小微企業(yè)檔案管理問題研究

許勇

（延邊人民出版社吉林延吉133000）

小微企業(yè)雖然自身規(guī)模有限，但在我國數(shù)目眾多，因此在我國市場經(jīng)濟中占有很大比例，而檔案管理又直接決定小微企業(yè)的企業(yè)性質(zhì)及企業(yè)管理的質(zhì)量，進而影響該企業(yè)在同類企業(yè)競爭中是否具有優(yōu)勢，能否發(fā)展壯大，因此研究小微企業(yè)的檔案管理模式對于企業(yè)本身及社會經(jīng)濟發(fā)展是十分必要的。

一、我國小微企業(yè)現(xiàn)狀

目前在“大眾創(chuàng)新，萬眾創(chuàng)業(yè)”的浪潮下，小微企業(yè)正以星星之火可以燎原的趨勢迅猛發(fā)展，其數(shù)量之多，涉及領域眾多，分布區(qū)域之廣，據(jù)權威數(shù)據(jù)統(tǒng)計，截至2013年底，我國小微企業(yè)占全國企業(yè)總數(shù)為76.57%，因此其在我國經(jīng)濟市場中的作用不容小覷。更重要的是，小微企業(yè)雖然規(guī)模小，但如果經(jīng)營管理合理其便具有發(fā)展為大企業(yè)的潛力，并且這樣的例子在我國屢見不鮮，很多行業(yè)的龍頭企業(yè)都是從小微企業(yè)做起來的。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，我國各級政府也開始關注小微企業(yè)的管理問題，尤其是檔案管理更是管理工作中最易忽視但卻是重中之重的工作。

二、我國小微企業(yè)檔案管理現(xiàn)存的問題

（一）對檔案管理的認識與重視程度不夠

首先從政府層面來看，小微企業(yè)規(guī)模小數(shù)量多，且大多是私營企業(yè)，不易于管理，相較于大企業(yè)來說，單個企業(yè)對國民生產(chǎn)總值影響并不大，因此政府在一定程度上忽視了對小微企業(yè)的管理，更不會強調(diào)檔案管理的重要性。從企業(yè)管理者的層面來看，企業(yè)管理者以營利為目的，在他們意識不到檔案管理的重要性時，會認為檔案管理只是各項數(shù)據(jù)的記載，對企業(yè)創(chuàng)收效益的作用微乎其微，還會增加不必要的成本支出，便會把工作重心放在企業(yè)的經(jīng)營和運營管理上，很多企業(yè)甚至根本沒有企業(yè)相關的檔案記載，以至于檔案管理薄弱或者缺失是眾多小微企業(yè)的通病。從小微企業(yè)員工層面來看，他們認為小微企業(yè)規(guī)模小，工作人員少，在檔案管理上不如大企業(yè)正規(guī)，在檔案記載上也會存在記錄數(shù)據(jù)不全等現(xiàn)象，從而導致企業(yè)檔案記載的不完善，間接影響企業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案管理體系不健全

長期以來小微企業(yè)的檔案管理上至企業(yè)管理者不重視，下至檔案管理的工作人員由于沒有嚴格的歸檔要求而致使檔案記載工作存在很大的隨意性，檔案文件不完整、排列混亂，檔案管理的日期界限不明確，短期和長期檔案也尚未分開保存，對于檔案記載的數(shù)據(jù)也沒有合理的整理歸檔，同時小微企業(yè)的監(jiān)督機制不完善，未能做到定期檢查與核查檔案，不可避免會發(fā)生因年代久遠，檔案紙質(zhì)腐壞、檔案丟失等現(xiàn)象，所以檔案管理工作也一直是形同虛設，不能為企業(yè)發(fā)展提供指導及借鑒意義。大企業(yè)在長期的發(fā)展和檔案管理模式的探索，其檔案管理體系已基本成熟，但小微企業(yè)檔案管理環(huán)節(jié)薄弱，并因其具有自身發(fā)展的特點，對于大企業(yè)的檔案管理模式不適用，需要探索適于自身運營特色的檔案管理體系，以在根本上強化小微企業(yè)的文化建設與運營管理，這是當今社會小微企業(yè)發(fā)展的必由之路。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接決定企業(yè)檔案管理質(zhì)量的高低，但目前我國小微企業(yè)幾乎沒有專業(yè)的檔案管理人員，一般是由會計保管人員或其他非專業(yè)人士代為管理，而檔案管理不僅是各項數(shù)據(jù)的記載，還需要專業(yè)的整理歸檔，不具備檔案管理的專業(yè)素質(zhì)就會使檔案管理的質(zhì)量大打折扣。并且有些素質(zhì)低下的檔案管理人員會因一己私利倒賣企業(yè)檔案信息，造成企業(yè)重要信息的泄露，阻礙企業(yè)發(fā)展。

