從大數(shù)據(jù)角度淺析高校檔案管理信息化建設(shè)

肖亞春

【摘要】互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在高校檔案管理工作的廣泛應(yīng)用在一定程度上加快了高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，順應(yīng)了大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作模式的發(fā)展趨勢(shì)。本文總結(jié)了和大數(shù)據(jù)有關(guān)的高校檔案管理工作模式存在的不足，為提高高校檔案管理工作的信息化和高效化提出一些切實(shí)可行的建議。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);高校檔案管理工作;信息化建設(shè);措施

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的深入研究以及在社會(huì)各領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，不僅加快了大數(shù)據(jù)時(shí)代的誕生，也推動(dòng)了高校檔案管理工作模式改革創(chuàng)新的進(jìn)程。大數(shù)據(jù)技術(shù)從產(chǎn)生到現(xiàn)在逐步形成量級(jí)、高速、價(jià)值密度低以及多樣化的基本特征，如何才能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息價(jià)值的最大化是大數(shù)據(jù)技術(shù)研究與發(fā)展的目標(biāo)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以最大限度提高高校檔案管理工作的效率以及效果。

一、高校檔案信息化建設(shè)中的主要問題

（一）檔案管理信息化建設(shè)工作在高校包括領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的大多數(shù)人重視不夠。認(rèn)為檔案管理信息化工作是一項(xiàng)可有可無，看不到個(gè)人業(yè)績(jī)的工作。所以，才使得檔案管理信息化建設(shè)的資金和人員投入難上加難。還有另外一個(gè)問題，有些高校雖然也邀請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者一起搭建高校檔案信息化管理平臺(tái)，成立建設(shè)小組，但因缺少檔案管理信息化建設(shè)的基本經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，造成檔案管理信息化建設(shè)效果大打折扣。

（二）有關(guān)高校檔案管理信息的安全防護(hù)措施未到位。部分高校檔案管理人員將檔案管理工作簡(jiǎn)單化，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理信息化工作就是將各種紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描整理和存儲(chǔ)，沒有明確這項(xiàng)工作的主要內(nèi)容與職責(zé)，缺少必要的檔案信息管理的安全意識(shí)，造成檔案信息安全管理制度形同虛設(shè)，各種檔案信息安全保護(hù)措施更是沒有落實(shí)到位。一些高校讓學(xué)校原有的網(wǎng)絡(luò)管理中心來具體維護(hù)和管理檔案信息發(fā)布以及查詢網(wǎng)站后臺(tái)，降低了檔案信息發(fā)布、查詢網(wǎng)站搭建以及維護(hù)工作的專業(yè)化。

（三）高校檔案信息管理系統(tǒng)還存在一些漏洞。傳統(tǒng)高校檔案管理工作以人力為主，由檔案管理人員將各種紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類整理，按照一定的規(guī)律和要求對(duì)不同的檔案進(jìn)行編號(hào)，以此來提高檔案查找使用的效率，因而，原有高校檔案管理工作對(duì)工作人員人力需求量較大，并且工作人員稍微一分神就會(huì)出現(xiàn)整理上的遺漏和錯(cuò)誤。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)、掃描技術(shù)等手段將大量的檔案資料進(jìn)行電子化和信息化管理，雖然提高了高校檔案管理工作水平以及工作效率，但是也增加了高校檔案管理系統(tǒng)被攻擊、檔案信息被竊取或者丟失的可能性。高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這方面存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)還缺乏必要的認(rèn)識(shí)，更沒有什么防護(hù)預(yù)案。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)的建議

（一）要加強(qiáng)從業(yè)人員培訓(xùn)力度，強(qiáng)化人們的信息化和數(shù)字化意識(shí)。首先，高校應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、視覺媒體傳達(dá)等領(lǐng)域的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變檔案管理業(yè)務(wù)人員錯(cuò)誤的工作理念以及落后的工作方法。其次，高校還應(yīng)在招聘檔案管理人員中轉(zhuǎn)變“是人就能干”的觀念，盡量招聘那些檔案管理專業(yè)或信息管理專業(yè)的人員，創(chuàng)造一支專門的檔案管理信息化隊(duì)伍，為檔案管理信息化建設(shè)提供專業(yè)人才保障。其三，要通過各種形式多宣傳、廣宣傳，讓每個(gè)人都參與到檔案管理信息化工作中來。

（二）加強(qiáng)高校檔案管理信息化硬件設(shè)備投入力度。高校檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)既復(fù)雜又龐大的工程，所以，高校應(yīng)購買功能更加強(qiáng)大的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)，并由專門人員進(jìn)行系統(tǒng)管理與維護(hù)。此外高校還應(yīng)完善檔案信息安全保障制度以及安全防護(hù)措施，提高對(duì)各種突發(fā)狀況的應(yīng)對(duì)能力。

（三）注重高校檔案管理系統(tǒng)的安全問題。高校檔案管理信息化建設(shè)并不是降低了紙質(zhì)檔案的價(jià)值，而是更好地保護(hù)紙質(zhì)檔案的安全、完整，并且還可以充分發(fā)揮電子檔案靈活快捷的優(yōu)勢(shì)，因此，高校檔案管理人員應(yīng)一如既往地做好檔案館的防火、防盜及防潮等措施，盡可能消除損毀檔案的隱患。此外，還應(yīng)定期檢查檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的漏洞并采取根本性的措施來保證檔案管理系統(tǒng)的正常使用，做好應(yīng)急預(yù)案，提高檔案管理系統(tǒng)對(duì)黑客、病毒等應(yīng)對(duì)能力，充分發(fā)揮密鑰技術(shù)、防火墻技術(shù)在提高電子檔案管理方面的積極作用。

（四）完善高校檔案數(shù)據(jù)信息采集制度。高校檔案管理人員應(yīng)提高檔案數(shù)據(jù)信息的分辨能力和管理能力，以確保信息資料收集的準(zhǔn)確性和完整性。此外，檔案管理人員還應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時(shí)有效的整理和篩選，刪除那些已經(jīng)證實(shí)是錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)信息，使檔案數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確無誤，提高檔案價(jià)值。

三、總結(jié)

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)既是機(jī)遇，更是挑戰(zhàn)，各級(jí)黨委政府及高校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，完善高校檔案信息管理各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理信息化硬件設(shè)備建設(shè)，提高高校檔案管理工作的高效化、科學(xué)化以及現(xiàn)代化，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和改變用人選擇途徑，通過以上途徑，為充分發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)對(duì)促使高校持續(xù)發(fā)展的推動(dòng)作用提供保障。

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