作用下存儲(chǔ)或者上傳那些已經(jīng)處理好的信息。對(duì)信息的處理和加工的整個(gè)過(guò)程基本上都是通過(guò)操作計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，工作人員也只是對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行相應(yīng)的操作，故這種在辦公室工作中依賴(lài)計(jì)算機(jī)完成對(duì)各種信息的處理和加工的模式被稱(chēng)為辦公自動(dòng)化[1]。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用的具體特征

2.1 互不干擾的邏輯結(jié)構(gòu)

在平時(shí)的辦公過(guò)程中，辦公自動(dòng)化用戶在對(duì)信息進(jìn)行處理時(shí)通常會(huì)借助專(zhuān)業(yè)的軟件，并且從辦公數(shù)據(jù)庫(kù)中可以將所需要的信息直接調(diào)用出來(lái)。若同時(shí)運(yùn)行數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用軟件，則極有可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)紊亂的情況，進(jìn)而不能全面地將數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)導(dǎo)出來(lái)，更有甚者還會(huì)出現(xiàn)各種亂碼的現(xiàn)象。然而，計(jì)算機(jī)技術(shù)所采用的結(jié)構(gòu)具有一定的邏輯性，能夠明確地將數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用軟件區(qū)分開(kāi)，即使二者的操作同時(shí)運(yùn)行，數(shù)據(jù)紊亂的情況也不會(huì)出現(xiàn)，這便在很大程度上為辦公自動(dòng)化本身的準(zhǔn)確性提供了重要的保障[2]。

2.2 同步更新的數(shù)據(jù)庫(kù)

充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化的作用，離不開(kāi)計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中各種數(shù)據(jù)和信息的調(diào)用和處理，由此辦公自動(dòng)化的功能才能很輕松的實(shí)現(xiàn)。出于對(duì)辦公自動(dòng)化用戶的考慮，相同的用戶在不同地區(qū)和計(jì)算機(jī)上通過(guò)軟件進(jìn)行登錄時(shí)，是可以將相同數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的信息和數(shù)據(jù)直接調(diào)用出來(lái)的，并且數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容也可以實(shí)現(xiàn)異地的同步更新，大大提高了在異地進(jìn)行辦公的效率。

此外，辦公自動(dòng)化中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密和授權(quán)，以及防火墻的啟動(dòng)等，在很大程度上提高了辦公信息的安全性。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的功能

3.1 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)備份

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用過(guò)程中，由于忘記存儲(chǔ)的錯(cuò)誤操作、突然的斷電和線路出現(xiàn)損耗的計(jì)算機(jī)自身的故障造成數(shù)據(jù)被錯(cuò)誤刪除的現(xiàn)象時(shí)常出現(xiàn)，為此給后序辦公的正常開(kāi)展造成非常不利的影響。借助計(jì)算機(jī)自動(dòng)備份數(shù)據(jù)的功能，便可以很大程度上提高數(shù)據(jù)的完整性與安全性，待計(jì)算機(jī)對(duì)辦公自動(dòng)化用戶的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)備份后，由于用戶錯(cuò)誤的操作和計(jì)算機(jī)本身故障所導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象便可以得到有效的控制[3]，在已經(jīng)備份數(shù)據(jù)的幫助下可以在最短的時(shí)間內(nèi)將原先的數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)。另外，當(dāng)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)一定的故障，導(dǎo)致不能將已經(jīng)丟失的數(shù)據(jù)重新恢復(fù)或者不能繼續(xù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)管理員還可以通過(guò)數(shù)據(jù)恢復(fù)的強(qiáng)大功能，將所丟失資料的日志備份盡可能地恢復(fù)，從而使數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的有效性得到最大限度的保證。

3.2 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行密碼保護(hù)

計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的破壞主要與內(nèi)部和外部的破壞有關(guān)，有些用戶對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的用戶名與密碼通過(guò)非法盜取而獲得其他用戶數(shù)據(jù)庫(kù)是最主要的破壞行為，并且這種不法行為在很大程度上已經(jīng)嚴(yán)重威脅了用戶數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性，故為有效防止出現(xiàn)用戶丟失或者泄露數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，最大限度地確保辦公自動(dòng)化用戶能夠?qū)τ?jì)算機(jī)運(yùn)行程序進(jìn)行安全且方便的調(diào)用，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)密碼保護(hù)技術(shù)就在其中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

通過(guò)計(jì)算機(jī)密碼保護(hù)系統(tǒng)可以幫助數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化數(shù)據(jù)安全性和可靠性的有力保護(hù)[4]。同時(shí)，該保護(hù)系統(tǒng)能夠防止不法分子對(duì)用戶數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)行隨意且非法的篡改與盜取，從根本上為眾多辦公自動(dòng)化用戶提供有效的保障，保證計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的安全。

除此以外，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及發(fā)展，辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展日漸成熟，應(yīng)用于計(jì)算機(jī)密碼保護(hù)的范圍越來(lái)越廣，為促進(jìn)辦公信息安全等級(jí)的顯著有效提升，一大批具備較高安全等級(jí)的保護(hù)系統(tǒng)與軟件正不斷地涌現(xiàn)出來(lái)。

4 結(jié)論

21世紀(jì)是一個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)要想在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出并占領(lǐng)一席之地，必須在迎合市場(chǎng)需求的基礎(chǔ)上，促進(jìn)自身處理事務(wù)能力、效率以及質(zhì)量的提升。計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用有助于節(jié)省人力操作，確保數(shù)據(jù)信息的安全性和穩(wěn)定性。

參考文獻(xiàn)

[1] 夏春梅.辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用探討與研究[J].價(jià)值工程，2014（36）：215-216.

[2] 王柳惠.關(guān)于辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用相關(guān)思考[J].科技傳播，2015（20）：107-108.

[3] 宋新樂(lè)，宋文文.基于辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的探析[J].電子測(cè)試，2016（10）：74-75.

[4] 甘露，雷梁.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用研究[J].山東工業(yè)技術(shù)，2016（13）：152；222.