（四）檔案管理設施落后

一些小微企業(yè)不注重配套硬件設施的更新?lián)Q代，有些企業(yè)甚至依舊沿用紙質(zhì)版檔案，沒有電腦、打印機等硬件設施，或這些硬件設施不用于檔案管理工作，導致檔案管理的效率低下，不利于檔案的查找，也易于丟失一些重要數(shù)據(jù)，并且不利于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計歸檔，在同等情況下，即使檔案保存完善，沒有科學合理的統(tǒng)計分析，對于企業(yè)的發(fā)展起不到實質(zhì)作用，更發(fā)揮不了檔案管理的真諦。

三、完善小微企業(yè)檔案管理的建議

（一）提高對小微企業(yè)檔案管理的重視程度

企業(yè)意識形態(tài)的轉變及工作重心的轉移需要管理者和工作人員的共同努力，首先政府要提高對小微企業(yè)檔案管理的要求，管理者要提高對檔案管理的重視程度，轉移企業(yè)管理的工作重心，切實意識到檔案管理對企業(yè)長期發(fā)展的必要性與重要意義，工作人員也要上行下效，積極配合檔案管理人員的檔案記載。

（二）建立健全小微企業(yè)檔案管理體系

探索適于自身發(fā)展的檔案管理體系是一項長期工程，首先企業(yè)要制定檔案管理的各項規(guī)定，例如檔案收集整理歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用及銷毀制度等，其次設立嚴格監(jiān)管制度，加強檔案安全管理保障，也可與績效評估體系相結合，提高檔案管理工作的積極性與可執(zhí)行性。

（三）提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)管理者積極引進專業(yè)的檔案管理人員，并對檔案管理人員進行定期培訓，以提升其專業(yè)能力。同時由于檔案管理涉及到企業(yè)發(fā)展的機密，需要對檔案管理人員的個人道德素質(zhì)進行定期考察和教育，以保障企業(yè)檔案管理的質(zhì)量與安全。

（四）完善檔案管理的硬件設施

小微企業(yè)要想提高檔案管理質(zhì)量，就必須完善相應的硬件配套設施，實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理，例如及時更新電腦、打印機等硬件設施，構建電子檔案，避免重要檔案的丟失，同時也利于數(shù)據(jù)的整理分析和歸檔，為企業(yè)長期發(fā)展提供指導與借鑒意義，從而切實發(fā)揮企業(yè)檔案管理的價值。

結束語：

檔案管理既是企業(yè)發(fā)展的剪影，又能為企業(yè)發(fā)展提供方向與借鑒經(jīng)驗，因此做好小微企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)做大做強的根本所在也是動力源泉。從我國小微企業(yè)目前的發(fā)展來看，檔案管理仍是企業(yè)管理工作中最薄弱的環(huán)節(jié)，尚存在較多的問題，而只有政府、企業(yè)管理者和工作人員通力合作加強企業(yè)檔案管理建設，小微企業(yè)才有可能在激烈的市場競爭中立于不敗之地，躋身于行業(yè)發(fā)展的前列。