高校檔案管理信息化建設(shè)研究

徐微微

（吉林化工學(xué)院吉林吉林132022）

一、高校檔案信息化建設(shè)分析

（一）高校檔案信息化體制的構(gòu)建

計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用，對傳統(tǒng)檔案管理體制和模式產(chǎn)生了巨大的沖擊。由于傳統(tǒng)檔案管理流程已經(jīng)無法適應(yīng)時代發(fā)展對高校檔案管理工作的要求。所以，高校必須嚴(yán)格的按照檔案信息化建設(shè)發(fā)展的趨勢，合理地進(jìn)行檔案信息化體制和機(jī)制的設(shè)計，才能促進(jìn)高校檔案管理工作效率的有效提升。

（二）高校檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定

高校在開展檔案信息化建設(shè)前，必須要制定明確的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，才能確保檔案信息化的通用性。在檔案信息化建設(shè)過程中，所有檔案信息都是以數(shù)字形式存儲和使用的。假如不同單位之間的檔案存儲標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)差異的話，那么必然會因為信息孤島效應(yīng)的出現(xiàn)，而對各個單位之間檔案信息的交流和共享產(chǎn)生不利的影響。所以，制定統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能將檔案信息化建設(shè)的價值最大限度的發(fā)揮出來。

（三）高校檔案信息化系統(tǒng)的開發(fā)

高校在開展檔案信息化建設(shè)的過程中，必須嚴(yán)格的按照檔案管理的使用要求以及檔案管理的流程為基礎(chǔ)，設(shè)計和開發(fā)檔案管理信息化系統(tǒng)，才能將檔案信息化管理的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。而高校檔案信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅促進(jìn)了檔案信息使用效率的提升，而且有效降低了檔案管理的成本。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的原則

高校必須以檔案管理現(xiàn)狀與自身發(fā)展的實際情況為基礎(chǔ)，開展檔案管理信息化建設(shè)，才能確保檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的順利實現(xiàn)。（1）“雙軌制”原則。所謂的“雙軌制”就是在開展檔案信息化建設(shè)的過程中，建立以傳統(tǒng)紙質(zhì)版本檔案為正本，數(shù)字化檔案為副本的全新的高校檔案存儲管理模式?！半p軌制”方式不僅形成了紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案雙重備份檔案管理方式，而且促進(jìn)了檔案信息搜索使用效率的提升，確保了檔案管理工作的安全性。（2）全周期管理原則。所謂的全周期管理實際上指的就是檔案的管理不再是以往的檔案的存儲和使用進(jìn)行管理，而是應(yīng)該從檔案產(chǎn)生、存儲、使用一直到銷毀的全生命周期的管理。由于全生命周期管理需要經(jīng)過一個長期的過程，所以管理人員必須正確掌握檔案管理的客觀規(guī)律，才能在實現(xiàn)對不同檔案的全生命周期監(jiān)控目標(biāo)的基礎(chǔ)上，做好檔案管理的相關(guān)工作。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)對策

（一）提升高校檔案管理人員的認(rèn)識

為了迅速完成高校檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，首先，高校必須提高自身檔案管理信息化的思想認(rèn)識，將檔案管理信息化建設(shè)工作，作為高校信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，才能從根本上促進(jìn)高校檔案資源利用和共享價值的全面提升。其次，高校領(lǐng)導(dǎo)必須充分重視檔案管理信息化建設(shè)的意義。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)人力、物力以及財力等各方面投入的力度，同時積極進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的宣傳和教育工作，要求各個部門正確對待和認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)的工作。

（二）提升高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施薄弱是現(xiàn)階段大多數(shù)高校檔案管理信息化建設(shè)過程中所面臨的主要問題。針對這一問題的解決，高校應(yīng)該從以下幾方面著手。1.加大高校硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入的力度。2.加快檔案管理信息化系統(tǒng)軟件開發(fā)工作的步伐，盡快完成相關(guān)硬件設(shè)施的購置和落實工作，為高校檔案管理信息化建設(shè)提供完善的硬件設(shè)施環(huán)境。

（三）提升高校檔案和信息體系建設(shè)

資源的全面共享是信息化時代最顯著的特點之一。所以，高校在開展檔案管理信息化建設(shè)時，必須對檔案體系數(shù)據(jù)庫的建設(shè)予以充分的重視，在合理運(yùn)用現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上，通過資源的整合與分類，發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢為學(xué)校的發(fā)展提供全方位的服務(wù)。但是，經(jīng)過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，我國高校普遍存在著檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢的現(xiàn)象。除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料外，其他的像聲音、圖片、視頻等資料不僅歸檔數(shù)量少且無法進(jìn)行借閱，這些問題制約了檔案資料管理的效率同時也增加了檔案資料信息丟失現(xiàn)象發(fā)生的幾率。這就要求高校在開展檔案管理信息化建設(shè)工作的過程中，必須對傳統(tǒng)資料向數(shù)字化的轉(zhuǎn)換予以充分的重視，通過建設(shè)數(shù)字檔案的方式，不僅為教職工以及學(xué)生的借閱提供了便利，同時也促進(jìn)了檔案資料使用效率的有效提升。

（四）提升高校檔案人才培養(yǎng)

完善的體制機(jī)制、信息化系統(tǒng)以及專業(yè)人才是確保高校檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行的關(guān)鍵。高校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時，對于計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)專業(yè)人才的需求相對較多，所以，為了確保高校檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的順利實現(xiàn)，高校必須通過在職教育以及引進(jìn)外來人才的方式，為高校培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案信息化管理人才。信息化檔案管理專業(yè)人才的匱乏是影響高校檔案信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行的重要因素。為了從根本上解決這一問題，高校在開展檔案管理信息化建設(shè)工作時，應(yīng)該從以下幾方面著手。1.采取教育培訓(xùn)等方式，加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員培訓(xùn)的力度，促進(jìn)檔案管理人員基本技能的有效提升。2.外部專業(yè)人才引進(jìn)力度的加強(qiáng)，通過從外部引進(jìn)檔案管理信息化專業(yè)人才的方式，建立高素質(zhì)的高校檔案管理信息化團(tuán)隊，為高校檔案管理信息化建設(shè)工作的開展提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

（五）建立健全高校檔案管理機(jī)制

由于高校檔案管理信息化建設(shè)是一項長期而系統(tǒng)性的工作，所以，為了確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。高校必須建立完善的檔案管理信息化建設(shè)管理機(jī)制。這就要求高校必須以自身發(fā)展的實際情況為基礎(chǔ)，制定合理地檔案管理信息化建設(shè)制度，明確各個部門在檔案管理信息化建設(shè)過程中的職責(zé)，同時制定切實可行的激勵機(jī)制，才能將檔案管理工作人員的工作積極性充分調(diào)動起來。

結(jié)束語：

總之，高校檔案管理信息化建設(shè)不僅是高校信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，而且已經(jīng)引起了高校的廣泛關(guān)注。所以高校必須加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀以及相關(guān)問題分析和研究的力度，并以此為基礎(chǔ)制定相應(yīng)的解決措施，促進(jìn)我國高校檔案管理信息化建設(shè)工作效率和質(zhì)量的全面提升。